به منظور اینکه راهکار جامع برنامه ریزی منابع سازمانی بتواند برای سازمان سودمند و اثربخش باشد، باید حداقل برخی از روش های کسب و کار سازمان تغییر یافته و روش های جدیدی توسعه یابند. اعتبار اصلی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان، پیروی از فلسفه مهندسی مجدد در طراحی مجدد فرآیندها و جریان های اطلاعاتی سازمان ها بوده است. راهکارهای برنامه ریزی منابع سازمان فراتر از یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه، سازمان ها را به سمت بازنگری و بازبینی فرآیندها و ساختارهای خود سوق داده اند.
بزرگ ترین مشتریان سیستم های اطلاعاتی، سازمانها هستند، و فرآیندها سازمانی در واقع مهمترین جزء سازمان هستند که به آن حیات می بخشند. اهداف کلیدی مهندسی مجدد با اهداف کلیدی کسب و کار و جهت گیری استراتژیک سازمان باید پیوند زده شود این ارتباط باید مانند ریسمانی از بالا به پایین سازمان بوده و هر فردی با جهت گیری کلی کسب و کار و تلاشهای مهندسی مجدد متصل شود. در حقیقت انجام مهندسی مجدد باعث ایجاد تحولات اساسی در سازمان می گردد که این تحولات با شناسایی نقاط ضعف و قوت سازمان ها در سه بُعد افراد ، فرایندها و تکنولوژی است. به همین دلیل می توان گفت مهندسی مجدد مهمترین گام قبل از پیاده سازی و خرید نرم افزار ERP است.
طراحی سیستمهای برنامه ریزی سازمان بر پایه استفاده از فرآیندهای استاندارد و بهترین روشهای انجام کار استواراست. سازمان جهت بهره گیری مناسب از ظرفیتها و مزایای سیستم ها، به مطالعه مدل کسب و کار فرآیندهای خود می پردازد تا با استفاده از اطلاعات کسب شده به مهندسی مجدد فرآیندهای سازمان جهت تطابق با سیستم مورد نظر خود دست یابد.
مهندسی مجدد فرآیندها با توجه به سیستم برنامه ریزی منابع سازمان باعث می شود که سازمان در طول پیاده سازی آن دارای حداقل نیاز به سفارش سازی بوده و به این ترتیب در زمان و هزینه پیاده سازی سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان صرفه جویی گردد. چنانچه سازمان بدون داشتن درک درستی از مفاهیم و الزامات فرآیندی خود به یکباره به سمت پیاده سازی سیستمی سازمانی مانند برنامه ریزی منابع سازمان حرکت کند رویای یکپارچه سازی میتواند به سرعت به یک کابوس مبدل گردد. همانگونه که استراتژِی سازمان تعیین کننده اهداف و راه های بهره برداری بهینه ازمنابع سازمانی به منظور دستیابی به موقعیت رقابتی بوده، استراتژی مهندسی مجدد نیز هدایت گر تغییر و دگرگونی در وظایف و جریانات کاری به سوی یکپارچگی است و باعث تبدیل جریانات مواد، اطلاعات، افراد و... به منابع مزیت رقابتی می گردد .
راهکار برنامه ریزی منابع سازمانی ERP به عنوان یک کاتالیزور یا فعال کننده و یا تسهیل کننده در BPR یا مهندسی مجدد فرآیندهای سازمانی نام برده شده است. در مورد ارتباط BPR و ERPدر مقالات مختلف بحثهای فراوانی وجود دارد. برخی محققان BRP و ERPرا لازم و ملوزم یکدیگر دانسته اند اما بسیاری بر اجرای کامل BPR همزمان با پیاده سازی پروژهERP یا قبل از آن تاکید کرده اند درحالی که برخی نیز به منظور افزایش احتمال موفقیت در پیاده سازی و خرید ERP بر عدم اجرای BPR در فرآیندهای سازمان تاکید کرده اند. مکانیزه کردن وضعیت موجود بدون باز طراحی فرآیندهای کسب وکار حتما وضع را بدتر می کند.
در هرصورت شناخت فرایندهای سازمان و تلاش برای بهبود و باز مهندسی آن ها بخش جدایی ناپذیری از فرآیند استقرار نرم افزار ERP می باشد و باید حتما نکات زیر را که از تجربیات دیگر پیاده سازی ها استخراج شده اند مدنظر قرار داد:
- وضعیت تصمیم گیری روی ساختار، سیستم، استراتژی، وضعیت، کارکنان، سبک مدیریتی، ارزش های مشترک، مهارت بکارگیری برنامه ریزی منابع سازمان تاثیر گذار است.
- وضعیت توسعه فرآیند جدید روی ساختار، سیستم، استراتژی، وضعیت، کارکنان، سبک مدیریتی، ارزش های مشترک، مهارت بکارگیری برنامه ریزی منابع سازمان تاثیر گذار است.
- وضعیت پیاده سازی پروژه روی ساختار، سیستم، استراتژی، وضعیت، کارکنان، سبک مدیریتی، ارزش های مشترک، مهارت بکارگیری برنامه ریزی منابع سازمان تاثیر گذار است
با توجه به مطالب بیان شده در زمینه مهندسی مجدد فرآیندهای سازمانی و برنامه ریزی منابع سازمانی و انجام مهندسی مجدد فرآیندهای سازمان در چارچوب متودولوژیهای مهندسی مجدد یکی از ملوزمات اجرای نرم افزار ERP در سازمانهاست چرا که با انجام مهندسی مجدد فرآیندها می توان علاوه بر ارائه خدمات و محصولات با کیفیت به مشتری ، کاهش هزینه ، سرعت بخشیدن به امور ، به موفقیت در استقرار و بهبود عملکرد ERP کمک شایانی کرد. بر اساس تحقیقات انجام گرفته در زمینه عوامل موثر در استقرار و اجرایERP ، نزدیک به 80% میزان موفقیت استقرار نرم افزار ERP به اجرای مهندسی مجدد بستگی دارد.
اجرای مهندسی مجدد فرآیندهای سازمانی با حذف فرآیندها و فعایتهای اضافه در سازمان ، کاهش زمان و هزینه و حجم پیاده سازی فرایندها ، یکپارچه سازی فرآیندهای سازمان، بهبود تعاملات بین سازمانی، امکان شناسایی گلوگاه ها و اصلاح فرآیندها، افزایش رضایمندی مشتریان و ارباب رجوع و افزایش بهره وری سازمان همراه خواهد بود که با انجام این ضرورت، همزمان یا قبل از پیاده سازی ERP می توان به موفقیت در طراحی و یا بکارگیری راهکار ERP متناسب با فرآیندهای سازمان در جهت بهبود عملکرد و اهداف سازمان ، دست پیدا کرد.
با انجام BRP می توان ریسک هزینه های بالای پیاده سازی و خرید ERP را کاهش و انتظار برای بازگشت سرمایه در سازمان را افرایش داد و با انتقال و تبدیل داده های فرآیندی موجود در سازمان و آموزش پرسنل برای کار با سیستم جدید در و فرهنگ سازی در مرحله مهندسی مجدد فرآیندهای سازمان، سرعت اجرا و میزان موفقیت در اجرای ERP افزایش خواهد یافت.