یکی از قابلیتهای خاص فایل‌های گوگل‌درایو، همکاری است. مهم نیست که با کامپیوتر شخصی، لپ‌تاپ، تبلت یا گوشی هوشمند کار می‌کنید؛ تا ۵۰ نفر می‌توانند به‌طور هم‌زمان روی یک سند کار کنند. برای اینکه قابلیت همکاری در اینجا استفاده شود، باید سند مربوطه با دیگران به اشتراک گذاشته شود؛ سقف این اشتراک‌گذاری ۲۰۰ نفر است.
اگر بیش از ۵۰ نفر قصد کار و ویرایش سند را داشته باشند، نفراتی که بعداً اضافه می‌شوند فقط می‌توانند نظاره‌گر کار دیگران باشند. مالک یا مالکین سند می‌توانند مشخص کنند چه کسانی حق ویرایش دارند.
اگر قصد دارید سندی را به اشتراک بگذارید، بهترین راه عمومی کردن آن است. حتی می‌توانید اجازه دهید کسانی که آن را پیدا می‌کنند، امکان ویرایش کردن داشته باشند. اگر لینک را به اشتراک نگذاشته باشید کسی نمی‌تواند کاری انجام دهد. موتورهای جست‌وجو می‌توانند سندهای عمومی را در دسترس قرار دهند و جالب آن است که گوگل صاحب یکی از آن موتورهای جست‌وجو است.
وقتی سندی را به اشتراک می‌گذارید، می‌توانید سطح دسترسی را تعریف کنید. چهار سطح دسترسی برای یک سند وجود دارد. مالکان هر کاری که بخواهند، می‌توانند انجام دهند. می‌توانند همکاران بیشتری را دعوت کنند یا حتی فایل خود را پاک کنند. اختیار با آنها است. البته ویرایش‌کنندگان قادر هستند کار خود را انجام دهند، اما فقط در صورتی می‌توانند افراد بیشتری را دعوت کنند که مالک فایل به آنها این اجازه را داده باشد. نظاره‌گران، تنها امکان مشاهده دارند. کسانی‌که امکان اظهار نظر دارند، فقط در همین حد اجازه فعالیت دارند. البته این دو گروه اجازه دارند سند را کپی کنند؛ پس گمان نکنید فایل‌های شما امن هستند.
گوگل‌درایو می‌تواند در حین کار فهرستی از همکارانتان را در گوشه بالای صفحه نشان دهد. اما اگر بخواهید درباره سندی که روی آن کار می‌کنید با آنها صحبت کنید، چه کاری باید انجام دهید؟ با گوگل هنگ‌اوت (Hangout) می‌توانید پنجره‌های دیگر و IM را راه‌اندازی کنید و ایمیل ارسال کنید. اگر روی آیکون کوچک بالون‌مانندی که روی صفحه قرار دارد کلیک کنید، می‌توانید بلافاصله درباره آن سند با دیگران به گفت‌وگو مشغول شوید. مانند IM، می‌توانید از تمام نشانه‌های موجود استفاده کنید.
فایلها و سندهای زیادی برای دنبال کردن وجود دارد. اگر نام یکی از آنها را به یاد نمی‌آورید اما یادتان هست که چه کسی آن را با شما به اشتراک گذاشته است، روی Shared With Me که در سمت چپ گوگل‌درایو قرار دارد کلیک کنید. فهرست کاملی از تمام فایل‌هایی که دسترسی به آنها به اشتراک گذاشته شده است، دریافت می‌کنید. اگر فهرستتان طولانی است، نام فردی را که به‌خاطر می‌آورید در محل جست‌وجو که در بالای صفحه قرار دارد تایپ کنید تا فهرست انتخاب‌ها کوتاه‌تر شود.
امکان اصلاح کردن فایل در گوگل‌درایو، یکی از قوی‌ترین امکانات آن است. روی فهرست فایل کلیک کنید یا دکمه‌های Ctrl+Alt+Shft+G را فشار دهید تا به آن دسترسی پیدا کنید. اما اگر قصد دارید همان‌طور که در مایکروسافت ورد اشتباهتان را اصلاح می‌کنید، در گوگل درایو هم این امکان را داشته باشید، چه کاری باید انجام دهید؟ داکس در حال حاضر از قابلیت جدیدی به‌نام Suggest Edits پشتیبانی می‌کند. با آیکون مداد روی دکمه ادیت کلیک کنید. فهرستی برای شما نشان داده می‌شود که می‌توانید ویرایش کنید؛ همچنین ویرایشی را پیشنهاد یا مشاهده کنید.
