به گزارش «خبرنامه دانشجویان ایران»؛ دریافت پذیرش از دانشگاه‌های خارجی فقط به انتخاب دانشگاه و ارسال فرم درخواست محدود نمی‌شود. بخش مهمی از فرایند اپلای به آماده‌سازی مدارک تحصیلی اختصاص دارد؛ مدارکی مانند دانشنامه، ریزنمرات، گواهی‌های تحصیلی و در برخی موارد مدارک دوره‌های آموزشی که باید مطابق الزامات دانشگاه یا مؤسسه ارزیابی مقصد آماده شوند.

یکی از مراحل مهم در این مسیر، ترجمه رسمی مدارک تحصیلی است. با این حال، پیش از تحویل مدارک به دارالترجمه ممکن است لازم باشد آزادسازی مدرک، دریافت تأییدیه تحصیلی یا استعلام اصالت مدارک انجام شود. از طرف دیگر، شرایط پذیرش مدارک در دانشگاه‌های مختلف یکسان نیست و همین موضوع باعث می‌شود بهتر باشد پیش از پرداخت هزینه‌های اضافی، دستورالعمل دانشگاه مقصد با دقت بررسی شود.

در ادامه، مراحل ترجمه رسمی مدارک تحصیلی، نحوه آماده‌سازی مدارک، ساختار هزینه‌ها و نکاتی که پیش از ارسال مدارک باید بررسی شوند را مرور می‌کنیم.

تفاوت ترجمه رسمی با ترجمه غیررسمی چیست؟

ترجمه رسمی توسط مترجم رسمی دارای پروانه انجام می‌شود و پس از ترجمه، با مهر و امضای مترجم رسمی اعتبار پیدا می‌کند. بسته به نوع پرونده و الزامات مرجع مقصد، ممکن است علاوه بر ترجمه رسمی، تأییدات دیگری نیز برای مدرک درخواست شود.

تفاوت اصلی ترجمه رسمی با ترجمه غیررسمی در این است که مترجم رسمی مسئولیت صحت ترجمه و مطابقت اطلاعات آن با مدرک ارائه‌شده را بر عهده دارد. به همین دلیل، دانشگاه‌ها، سفارت‌ها و مؤسسات ارزیابی مدارک معمولاً در مواردی که نسخه رسمی لازم باشد، ترجمه صادرشده توسط مترجم رسمی را درخواست می‌کنند.

البته همیشه لازم نیست از همان ابتدای اپلای برای تمام مدارک ترجمه رسمی تهیه شود. برخی دانشگاه‌ها در مرحله اولیه درخواست، فایل اسکن‌شده یا نسخه غیررسمی مدارک را می‌پذیرند و نسخه رسمی را پس از پذیرش درخواست می‌کنند. در مقابل، بعضی دانشگاه‌ها یا مؤسسات ارزیابی از ابتدا مدارک رسمی یا مدارکی را می‌خواهند که مستقیماً از سوی دانشگاه صادرکننده ارسال شده باشند.

بنابراین بهتر است پیش از سفارش ترجمه و پرداخت هزینه تأییدات، بخش Admissions یا Document Requirements دانشگاه مقصد بررسی شود.

پیش‌نیازهای ترجمه رسمی مدارک تحصیلی

قبل از تحویل دانشنامه و ریزنمرات به دفتر ترجمه، بهتر است وضعیت مدرک از نظر دانشگاه صادرکننده و مراجع مربوط مشخص شده باشد.

شرایط ترجمه مدارک موقت، گواهی‌های تحصیلی یا مدارکی که هنوز برخی تأییدیه‌های لازم را دریافت نکرده‌اند، ممکن است با توجه به نوع مدرک متفاوت باشد. به همین دلیل، بهتر است پیش از ثبت سفارش، تصویر مدارک برای دفتر ترجمه ارسال شود تا امکان ترجمه و دریافت تأییدات موردنیاز بررسی شود.

برای فارغ‌التحصیلان دوره‌های روزانه دانشگاه‌های دولتی نیز ممکن است پیش از دریافت دانشنامه اصلی، تعیین تکلیف تعهد آموزش رایگان ضروری باشد. روش انجام این فرایند بر اساس وضعیت فرد و مقررات جاری متفاوت است و می‌تواند شامل روش‌هایی مانند پرداخت هزینه یا استفاده از سایر مسیرهای قانونی پیش‌بینی‌شده باشد.

پس از دریافت مدارک، بسته به دانشگاه صادرکننده و نوع تأییداتی که برای پرونده نیاز دارید، ممکن است لازم باشد استعلام یا تأییدیه تحصیلی مربوط به مدرک نیز دریافت شود.

