1. در دعوت از اساتید گروه، شخصاً و تک به تک وارد عمل شوید و آن را به عهده دیگران نگذارید.
2. از یک روز قبل سیستم های صوتی، دمای اتاق، برق سالن و کابل برای اتصال به لپ تاپ بررسی کنید.
3. دقت شود بعد از جلسه دفاعیه شما، در همان سالن جلسه ای نباشد .چون شما تحت فشار محدودیت زمانی قرار می گیرید.
4. پیشنهاد می شود در بسته شما میوه به ویژه موز نباشد؛ چون زمان ماندگاری آن کوتاه است. بهترین فرمول آب میوه و شیرینی یا کیک است.
5. قبل از برگزاری جلسه بسته های پذیرایی بر روی میزها جایگزاری شود. تا حین جلسه رفت و آمد کمتر شود.
6. به دوست عکاس یا فیلمبردار، اشخاصی را که برایتان مهم است در تصویر باشند را معرفی نمایید.
7. اگر قصد تهیه سبد گل دارید از شب قبل به گل فروشی سفارش ندهید. چون در غیاب شما از همان نوع گل ولی با کیفیت نامرغوب برای شما بسته بندی می کند و شما فردای آن نمی توانید کاری بکنید.
8. کسی را مسئول درب ورودی قراردهید. تا از ابتدای جلسه مهمان ها را به انتهای سالن هدایت کند تا سالن از انتها به سمت درب ورودی پر شود. تا تردد اعضا حین برگزاری به حداقل برسد.
9. برای اعضای ویژه پیشاپیش فضای صندلی رزرو نمایید. (مثلا با قراردادن پیش دستی میوه و یا بطری آب و... تا دیگران آنجا ننشینند).
10. دانشکده ها فاقد لوازم مناسب پذیرایی هستند، مثلا سینی برای پذیرایی همراه داشته باشید.
11. دوستی را مسئول امور داخلی قراردهید؛ امور پیش بینی نشده معمولا پیش می آید.
12. شماره موبایل نیروی خدماتی اتاق را به همکار مسئولتان دهید. گاهی اوقات نیروی خدماتی یک دفعه خارج از دسترس قرار می گیرد.
13. در صورت بروز همهمه مسئول سالن بایستی آمادگی تذکر را داشته باشد.
14. نکاتی هم در رابطه با پاورپوینت و نحوه سخنرانی وجود دارد که در زمانی دیگر ارائه می کنیم...
