به سرویس فناوری اطلاعات گزارش «خبرنامه دانشجویان ایران»؛ مدیریت پروژه امروزه به یکی از مهم ترین ارکان هر سازمان تبدیل شده است، به طوری که وبسایت معتبر Computer World در مقاله ای اعلام کرد که اولویت شرکت ها برای استخدام، بعد از متخصصین IT به مهندسین مدیریت پروژه اختصاص دارد. رای راه اندازی کسب و کار و انجام وظایف کاری به ابزارهای مدیریت پروژه نیاز دارید. پیش بینی می شود چابکی عرصه فناوری اطلاعات، کنترل پروژه از راه دور با دستگاه های هوشمند، مدیریت ریسک و امنیت داده ها هر روز اهمیت بیشتری پیدا کنند.

این ابزارها در قالب نرم افزار مدیریت پروژه به شما در فرآیند کسب و کار و پروژه های مختلف همانند برنامه ریزی یک پروژه دانشجویی تا پروژه های بزرگ سازمانی  کمک می‌کنند. نرم افزار مدیریت پروژه (Project management software)  یکی از نرم افزار مدیریتی است و به مدیران پروژه‌ها کمک می‌کند تا بتوانند به بهترین شکل ممکن کارهای مدیریتی پروژه از جمله برنامه‌ریزی، شروع، چگونگی اجرا و پایان آن را انجام دهند. بنابراین آشنایی با نحوه عملکرد نرم افزارهای مدیریت پروژه لازم است.

در این گزارش می توانید با عملکرد و ویژگی‌های هر یک از ابزارهای مدیریت پروژه آشنا شوید تا در انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت پروژه برای کسب و کارتان موفق عمل کنید.

1) آسانا (Asana)

اگر می‌خواهید تمامی کارهای اجرایی یک فرد را تحت نظارت قرار دهید، آسانا مناسب است. با این برنامه می‌توانید فهرست وظایف کاری را تهیه کنید و بعد طبق نظر خودتان آنها را پیش برده‌ یا تغییر دهید. دارای امکان برنامه ریزی بصری برای پروژه هستید تا تمامی کارهای مورد انتظار را مشاهده نمایید. می‌توانید پیشرفت کار و رمان‌های تحویل را مشخص کنید. همچنین در این ابزار ساده از به روز بودن برنامه و برنامه ریزی مجدد اطمینان پیدا می‌کنید.این برنامه به خوبی با چند ابزار دیگر هماهنگ می‌شود. می‌توانید آن را با Slack، OutPlanr،Google Calendar، Dropbox لینک کنید. همه این موارد، فعالیت یکپارچه را ساده کرده و تمامی اطلاعات را در یک برنامه قرار می‌دهید. بعلاوه، می‌توانید برنامه‌های زمانبندی با هزینه‌های مختلف را متناسب با کسب و کارتان انتخاب کنید. این ابزار دارای نسخه‌های رایگان تا شرکتی است. برخی از ویژگی‌های آسانا به شرح زیر است:مدیریت اسناد، مدیریت پروژه ،بررسی زمانبندی و هزینه‌ها، CRM (مدیریت ارتباط با مشتری)،ابزارهای همکاری، مدیریت مجموعه پروژه‌ها،مدیریت منابع،یکپارچگی با اینستاگانت

2)اینستاگانت (Instagantt)

اگر به دنبال نرم افزار آنلاین با قابلیت Gantt هستید؛ این ابزار مناسب است. این نرم افزار برای کار با Asana طراحی شده است و امکان برقراری ارتباط با برنامه‌های کاری مربوط به سایر منابع آنلاین را فراهم می‌کند. یعنی باید تمامی اطلاعات را یکباره وارد کرده و قادر به مشاهده عملکرد پلتفرم‌های مختلف خودتان هستید. می‌توانید بازه‌های زمانی و وظایف شغلی را وارد کرده و بار کاری تیم را مورد نظارت و مدیریت قرار دهید. تا زمانی که داخل این ابزار حضور دارید همه چیز از فرمت‌های کاری خودتان تا شرایط کاری اعضای تیم، برایتان قابل رویت است.اگر از Asana استفاده نمی‌کنید؛ باز هم این نرم افزار فواید زیادی دارد. می‌توانید وظایف کاری را محول کرده و مورد نظارت قرار دهید؛ زمان تحویل هر کاری را مشخص نموده و پیشرفت کاری را ارزیابی کنید. برخی از ویژگی‌های فوق العاده اینستاگانت به شرح زیر هستند:مشاهده بار کاری و Gantt،واگذاری وظایف و خرده وظایف‌ها،گزینه‌هایی برای اشتراک گذاری عمومی اطلاعات، تعیین بازه‌های زمانی،انجام همزمان چند پروژه و در اختیار داشتن چند فضای کاری، وابستگی‌ها و مراحل کاری، مسیر حیاتی،  گزینه‌های مرتبط با همکاری تیمی: اطلاع رسانی و تخصیص وظایف کاری،ارزیابی هزینه واقعی و مورد انتظار،گزینه‌های انتخاب رنگ برای نمودارهای پیشرفت کار، تعیین ریسک و اولویت، تعیین خطوط پایه،قابلیت تبدیل اطلاعات به فرمت‌های مختلف از جمله اکسل، تصویری و پی دی اف.