دانشگاه‌های زیرمجموعه وزارت علوم

برای بسیاری از مدارک صادرشده توسط دانشگاه‌های زیرمجموعه وزارت علوم، فرایندهای تأیید و استعلام از طریق سامانه‌های مربوط به وزارت علوم انجام می‌شود. نوع درخواست و تأییدیه موردنیاز ممکن است با توجه به دانشگاه، سال فارغ‌التحصیلی و نوع مدرک متفاوت باشد.

دانشگاه آزاد اسلامی

مدارک دانشگاه آزاد نیز بر اساس رویه‌های اعتبارسنجی این دانشگاه بررسی می‌شوند. شیوه استعلام مدارک قدیمی و جدید ممکن است متفاوت باشد؛ بنابراین بهتر است پیش از ترجمه، وضعیت مدرک از طریق سامانه‌ها یا مراجع رسمی دانشگاه آزاد بررسی شود.

مدارک رشته‌های علوم پزشکی

در مورد مدارک دانشگاه‌های علوم پزشکی، شرایط دریافت تأییدیه می‌تواند به وضعیت فارغ‌التحصیل، تسویه‌حساب، تعهدات یا طرح نیروی انسانی ــ در صورت مشمول بودن ــ وابسته باشد. به همین دلیل، بهتر است متقاضی پیش از ترجمه، شرایط مربوط به رشته و دانشگاه خود را از مرجع مربوط بررسی کند.

مدارک دیپلم و پیش‌دانشگاهی

برای مدارک آموزش و پرورش نیز معمولاً امکان دریافت تأییدیه تحصیلی به‌صورت الکترونیکی وجود دارد. در برخی مراحل ممکن است لازم باشد اطلاعات دفتر ترجمه یا مرجع دریافت‌کننده هنگام ثبت درخواست وارد شود.

با توجه به اینکه سامانه‌ها و دستورالعمل‌های اداری ممکن است تغییر کنند، بهتر است قبل از اقدام نهایی، آخرین شرایط از مرجع رسمی یا دفتر ترجمه موردنظر استعلام شود.

دانشنامه و ریزنمرات را با هم ترجمه کنیم یا جدا؟

پاسخ این سؤال به الزامات دانشگاه یا مؤسسه‌ای بستگی دارد که قرار است مدارک برای آن ارسال شود.

برخی دانشگاه‌ها فایل الکترونیکی ترجمه دانشنامه و ریزنمرات را می‌پذیرند. بعضی دیگر درخواست می‌کنند مدارک مستقیماً توسط دانشگاه صادرکننده ارسال شوند و برخی مؤسسات نیز مدارک را در پاکت مهروموم‌شده قبول می‌کنند.

بنابراین پیش از سفارش نسخه‌های اضافی یا انتخاب نحوه بسته‌بندی مدارک، بهتر است دستورالعمل دانشگاه مقصد را بررسی کنید.

این موضوع درباره مؤسسات ارزیابی مدارک مانند WES نیز اهمیت دارد. روش ارسال مدارک می‌تواند با توجه به کشور محل تحصیل، دانشگاه صادرکننده و نوع مدرک متفاوت باشد؛ بنابراین بهتر است از تعمیم یک روش ثابت برای همه پرونده‌ها خودداری شود.

در برخی پرونده‌ها امکان ارائه دانشنامه و ریزنمرات به‌صورت یک مجموعه وجود دارد، اما نحوه ترجمه، تأیید و پلمب مدارک باید با توجه به الزامات دانشگاه مقصد و رویه جاری دفتر ترجمه مشخص شود.

هنگام انتخاب دفتر ترجمه رسمی به چه نکاتی توجه کنیم؟

انتخاب دفتر ترجمه فقط به قیمت محدود نمی‌شود. زمان تحویل، دقت در ترجمه اصطلاحات دانشگاهی و امکان پیگیری تأییدات موردنیاز نیز اهمیت زیادی دارند.

پیش از سفارش بهتر است موارد زیر را بررسی کنید:

• رسمی بودن مترجم و داشتن شماره پروانه معتبر
• امکان ترجمه در زبان موردنظر
• زمان تقریبی تحویل
• شرایط دریافت تأییدات موردنیاز پرونده
• هزینه نسخه‌های اضافی
• امکان بررسی پیش‌نویس پیش از صدور نسخه نهایی

یکی از نکات مهم، تطبیق املای نام و نام خانوادگی با پاسپورت است. حتی تفاوت کوچک در اسپل نام می‌تواند هنگام بررسی مدارک توسط دانشگاه یا مؤسسه ارزیابی دردسر ایجاد کند.