افزونه‌های زیادی به‌صورت رایگان در داکس و شیتس وجود دارد که طیف عملکردی شما را افزایش می‌دهد. روی فهرست Add-ons کلیک کنید تا آنها را پیدا و فعال کنید. بهترین افزونه‌های موجود عبارتند از: Avery Label Merge برای وارد کردن آدرس‌ها از شیت‌ها به داکس برای کارهای چاپی، EasyBib برای ساخت فهرست و نقل‌قول، Gliffy برای اضافه کردن دیاگرام و فلوچارت و Table of Contents برای ساخت سریع ToC به‌منظور جهت‌یابی.
خود را با افزونه‌ها سردرگم نکنید. اپهایی که برای گوگل‌درایو نوشته شده، همگی اپلیکیشن‌های مبتنی بر بستر وب هستند. در برخی جاها ممکن است که با افزونه‌ها اورلپ داشته باشند. با اپهایی که در وب‌استور کروم قرار دارد، کار برای ویرایش‌های بیشتر ساده‌تر می‌شود.
گوگل درایو دکمه جدید بزرگ قرمز رنگی به اینترفیس خود اضافه کرده است که بتوان با آن فایل‌های جدید ساخت. با این دکمه می‌توان فایل یا فولدر را آپلود کرد. کافی است فایل‌های مدنظرتان را از ویندوز اکسپلورر یا MacOS Finder بردارید و به فهرست فایل‌های گوگل‌درایو بکشید. می‌بینید که به گرافیک “Incoming!” تغییر می‌کند؛ حالا آنها را رها کنید تا به‌صورت خودکار آپلود شوند.
10- لینک‌های ساخت سریع
اگر می‌خواهید خیلی سریع فایل ورد، اکسل، پاورپوینت یا نقاشی در گوگل‌درایو بسازید؛ لینک‌هایی برای هر کدام از آنها درست شده است. فرم کلی آنها به به این شکل است:
http://drive.google.com/document/create
برای ساخت هر کدام از فرمت‌های مدنظرتان به‌جای Document در این لینک، کلمات Spreadsheet، Presentation یا Drawing را قرار دهید. لینک‌ها را به نوار ابزار بوکمارک بکشید و برای استفاده در آینده ذخیره کنید. راه دیگر، استفاده از Shift + D برای سند، Shift + S برای شیت و Shift + P برای اسلاید است.
11- از درایوی مانند دراپ‌باکس استفاده کنید
دراپ‌باکس سرویس سینک مشهوری است و به کاربر این امکان را می‌دهد تا بعد از ویرایش فایل در یک مکان، بر روی تمام دستگاه‌هایی که دراپ‌باکس نصب شده است نشان داده شود. همچنین می‌توان به‌صورت آنلاین یا از طریق موبایل‌اپس به آنها دسترسی داشت. گوگل‌درایو دقیقاً به همین شکل کار می‌کند و نه فقط با داکس، شیتس و اسلایدها، بلکه با هر نوع فایلی می‌تواند کار کند.
با دوبار کلیک، می‌توان ویرایش فایل را شروع کرد و در گوگل‌درایو که در مرورگر اجرا می‌شود، کار را پیش برد. به همین منظور ابتدا باید برنامه درایو را نصب کرد. این برنامه به‌طور دائم در پیش‌زمینه کامپیوتر در حال اجرا است و فایلها را سینک می‌کند.
اگر قصد داشته باشید تعداد فایل‌های زیادی را سینک کنید، به فضای ذخیره بیشتری نیاز دارید که به‌ناچار باید کمی هزینه به گوگل پرداخت کنید. اما این هزینه چندان زیاد نیست. تا ۱۵ گیگابایت رایگان است و برای ۱۰۰ گیگابایت، شارژ ماهیانه 1.99 دلار است. یک ترابایت هم ماهیانه ۱۰ دلار هزینه دارد.