3)کلیک آپ (Click UP)

اگر به دنبال مدیریت کارآمد وظایف کاری از جمله وظایف مهم، پروژه‌های کامل، وظایف کوچک و یادداشت‌ها هستید؛ این برنامه را امتحان کنید. با این برنامه می‌توان همه چیز را سفارشی کرد؛ پس سیستمی کارآمد برای شما فراهم می‌شود. امکان برنامه ریزی خودکار با توجه به زمان‌های برآورد شده وجود دارد. همچنین امکان دستیابی افراد مشخص به این سیستم را تعیین می‌کنید. در این حالت هنگامی که اعضای تیم را وارد این سیستم می‌کنید آنها به طور خودکار به همه چیز دسترسی ندارند.اهداف را در این برنامه مشخص کرده و شرایط نمایش داده‌ها را به دلخواه تغییر می‌دهید تا به بهترین نمایش ممکن برسید. همچنین شرایط پروژه‌ها و غیره را بررسی می‌کنید. این برنامه ارزان است چون به تعدد افراد حاضر در تیم، هزینه پرداخت می‌کنید. (ماهیانه به ازای هر نفر ۴/۹۹ دلار)

4)آرسس

نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین فارسی آرسس یکی از قدرتمندترین نرم افزارهای مدیریت پروژه آنلاین فارسی است که به وسیله آن می‌توانید مجموعه‌ی مختلفی از فعالیت‌ها را براساس تخصص به افراد تیم‌تان بسپارید ، از زمان صرف شده در هر کار با جزئیات کامل آن مطلع شوید و آن را کنترل و مدیریت کنید. آرسس از دو ابزار قدرتمند برنامه‌ریزی و کنترل پروژه استفاده می کند و لذا به ابزاری کاربردی و قدرتمند برای کنترل زمان ، کنترل هزینه و مدیریت منابع و نیروی انسانی تبدیل گردیده است. ویژگی های برتر آرسس : سیستم هشداردهنده،مدیریت فرآیند، پایگاه دانش پروژه،تقویم جلسات،ثبت ساعت های کارکرد (Time Sheets)،مدیریت منابع انسانی،مدیریت حضور و غیاب،تقویم های کاری،گانت چارت پروژه، بودجه و جریانات نقدی پروژه،محاسبه بهای تمام شده پروژه ویژگی قابل توجه این نرم افزار برخورداری از ۴ زیرسیستم اصلی (مدیریت پروژه پیشرفته ، مدیریت منابع نرم افزار ، کنترل پروژه ، مدیریت بودجه) است. آرسس با این ویژگی ، فراتر از یک نرم افزار رفته و به همکار استراتژیک شما تبدیل می شود.

(5 IPMP

نرم افزار مدیریت پروژه IPMP (IVS Project Management Package) در یک جمله یک PMIS است که به مدیران پروژه جهت احاطه بر ابعاد مختلف پروژه‌های خود کمک می‌کند. در طراحی نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین ایده ورزان (IPMP) از تجربیات افرادی استفاده شده که سوابق طولانی در پروژه‌های مختلف از جمله پروژه‌های EPC نفت و گاز، خط لوله و عمرانی داشته‌اند.ویژگی های برتر IPMP:مکان تعریف پروژه ها به تعداد نامحدود،تعریف سطوح دسترسی افراد در پروژه های مختلف،تعریف شکست کار (WBS) به صورت نامحدود برای یک پروژه و امکان ورود شکست کار از تمامی نرم افزارهای کنترل پروژه، ویرایشگر آنلاین نمودار گانت با تقویم شمسی و میلادی، با قابلیت مشخص کردن انواع پیش نیازها،  امکان مشخص نمودن سیاست وزن‌دهی پروژه (بر اساس وزن آیتم ها ، بر اساس وزن فعالیتها ، بر اساس منابع اختصاص یافته)، تعریف زمان‌بندی برنامه ریزی به صورت نامحدود و ورود برنامه ریزی از تمامی نرم افزارهای کنترل پروژه، طراحی چرخه اطلاعات در محیطی بی‌نظیر جهت کنترل دقیق حرکت اطلاعات در سازمان به صورت اتوماتیک،مشخص کردن وضعیت دسترسی نقش‌های مختلف پروژه به اطلاعات در هر مرحله از چرخه‌های طراحی شده.ویژگی خاص این ابزار این است که IPMP راهکار اجرای محلی استانداردهای جهانی است. یک راهکار عملی برای دسترسی به زوایای دوردست استانداردهای حوزه مدیریت پروژه و… پس با IPMP خیالتان از اجرای استانداردهای جهانی راحت باشد.