برای پیدا کردن دفاتر ترجمه رسمی بر اساس شهر یا زبان نیز می‌توان از پایگاه‌هایی مانند رسمی ایندکس استفاده کرد و قبل از ثبت سفارش، اطلاعات دفتر، زبان‌های تحت پوشش و شرایط ارائه خدمات را بررسی کرد.

هزینه ترجمه رسمی مدارک تحصیلی چگونه محاسبه می‌شود؟

هزینه نهایی ترجمه رسمی برای همه پرونده‌ها یکسان نیست. مبلغ پرداختی معمولاً از چند بخش تشکیل می‌شود:

به همین دلیل نمی‌توان یک مبلغ ثابت را برای ترجمه همه دانشنامه‌ها و ریزنمرات اعلام کرد. برای مثال، هزینه پرونده‌ای که فقط به ترجمه رسمی نیاز دارد با پرونده‌ای که شامل نسخه اضافی و دریافت تأییدات مختلف نیز می‌شود، متفاوت خواهد بود.

علاوه بر این، تعرفه‌ها ممکن است با ابلاغ نرخ‌نامه‌های جدید تغییر کنند. بنابراین برای اطلاع از مبلغ دقیق، بهتر است هنگام ثبت سفارش هزینه نهایی بر اساس آخرین تعرفه از دفتر ترجمه استعلام شود.

اگر هزینه برای شما اهمیت زیادی دارد، هنگام استعلام قیمت مشخص کنید که فقط ترجمه رسمی می‌خواهید یا به نسخه اضافه و تأییدات تکمیلی نیز نیاز دارید. این کار باعث می‌شود قیمت اعلام‌شده به مبلغ نهایی پرونده نزدیک‌تر باشد.

ترجمه رسمی مدارک چقدر زمان می‌برد؟

مدت‌زمان آماده شدن مدارک تنها به سرعت دفتر ترجمه بستگی ندارد. دریافت استعلام‌ها و تأییدیه‌های لازم نیز ممکن است بخشی از زمان پرونده را به خود اختصاص دهد.

زمان رسیدگی می‌تواند با توجه به دانشگاه، سال صدور مدرک، کامل بودن اطلاعات، نوع استعلام و شرایط سامانه‌های مربوط متفاوت باشد.

اگر برای اپلای ددلاین مشخصی دارید، بهتر است آماده‌سازی مدارک را به روزهای آخر موکول نکنید. تأخیر در دریافت یک استعلام یا وجود مغایرت در اطلاعات مدرک می‌تواند کل زمان‌بندی پرونده را تغییر دهد.

قبل از ارسال ترجمه چه چیزهایی را بررسی کنیم؟

پس از آماده شدن نسخه نهایی، بهتر است قبل از ارسال مدارک چند مورد را شخصاً بررسی کنید:

• نام و نام خانوادگی مطابق پاسپورت باشد.
• تاریخ تولد و سایر مشخصات هویتی صحیح باشند.
• نام دانشگاه و رشته درست ترجمه شده باشد.
• تاریخ‌های شروع و پایان تحصیل با مدارک اصلی تطابق داشته باشند.
• نمرات و معدل با ریزنمرات اصلی یکسان باشند.
• شماره دانشنامه یا سایر شماره‌های درج‌شده در سند اشتباه نباشند.
• نسخه موردنظر دانشگاه مقصد، اعم از فایل دیجیتال یا نسخه فیزیکی، آماده شده باشد.

این بررسی چند دقیقه بیشتر زمان نمی‌برد، اما می‌تواند از اصلاح مجدد ترجمه یا تأخیر در پرونده جلوگیری کند.

جمع‌بندی

ترجمه رسمی مدارک تحصیلی یکی از مراحل مهم اپلای است، اما بهتر است پیش از سفارش ترجمه ابتدا الزامات دانشگاه مقصد مشخص شود. ممکن است یک دانشگاه در مرحله اولیه تنها فایل اسکن‌شده را قبول کند، در حالی که دانشگاه دیگری ترجمه رسمی، ارسال مستقیم یا مدارک مهروموم‌شده بخواهد.

پس از مشخص شدن الزامات مقصد، وضعیت دانشنامه و ریزنمرات، تأییدیه‌های احتمالی و هزینه خدمات دفتر ترجمه را بررسی کنید. همچنین بهتر است برای دریافت استعلام‌ها و اصلاح احتمالی مدارک، زمان کافی پیش از ددلاین در نظر گرفته شود.

در نهایت، قبل از ارسال مدارک یک بار تمام اطلاعات ترجمه را با اصل مدارک و پاسپورت تطبیق دهید. همین کنترل ساده می‌تواند از بسیاری از مشکلات و رفت‌وبرگشت‌های بعدی جلوگیری کند.