به گزارش سرویس فناوری اطلاعات «خبرنامه دانشجویان ایران»؛ از طرفی، بسیاری از مشاغل تعریف‌شده در سازمان، ارباب‌رجوع ندارند یا به هر دلیلی، نیازی به حضور فیزیکی کارمند نیست که می‌توان کارمندان این بخش‌ها را به صورت «دورکاری» به خدمت گرفت و خدمت بزرگی به کاهش بار ترافیک و آلودگی هوا کرد! مانعی که بر سر راه مدیران، برای این تصمیم‌گیری سخت قرار دارد، عدم‌کنترل و نظارت بر کار کارمندان خارج از سازمان است.
تکنولوژی‌های ارتباطی و اطلاعاتی، این امکان را تا حدودی (و نه به‌طور کامل) ایجاد کرده‌اند تا مدیر بتواند از راه دور، کارمندان را کنترل و بر کار آنها نظارت کند. در این یادداشت به توصیف مختصری درباره مدیریت مجازی می‌پردازیم و بعضی فناوری‌های مرتبط با این حوزه را معرفی می‌کنیم.
چرا مدیریت مجازی؟
مدیریت مجازی یا مدیریت از راه دور، در بسیاری شرایط، عصای دست مدیر یا مسئولان بالادستی کارکنان خواهد بود. بعضی از حالت‌هایی که مدیریت مجازی در آنها، رویکردی راه گشاست عبارتند از اینکه: مدیر بخواهد از خارج سازمان، بر فعالیت بخش یا کارمند خاصی نظارت یا کنترل داشته باشد؛ سازمان، کارمندانی را به صورت دورکاری یا کار در خارج از مجموعه، استخدام کرده باشد و بخواهد بر کار آنها نظارت کند؛ سازمان، شعب یا نمایندگی‌هایی در نقاط جغرافیایی دیگر داشته باشد و برای برگزاری جلسات، انتقال اخبار و اطلاعات جدید، ارتباط با کارکنان و امور دیگر، نیاز به برقراری ارتباط راه دور داشته باشد؛ در یک سازمان، لازم باشد فعالیت تک‌تک کارمندان، به صورت کامل و لحظه به لحظه، قابل ردگیری و کنترل باشد و حالت‌های دیگر...
در تمام این حالت‌ها، بسته به نوع نیاز و گستره جغرافیایی موردنظر، می‌توان تدابیری را در بستر فناوری اطلاعات پیاده کرد تا مدیر از کار و حال کارمندان خود خبر بگیرد؛ البته این احوالپرسی نباید به حال‌گیری تبدیل شود! در واقع کارکنان نباید حس کنند قرار است یک «آقا بالاسر» مچ‌شان را بگیرد؛ همین که بدانند فعالیت‌هایشان مشاهده و کنترل می‌شود، کافی است.
روش‌های مدیریت از راه دور
شیوه‌ها و ابزارهای زیادی برای مدیریت مجازی وجود دارد. بعضی ابزارها هم اگرچه دقیقا به این دلیل طراحی نمی‌شوند اما می‌توانند در این مسیر خدماتی ارائه دهند (مانند سیستم‌های CRM). در ادامه به بعضی فناوری‌های مرتبط با این حوزه اشاره می‌کنیم:
الف) سیستم‌های حفاظت فیزیکی
برای حفاظت فیزیکی (مراقبت از دارایی‌های فیزیکی، محیط‌های سازمانی و...)، تجهیزات خاصی طراحی شده است؛ ازجمله سیستم دوربین مداربسته، سیستم اعلان سرقت، سیستم اعلان و اطفای حریق و... . در واقع مشهودترین اقدامات برای مراقبت از یک مجموعه و دارایی‌ها و کارکنان آن، استفاده از چنین تجهیزاتی است.
این تجهیزات در بستر فناوری‌های اطلاعاتی و ارتباطی پیاده‌سازی می‌شوند و از راه دور نیز می‌توان از وضعیت آنها اطلاع یافت. به‌طور مثال، می‌توان با دریافت و تنظیم یک IP ثابت، از هر نقطه‌ای از جهان، به دوربین‌های مداربسته محل موردنظر، متصل شوید و آنها را چک کنید.