12- در حالت آفلاین به فایل‌هایتان دسترسی داشته باشید
معمولاً زمانی‌که مرورگر به اینترنت متصل باشد می‌توانید به فایل‌هایی که روی گوگل‌درایو ذخیره شده است، دسترسی داشته باشید. اما اگر اپ گوگل‌درایو وب برای کروم را نصب کنید، حتی اگر اینترنت نداشته باشید هم می‌توانید فایل‌هایتان را ویرایش کنید. این اپ فقط روی مرورگر گوگل کروم یا روی دستگاهی که سیستم‌عامل کروم روی آن نصب شده باشد کار می‌کند. اپ مرورگر فایلها را روی درایو محلی ذخیره می‌کند. سپس می‌توانید هر زمانی که خواستید به آنها دسترسی داشته باشید. اگر تمایل دارید روی هر دستگاهی امکان دسترسی آفلاین به فایلها را داشته باشید، ابتدا باید این اپ را به‌طور جداگانه نصب کنید و تنظیمات لازم را روی آن انجام دهید.
13- از درایو مانند اورنوت (Evernote) استفاده کنید
اورنوت بهترین مخزن آنلاین برای تمام کارهای شما است. اما از گوگل‌درایو هم می‌توانید به همین شکل استفاده کنید. به‌همین منظور افزونه‌ای برای گوگل کروم وجود دارد که به آن Save To Google Drive گفته می‌شود.
نحوه عملکرد آن مشابه Evernote Web Clipper است، یعنی هر چیزی را که به‌صورت آنلاین می‌بینید، می‌توانید در پوشه‌ای در گوگل‌درایو ذخیره کنید. اما نقاط ضعفی هم در آن دیده می‌شود؛ برای مثال، همه قسمت‌های خوب یک صفحه را نمی‌توان ذخیره کرد. فقط همان قسمتی را که می‌بینید می‌توانید در قالب فایل PNG ذخیره کنید یا اینکه تمام کد HTML را ذخیره کنید یا آن را به‌عنوان یک فایل گوگل در مسیری که مشخص می‌کنید ذخیره کرده و کار کنید. همچنین با کلیک کردن روی عکس، امکان ذخیره آن وجود دارد. این افزونه برای تفریح و کارهای جانبی جالب است، اما برای کارهای جدی بهتر است از اورنوت استفاده کنید.
14- از طریق جی‌میل فایل‌های خود را مستقیماً به اشتراک بگذارید
اگر از جی‌میل یا گوگل‌درایو استفاده می‌کنید، نیازی به پیوست کردن فایلها نخواهید داشت و هیچ‌گاه به مشکل محدودیت ۲۵ مگابایت برای پیوست کردن فایلها برنخواهید خورد. اما در عوض می‌توانید تا 10 گیگابایت فایل را ارسال کنید، البته باید فایلها را روی مکان ذخیره گوگل‌درایو ارسال کنید. فایلها را داخل پیغام جی‌میل قرار دهید. این کار با کلیک بر روی آیکون مثلث‌شکلی که در قسمت پایین صفحه پیغام دیده می‌شود انجام می‌گیرد. اگر فایلها همچنان روی درایو قرار دارد، از Insert Files استفاده کنید تا با کشیدن و پرتاب کردن خیلی سریع آپلود شوند.
15- درایو را برای جی‌میل جست‌وجو کنید
اگر بیشتر وقتتان را در جی‌میل می‌گذرانید، از جست‌وجوی جی‌میل استفاده کنید تا بتوانید فایل‌هایی را که روی گوگل‌درایو ذخیره شده است، جست‌وجو کنید. آماده‌سازی آن بسیار ساده است. در جی‌میل به قسمت تنظیمات بروید، سپس تب Labs را پیدا کنید، به پایین صفحه بیایید تا Apps Search را فعال کنید. اگر در آینده قصد جست‌وجو داشتید، فایل‌های شما در پایین ایمیل‌ها دیده می‌شود.
16- برای ویرایش از اپهای جداگانه موبایل استفاده کنید
از ارائه درایو اپ گوگل بر روی بسترهای اندروید و iOS زمان زیادی می‌گذرد. اما ویرایش فایل بحث متفاوتی است. به همین دلیل گوگل تصمیم گرفت ویرایش را به اپهای جدیدی منتقل کند؛ برای هر کدام از کاربردها یک اپ مخصوص. اپ درایو، دسترسی و مشاهده تمام فایل‌های ذخیره‌شده را تسهیل می‌کند؛ زمانی‌که نیاز به ویرایش داشته باشید به یکی از این اپها هدایت می‌شوید.