 (6ورایک (Wrike)

این نرم افزار امکان برقراری تعامل با اعضای تیم، فراهم است. همچنین دارای ابزارهای مدیریت اسناد و ویژگی‌های ارتباطی مختلف است. می‌توان نیازها را اولویت بندی کرد و از بهره وری کاری بیشتر کارکنان در فعالیت‌های کاری مهم‌تر اطمینان پیدا کرد. اگر قبلاً از Outlook، iCalendar یا google استفاده کرده‌اید؛ با این ابزار می‌توانید هماهنگی وظایف اجرایی یا مراحل کاری را حفظ کنید. در این سیستم هم امکان استفاده از نمودارهای گانت وجود دارد تا به بازه‌های زمانی مدنظر برسید. به راحتی از تغییرات و رویدادهای درون پروژه‌ها مطلع شده و می‌توانید اطلاعات را برای مشتریان ارسال کنید. قیمت گذاری نرم افزار هم بر حسب تعداد کاربران ثبت شده در طول یک سال است.ویژگی‌های ورایک عبارت است از: مسیر بحرانی، همکاری تیمی، سلسله مراتب فایل بندی.

(7 تیم ورک (Teamwork)

با این ابزار به ترسیم روال‌های کاری پرداخته که درک آن برای اعضای تیم ساده بوده و به راحتی قابل نظارت و اجرا است. می‌توانید پروژه‌ها، مراحل  و وظایف مختلفی را تعریف کرده و روی هر دستگاهی از این نرم افزار استفاده کنید. این سیستم روی iOS، اندروید، گوگل کروم و وب کارآمد است. یعنی هر کدام از کاربران و اعضای تیم فارغ از موقعیت مکانی و نوع دستگاهشان به این برنامه دسترسی دارند. می‌توانید روندکاری اعضای تیم را مورد مشاهده قرار دهید.می‌توانید اولویت بالا، اندک یا متوسط را به امور اجرایی اختصاص داده و زمان آغاز و پایان هر کاری را مشخص کنید. همچنین می‌توانید از زمانبندی‌های سبک گانت هم برای نظارت بر امور استفاده کنید. همه این امور را می‌توان به طور آزمایشی و رایگان به مدت ۳۰ روز امتحان کرد. سپس پرداخت برحسب تعداد افراد حاضر در تیم صورت می‌گیرد.ویژگی‌های تیم ورک عبارت است از: بار کاری،چیدمان‌های مختلف،همکاری،مشاهده بردهای کاری،نظارت بر حسب زمانبندی،تعیین مراحل کاری.

(8 ترلو Trello

نرم افزار مدیریت پروژه ترلو Trello در سال 2011 توسط شرکت فاگ کریک ساخته شد که بخش اصلی خدمات و امکانات آن به جز بخش Trello Business class رایگان می باشد. ترلو یک نرم افزار تصویری تحت وب است و به دلیلی پشتیبانی کامل زبان فارسی، محیط ساده و قابل فهم، یکی از نرم افزارهای مدیریت پروژه رایگان محبوب و پرکاربرد در بین ایرانیان است، که از آن در سطح وسیعی، برای اجرایی نمودن پروژه ها استفاده می شود. ترلو به صورت اپلیکیشن موبایل و تبلت برای تمامی سیستم عامل ها طراحی شده است. از مهمترین ویژگی های این بخش علاوه بر امنیت بالا در حفظ و نگهداری اطلاعات پروژه ها میتوان به دسترسی مدیر پروژه به تمام مراحل اجرایی توسط اعضای تیم، پشتیبانی و در اولویت قراردادن مشتریان از طریق دریافت ایمیل، محدود کردن دسترسی اعضا از طریق ایمیل،و اضافه نمودن اعضا از طریق Google Apps …. اشاره نمود. ترلو یک نرم افزار منعطف، سریع، و در عین حال ساده است که به شرکت ها فارغ از کوچک یا بزرگ بودنشان در زمینه های مدیریتی و برنامه ریزی کمک می کند. با استفاده از ترلو می توانید آماری دقیق و شفاف از کلی ترین تا جزئی ترین بخش های انجام پروژه ها را آماده و بایگانی نمایید. از دیگر ویژگی های ترلو مدیریت زمان می باشد. هنگامی که انجام پروژه ای را شروع می کنید به صورت خودکار زمان ثبت شده، مدت زمان سپری شده، زمان باقی مانده که برای پایان بخش های مختلف پروژه لازم است را به شما یادآوری می کند. عضویت در بوردهای ترلو نامحدود است، برای طرح مسائل مهم میان تیم پروژه میتوانید تمام افراد مدنظرتان را به بورد ترلو اضافه کنید و به بحث و تبادل نظر در جهت مدیریت و اجرایی نمودن پروژه بپردازید.