ب) حفاظت شبکه
شبکه‌های کامپیوتری تقریبا در تمام سازمان‌های امروزی وجود دارد. ادمین یا مدیر شبکه، وظیفه پشتیبانی، به‌روزآوری و آنلاین نگه داشتن شبکه را برعهده دارد. اما کنترل کارکنان در بستر شبکه‌های کامپیوتری (مانند زیرنظر داشتن فعالیت‌های کارکنان در شبکه، بررسی سایت‌های رویت‌شده، کنترل ترافیک مصرفی، چک کردن مانیتورها از راه دور، به‌دست گرفتن کنترل رایانه کارکنان از راه دور و...) راهکارهای خاص خود را دارد که معمولا ادمین‌ها بستر آن را فراهم می‌کنند اما به‌طور مستقیم در آن دخالت نمی‌کنند؛ این وظیفه سنگین معمولا به نیروهای اجرایی سازمان واگذار می‌شود؛ مانند مدیران میانی، سرپرست‌ها و... که مدیر سازمان، این اختیار را به آنها تفویض می‌کند.
اگر شبکه بزرگ و به صورت خدمت‌دهنده - خدمت‌گیرنده (کلاینت - سرور) باشد، یک سرور فیزیکالی مخصوص برای این کار قرار می‌دهند و در آن، تنظیمات مربوط به دسترسی و سطح اختیارات هر کاربر را مشخص می‌کنند، فضایی برای به اشتراک‌گذاری و ذخیره فایل‌ها در شبکه در نظر می‌گیرند و از طریق آن سرور، کنترل سیستم‌ها و نظارت بر فعالیت‌های کارکنان در رایانه و شبکه را انجام می‌دهند.
اکتیو دایرکتوری در واقع تمام کاربرها و منابع موجود در شبکه (اعم از کامپیوتر، پرینتر، اسکنر و... ) را در یک دامین سازماندهی می‌کند و از همه مهم‌تر، سطح دسترسی منابع را به صورت سلسله‌مراتبی در اختیار ادمین قرار می‌دهد. ادمین می‌تواند براساس نیاز و البته دستور مدیر سازمان، سطح دسترسی هر کاربر را تقلیل یا ارتقا دهد.
در شبکه‌های کوچک که معمولا لازم است به صورت کم‌هزینه اداره شوند، نیازی به تدارک دیدن یک سرور اختصاصی نیست و می‌توان این نظارت و کنترل را با استفاده از اپلیکیشن‌های خاصی انجام داد. مثلا در شبکه‌های مبتنی‌بر روترهای میکروتیک می‌توانید با نصب نرم‌افزار مانیتورینگ The Dude، از پروتکل‌های نظارت استفاده کنید. نصب و کاربری ساده، ارائه نقشه یا تصویری از شبکه، کشف خودکار شبکه‌ها و پشتیبانی از اکثر پروتکل‌های شبکه، از ویژگی‌های این نرم‌افزار رایگان است.
ج) ابزارهای مدیریت مشتری
شاید در نگاه اول سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، کنترل‌کننده کارمندان سازمان به نظر نرسند اما از یک نقطه‌نظر، می‌توانند بعضی فعالیت‌های کارمندان را کنترل کنند. مثلا در نرم‌افزارهای CRM، هنگامی که مشتری، یک تیکت یا درخواست را برای سازمان می‌فرستد، این تیکت و مراحلی که پشت‌سر می‌گذارد، کاملا قابل ردگیری است. در واقع کاری که کارمند بر مبنای هر تیکت انجام می‌دهد، زمانی که تیکت را تحویل می‌گیرد و شروع به پاسخگویی به آن می‌کند، مقدار زمانی که صرف آن درخواست می‌کند و... همگی ثبت و ذخیره می‌شود. این کاربرد، مصداقی از کنترل فعالیت کارمند است؛ البته نه کنترل کامل.