17- فرمت‌ها را به فرمت گوگل‌داکس تبدیل کنید
فایل‌های زیادی وجود دارد که می‌توان آنها را روی مکان ذخیره گوگل درایو آپلود کرد. اما اگر بعد از آپلود، تصمیم داشتید با آنها کار کنید چه باید کرد؟ تبدیل فایل به یکی از فرمت‌های مدنظر کار ساده‌ای است. فایل را آپلود کنید، کلیک راست کرده و Open With را انتخاب کنید. زیرفهرستی از گزینه‌های موجود ظاهر می‌شود که می‌توانید هر کدام را که به هدف شما نزدیک‌تر است، انتخاب کنید.
18- هر فایلی را آنلاین مشاهده کنید
قوی‌ترین ابزار برای باز کردن هر نوع فایلی Google Drive Viewer است. لازم نیست برای دیدن فایل آن را روی گوگل‌درایو آپلود کنید. به صفحه Viewer بروید، آدرس URL را برای فایل مدنظرتان وارد کنید تا نگاهی سریع به محتویات آن بیندازید.
19- عکس‌ها و فایل‌های PDF را به متن تبدیل کنید
اگر مایل باشید می‌توانید هر فایلی حتی PDF را به متن تبدیل کنید تا بتوانید آن را به‌عنوان فایل گوگل‌داک ویرایش کنید. روی صفحه دسکتاپ، به فهرست Settings بروید، Upload Settings را انتخاب کنید و “Convert Text from Uploaded PDF and image files” را فعال کنید. مدت‌زمان آپلود شدن کمی بیشتر از حد معمول طول می‌کشد. در نهایت فایلی در اختیار خواهید داشت که هم عکس به داخل آن اضافه شده و هم متنش زیر آن نشان داده می‌شود و قابل ویرایش است.
20- با اپ موبایل اسکن کنید
یکی از ویژگی‌های منحصربه‌فرد اپ موبایلی گوگل‌درایو، امکان آپلود عکس است. گوگل کلمات داخل عکس را اسکن می‌کند و آنها تبدیل به متن قابل جست‌وجو می‌شوند. با این روش می‌توانید به‌راحتی از یک دستور غذا، فهرست، ساعت‌های کار فروشگاه یا هر چیز دیگری عکس بگیرید و با ویرایش کردن امکان جست‌وجوی داخل آن فراهم می‌شود.
21- از دیگران اطلاعات جمع‌آوری کنید
یکی از امکانات اپ گوگل‌درایو که کمتر به آن توجه شده است، فرم‌ها هستند. کافی است فرم نظرخواهی درست کنید و آن را به اشتراک بگذارید. اطلاعاتی که به این ترتیب جمع می‌شود، داخل یک شیت اضافه می‌شود. ساخت فرم مانند هر فایل دیگری برای جذب همکاری است. کافی است از میله پیشرفت استفاده کنید تا همه بدانند چقدر از این مسیر باقی مانده است.
22- در فایلها نقاشی کنید
اپ نقاشـــی در گوگل‌درایــو نمی‌توانــد جایگزیـــن Piknik image-editing Web app شود. البته این اپ مشخصاً برای ویرایش عکس نیست؛ اما می‌تواند برای بعضی کارهای گرافیکی استفاده شود. اگر برای کار با عکس نیاز به کمی خلاقیت دارید، آن را در اختیار دارید. به فهرست Insert بروید و Drawing را انتخاب کنید؛ نسخه قدیمی‌تری از اپ Drawing ظاهر می‌شود که می‌توانید به‌راحتی آن را در هنر خود به کار بگیرید. اما نکته عجیب این است نمی‌توانید نقاشی‌ای را که از قبل طراحی کرده و در گوگل درایو ذخیره کرده‌اید، اضافه کنید.
23- به حالت تمام صفحه بروید
با دکمه F11 می‌توانید مرورگر را روی حالت تمام‌صفحه قرار دهید و تمام فهرست‌ها و نوارابزارها را مخفی کنید. در گوگل درایو، اپها هم می‌توانند برای حالت تمام‌صفحه تنظیم شوند و همچنین می‌توان فهرست‌ها و نوارابزارهای اپها را مخفی کرد. تنها کافی است در فهرست View، گزینه Full Screen را انتخاب کنید. این سریع‌ترین راه برای آماده کردن محیطی است که باعث پراکنده شدن افکارتان نمی‌شود. برای خارج شدن از آن کافی است دکمه Esc را بزنید.
