به گزارش خبرنگار صنفی- آموزشی «خبرنامه دانشجویان ایران»؛ پژوهه، بررسی کوتاه و جالبی درباره این مقوله بسیار مهم کاربردی انجام داده است که در ادامه می‌خوانید:
امروز ایمیلی از یکی از اساتید محترم دانشگاه دریافت کردیم که گویا مقالۀ ایشان مدتی طولانی است در مجله‌ای در حال بررسی است و گویا هنوز خبری به ایشان در رد یا قبول مقاله اعلام نشده است و ایشان متنی را یادداشت کرده و قبل از ارسال به مجله به ما ارسال کردند تا نظرمان را روی متن نامه‌ای که به مجله قرار است ارسال کنند اعلام کنیم.
از این فرصت استفاده می‌کنیم و با انتشار سوال این پژوهشگر محترم (بدون ذکر نام و حذف مشخصات مقاله و مجله) و در مسیر پاسخ به این سوال، ایده‌هایی برای روش مکاتبه با دبیر اجرایی یا سردبیر مجله در چنین مواردی به پژوهشگران محترم تقدیم می‌کنیم.
متن ایمیلی که امروز دریافت کردیم، در زیر و با رنگ آبی نوشته شده است. پاسخ ما در ادامه با رنگ مشکی آمده است:
جناب آقای دکتر ...
با سلام و عرض ادب، دکتر ...(نام حذف شد)... هستم متخصص ...(عنوان تخصص حذف شد)...، در کارگاه دانشگاه ...(نام دانشگاه حذف شد)... افتخار آشنایی با حضرتعالی را داشتم. در ISI آموزش مقاله نویسی صورتی که مقدور باشد می‌خواستم از راهنمایی و نظر جنابعالی در رابطه با نامه‌ای که به سردبیر یک ژورنال نوشته‌ام مطلع شوم. لازم به ذکر است هدف از نوشتن نامه، اطلاع از وضعیت مقالۀ سابمیت‌شده و مرحلۀ رسیدگی به آن می‌باشد. دو سؤال خدمتتان داشتم:
1. اصولاً ارسال چنین نامه‌ای به سردبیر با هدف مذکور رایج یا به عبارتی صحیح است یا خیر؟
2. متن نامه را مناسب میدانید یا نیازمند تغییر؟
از صرف وقت و توجه شما بی‌نهایت سپاسگذارم.
با احترام. دکتر ...(نام حذف شد)...
استادیار بخش ...(نام بخش حذف شد)...، دانشگاه علوم پزشکی ...(نام دانشگاه حذف شد)...
پاسخ به سوال اول:
بدیهی است که چنین نامه‌ای با هدف مذکور نه تنها رایج است بلکه خیلی زودتر از اینها لازم بوده است با مجله تماس بگیرید. تماس تلفنی هم در برخی موارد که به ایمیل با تأخیر پاسخ داده بشود گزینۀ خوبی است. در مورد متن ایمیل هم متن زیر را از سوی استاد محترم به شکل زیر دریافت کرده‌ام که نام سردبیر مجله و عنوان مقاله و عنوان مجله را در این متن حذف کرده‌ام.
متن ایمیل ایشان به سردبیر مجله به شرح زیر و به رنگ آبی نوشته شده است. کامنت‌های ما در ادامه به رنگ مشکی خواهد بود.
Dear Professor AAA,
I am writing to you regarding the article entitled “BBB“ which was submitted in the
“CCC” about 9 months ago. Unfortunately, I didn’t receive any E-mail regarding the
peer-review procedure. I wish I could know if the article is about to be peer-reviewed
or if it wasn’t qualified enough to be published in the journal. I would be grateful if
you could kindly inform me about that.