(9 جیرا JIRA

زمانی که پروژه ای برای اجرا تعیین می شود، لیستی از نرم افزارها و اپلیکیشن های مختلف و کاربردی به ذهن خطور میکند در میان نرم افزارهای مدیریت پروژه، نرم افزار جیرا جز شناخته شده ترین ها است. این نرم افزار توسط شرکت AtlasSian طراحی شد و در سازمان های بزرگ دنیا مانند توییتر و اسکایپ در اجرایی نمودن پروژه ها به کارگرفته شد. لازم به ذکر است این نرم افزار در ابتدا به عنوان ابزاری برای پیدا کردن باگ ها و ردیابی اشکالات تیم های برنامه نویس در حین اجرای پروژه ها طراحی شد که به مرور زمان توسعه یافت و در زمینه مدیریت پروژه با توجه به حضور رقبایی قدرتمند به یکی از نرم افزارهای پرکاربرد و شناخته شده تبدیل شد.نرم افزار Jira در سه پکیج نرم افزاری باتوجه به نیاز کسب و کارها قابل خریداری است که در ادامه به معرفی آنها می پردازیم:  Jira Core: شامل امکانات اولیه و پایه برای مدیریت پروژهای بیزینسی (غیر نرم افزاری) است. Jira Software: این پکیج علاوه بر اینکه امکانات پکیج Jira core را پوشش میدهد، شامل امکانات مورد نیاز برای مدیریت پروژه های نرم افزاری است. Jira Service Disk: کامل کننده پیکج یک و دو است و امکاناتی نظیر پشتیبانی و امور مشتریان را شامل می شود. از مهمترین مزایای نرم افزار مدیریت پروژه جیرا، اولویت بندی پروژه ها، مدیریت تسک ها، سفارش سازی پروژه ها، ارائه گزارشها و تحلیل ها، همگام سازی با موبایل، و…. است. یکی از معایب نرم افزار جیرا عدم پشتیبانی زبان فارسی و تقویم شمسی است.

10) ماندی (Monday)

این نرم افزار تمامی امور را ساده کرده و هم نام یکی از روزهای هفته است. ویژگی‌های زیادی از جمله پیگیری موضوعات لینکداین و توئیتر و حتی ارسال نظر روی وظایف کاری مختلف را دارد. همچنین دسترسی افراد مشخص به پروژه‌های خاصی را ممکن می‌کنید. اگر قبلاً از سیستم دیگری استفاده می‌کردید؛ می‌توانید این سیستم را با حساب کاربری گوگل درایو، دراپ باکس و زاپیر (Zapier) هماهنگ کنید.داشتن چهارچوب منبع باز (Open-Source) یکی از بهترین بخش‌های این ابزار است. با آن می‌توانید یکپارچه سازی‌ها و سایر ویژگی‌های مدنظرتان را اعمال کنید. می‌توانید به گزارش‌های مفصل دسترسی پیدا کرده و سایر افراد مدنظر از جمله نمایندگی‌ها یا فریلنسرها را به آن اضافه کنید. امکان استفاده از ساختارهای قیمت گذاری مختلف بر حسب اندازه تیم‌های کاری وجود دارد.ویژگی‌های ماندی عبارت هستند از: ابزار همکاری برای چند کارمند،نمایش بصری پیشرفت کاری، ارتباط آسان: تگ کردن افراد، ارسال نوتیفیکیشن از طریق ایمیل، برد اجرای با قابلیت نمایش در اندازه کامل صفحه،یکپارچه سازی ها با دراپ باکس، گوگل درایو، پایپ درایو (Pipedrive).

اگر به دنبال تقویت عملکرد تیم و انجام بهینه تمامی امور هستید؛ پس به نرم افزار مدیریت پروژه نیاز دارید. در اینجا ۱۰ نرم افزار مدیریت برتر را معرفی نمودیم. امیدواریم که برخی از آنها برای کارتان ایده آل محسوب شوند.

گزارش از شکوفه راشدی