24- با Research Pane موضوعات بیشتری پیدا کنید
زمانی‌که سرگرم پروژه کاری خیلی سنگینی هستید و نمی‌توانید صفحه‌ای را که روی آن کار می‌کنید به‌راحتی ترک کنید؛ آخرین چیزی که به آن فکر می‌کنید، بستن آن صفحه برای جست‌وجوی بیشتر است. اما با Research Pane که فقط در گوگل‌داکس در دسترس است، می‌توان این کار را به‌سادگی انجام داد. کلیدهای Ctrl+Alt+Shift+I را فشار دهید تا از این قابلیت استفاده کنید. اما بهتر از همه اینکه می‌توانید یک نقل قول در پاورقی را در فایل خود اضافه کنید که به نتایج، لینک می‌شود. وقتی نشانگر ماوس روی کلمه خاصی قرار دارد از Ctrl+Shift+Y استفاده کنید تا Pane معنی آن را نشان دهد.
25- جدول فوری از محتوا
برای تیتر فایلتان در داکس از Styles استفاده کنید. از فهرست فرمت یا از طریق نوار ابزار به آن دسترسی پیدا کنید. زمانی‌که نیاز به آن داشته باشید، کافی است آن را از فهرست Insert انتخاب کنید؛ بلافاصله ToC ساخته می‌شود. اگر در آینده تغییراتی در فایل ایجاد کردید، روی ToC که ساخته‌اید کلیک راست کنید تا آن را با شیوه‌های جدید به‌روزرسانی کنید.
26- تمام مسیرهای میان‌بر را ببینید
با استفاده از مسیرهای میان‌بر کیبورد، به همه نشان دهید که چه مهارتی در زمینه استفاده از گوگل درایو دارید. اما از چه راهی می‌توان آنها را پیدا کرد؟ مهم نیست که از کدام اپ استفاده می‌کنید؛ حتی اگر در صفحه گوگل‌درایو باشید، کافی است دستور /+Ctrl را تایپ کنید تا فهرست مسیر میان‌بر هر کدام از گزینه‌های کیبورد نشان داده شود.
27- Send to را به فهرست ویندوز اضافه کنید
برای استفاده از این ویژگی باید گوگل‌درایو را روی ویندوز نصب کرده باشید. حالا از ویندوز اکسپلورر به این مسیر بروید: Users > [yourusername] > AppData > Roaming > Microsoft > Windows > SendToدر پنل Favorites، گوگل‌درایو را انتخاب کنید و آن را به پوشه Send To بکشید. هر زمان که در محیط ویندوز روی فایلی کلیک راست کنید، گزینه ارسال مستقیم به گوگل‌درایو را می‌بینید.
همچنین می‌توانید پوشه پیش‌فرض برای گوگل‌درایو خود تعریف کنید. به پوشه فعلی پرونده‌ها بروید و روی آن کلیک راست کنید، Properties و سپس Include a Folder را انتخاب کنید. پوشه گوگل‌درایو را پیدا کنید و Include a Folder را انتخاب کنید. گوگل‌درایو در قسمت کتابخانه ظاهر می‌شود و با کلیک بر روی آن می‌توانید Set Save Location را انتخاب کنید. اکنون Apply را فعال کنید تا تغییرات اعمال شود.
28- با جست‌وجو لینک‌های خود را اضافه کنید
اضافه کردن لینک در گوگل‌داکس کار ساده‌ای است. متن را انتخاب کرده، روی آیکون لینک کلیک کنید یا Ctrl-K را بزنید. فهرستی ظاهر می‌شود که می‌توانید آدرس URL را در آن وارد کنید. اما فعلاً که URL ندارید، نگران نباشید؛ چون جست‌وجوی گوگل داخل آن تعبیه شده است؛ گوگل کار پیدا کردن را برای شما انجام می‌دهد. اول کلمه‌ای که انتخاب کرده‌اید جست‌وجو می‌شود و اگر چیزی نیافت، روش دیگری برای جست‌وجو انتخاب کنید. این کار باعث تغییر متن داخل سند نمی‌شود. وقتی لینکتان را پیدا کردید، آن را کلیک کنید تا بلافاصله اضافه شود.