Thank you very much for your time and consideration
Sincerely yours
پاسخ به سوال دوم:
* در سطر اول، ترجیحاً از عنوان پروفسور برای سردبیر یک مجله استفاده نشود، بهتر است حتی اگر ایشان
بنابراین می‌توان گزینه‌های .Editor پروفسور باشد، عنوان جایگاه ایشان در مجله مورد خطاب قرار بگیرد؛ یعنی زیر را جایگزین مناسبی دانست:
Dear editor
یا حتی در صورتی که نمیتوان پیشبینی کرد که چه کسی در مجله این ایمیل را دریافت می‌کند، گزینۀ زیر خوب است:
Dear Sir/Madam
دیده می‌شود. I am writing to you regarding * در سطر دوم از متن فوق در شروع محتوای ایمیل، عبارت
بهتر است این عبارت به شکل زیر جایگزین شود:
I am writing you regarding
* حتی بهتر است اینطور هم نگارش نشود و به شکل زیر عمل بشود:
I am writing to XXXXX
* در سطر اول به‌جای و کلاً باید با یک جملۀ بهتر از این جایگزین بشود. مثلاً چیزی شبیه به این:
Regarding the manuscript entitled "XXX" that was submitted to your journal nine
months ago XXXXXX
نگارش شود. nine * عدد 9 به شکل عدد نگارش نشود و به شکل شروع کرده‌اید، بهتر است با جملات بعدی ادغام کرده و چیزی شبیه Unfortunately * جملۀ دوم را که با زیر را نگارش کنید:
Since I haven't received any response from your journal yet' I would appreciate if
you kindly update me with any result of peer review
* نکتۀ مهمی که در اینجا وجود دارد این است که آیا مقاله را از طریق ایمیل به مجله ارسال کرده‌اید یا از طریق سیستم آنلاین سابمیشن به سایت مجله سامیت شده است؟ در حالت اول حتماً بر روی وبسایت مجله دوبل چک بفرمایید که آدرس ایمیل مجله را قبلاً صحیح نگارش کرده باشید و ایمیلی که مقاله را به آنجا ارسال کرده‌اید، ایمیل صحیحی باشد و اشتباه انتخاب نشده و یا بخشی از ایمیل (مثلاً یک حرف آن) اشتباهاً هنگام کپی کردن آن حذف نشده باشد. در حالت دوم خوب است وارد سیستم آنلاین مجله لاگین کرده و همانجا با سردبیر مجله ارتباط برقرار کنید.
* در صورتی که زمان سابمیت کردن مقاله به شما ایمیلی فرستاده باشند و شمارۀ رسیدگی به مقاله‌تان یا شمارۀ برایتان اختصاص داده باشند، آن را در ایمیل (Manuscript No.) رسیدگی یا شمارۀ رفرنس یا شمارۀ مقاله اخیرتان حتماً ذکر کنید که ردیابی مقاله در مجله راحت‌تر شود.
* مدت زمان نه ماه خیلی خیلی طولانی است. بهتر است در زمان سابمیت یک مقاله به یک مجله به اطلاعات مربوط به نویسندگان بر روی وبسایت مجله مراجعه بشود و معمولاً مدت زمان متوسط داوری مقالات در آن مجله ذکر شده است. مثلاً ممکن است این زمان یک ماه یا دو ماه یا سه ماه اعلام شده باشد. در این صورت لازم است اگر بعد از یک یا دو ماه خبری نشده باشد، در آن زمان اولین مکاتبه با مجله انجام بشود و این قدر موضوع به درازا نکشد.
* در برخی موارد گاهی مجله فراموش می‌کند مقاله را در مسیر رسیدگی قرار دهد و یا مقاله را گم می‌کنند (حتی در مواردی که سیستم آنلاین سابمیشن داشته باشند هم گاهی فراموش می‌کنند رسیدگی کنند).
در چنین مواردی کلاً خوب است اگر آنلاین سابمیشن شده باشد، در یکی دو هفتۀ اول مکرراً به سایت لاگین شوید و بررسی شود که آیا مقاله هنوز در مرحلۀ انتظار برای انتخاب داوران قرار دارد یا آن که به مرحلۀ داوری ارسال شده است؟
اگر مثلاً بعد از دو سه هفته همچنان در مرحلۀ انتخاب داور باشد، حتماً لازم است آن زمان با مجله مکاتبه شود و جویای احوال مقاله شوید تا بلکه سردبیر تنبل مجله سریعتر به دنبال انتخاب داور برود و یا اگر به داورانی ایمیل فرستاده است که داوطلب بودن خود برای داوری آن مقاله موردنظر را اعلام کنند و هنوز آن داوران خبری به سردبیر نداده‌اند، سردبیر هم کلاً به فراموشی نسپارد و یادش بیاید که باید در این زمان مجدداً با داوران تماس بگیرد و نظر آنها در مورد موافقت یا عدم موافقت با داوری مقالۀ مربوطه را اعلام کنند. این مورد خاص یکی از شایعترین علل به تأخیر افتادن بیدلیل رسیدگی مقالات در مجلات است.