به گزارش «خبرنامه دانشجویان ایران»؛ برای موفقیت در انجام هر پروژه‌ای سه عامل زمان، منابع و تحلیل نتایج تأثیر به سزایی دارند. زمانی که تعادل مناسبی بین سه عامل مذکور ایجاد شود، رسیدن به موفقیت در پروژه بسیار آسان خواهد بود. پس از آن، مهمترین قدم برای اجرایی کردن پروژه و دست‌یابی به اهداف مدنظر، داشتن برنامه‌ریزی و استراتژی درست و کارآمد برای پیشبرد هرچه بهتر و سریع‌تر کارها در پروژه است. در انجام یک پروژه برای مدیریت بهتر ارتباطات افراد، تخصیص وظایف و منابع، بهترین گزینه استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه است. امروزه نیز اغلب سازمان‌ها و شرکت‌ها به مدیریت مدرن کارها روی آورده و بدین منظور نیز از ابزارها و سیستم‌های متعددی استفاده میکنند که از آن جمله میتوان به نرم افزارهای مدیریت پروژه اشاره کرد.
در بازار ایران نرم افزارهای مدیریت پروژه متعددی وجود دارند. همتیک، یکی از شناخته‌شده‌ترین و پرکاربردترین نرم افزارهای ایرانی مدیریت پروژه است. همتیک، با دارا بودن امکانات متعدد و نگاه به روز به مقوله‌ی مدیریت پروژه و کارها و با الگوگیری از بهترین سیستم‌های مدیریت پروژه‌ی دنیا توانسته تعداد کاربران زیادی را از سازمان‌های بزرگ تا تیم‌های کوچک، به خود جلب نماید.
به تازگی سیستم مدیریت پروژه همتیک، جدیدترین ویژگی‌های خود را ارائه نموده است و در حال حاضر از پرچمداران مدیریت پروژه ایرانی محسوب میشود. در ادامه به توضیح بیشتر این ویژگی‌ها خواهیم پرداخت.
امکانات و قابلیت‌های سیستم مدیریت پروژه همتیک:
به صورت کلی، نرم افزار مدیریت پروژه برای برنامه‌ریزی، تخصیص مناسب وظایف و مسئولیت‌ها به افراد در هر بخش و در نهایت هم پیشبرد کارها به کار میرود. این نرم افزار به مدیران پروژه این امکان را میدهد تا روند انجام پروژه و کارهای مربوطه را حتی در کوچکترین بخش‌های شرکت هم مدیریت نمایند.
در نرم افزار مدیریت پروژه همتیک، امکان تعریف پروژه‌های متعدد و لیست کارهای متعدد و مجموعه کارهای مرتبط با هر لیست کار موجود است. در هر پروژه، میتوان اعضای پروژه را مشخص نموده و کارها را متناسب با مهارت‌هایشان به آنها تخصیص داد. بدین ترتیب نقش هر عضو از پروژه به روشنی مشخص خواهد بود. همچنین امکان تعیین ناظر برای پروژه و تعیین ناظر برای هر کار به صورت مجزا نیز وجود دارد.
با وجود قابلیت‌ها و امکانات این نرم افزار، مدیریت ارتباطات و هماهنگی اعضای پروژه، برنامه ریزی و زمان بندی کارها، مدیریت مستندات و فایل‌ها، مدیریت بودجه پروژه، مدیریت ریسک و همچنین ارزیابی عملکرد کارکنان به راحتی امکان‌پذیر است اما آنچه به طور خاص، این نرم افزار را از رقبا متمایز میکند نوع طراحی این برنامه است. همتیک به گونهای تولید شده است که برای استفاده به صورت تیمی و سازمانی کاملاً کاربردی باشد و بنابراین بسیار متفاوت با میزکار متداول در سایر نرم افزارهاست.
بخش‌های نرم افزار مدیریت پروژه همتیک:
در هر پروژه تعریف‌شده در همتیک، بخش‌های کاربردی زیر وجود دارند:
- مشخصات پروژه
- لیست کارها
- گفتمان
- فایل‌ها
- کاربرگ زمان
- تاریخچه
- گردش مالی
- زیر پروژه‌ها
در بخش مشخصات پروژه، با یک نگاه میتوان به اطلاعات عمومی پروژه پی برد، اطلاعاتی مانند: توضیحات، اولویت، عنوان پروژه مرجع، بودجه، زمان بندی، هر یک از اعضای پروژه و نقششان در پروژه و موارد دیگر ... .
در بخش لیست کارها، امکان تعریف لیست کارهای مرتبط با پروژه و مجموعه کارهای مرتبط با هر لیست، وجود دارد. در هنگام تعریف کار و تخصیص آن به اعضای پروژه، امکان تعیین بازه زمانی برای انجام کار و همچنین اولویت انجام کار وجود دارد. در این بخش امکان فیلتر کردن کارها بر اساس موارد مختلفی همچون زمان بندی، تخصیص‌ها و برچسب‌های تعیین شده هنگام تعریف هر کار، موجود است. در همتیک امکان ویرایش، کپی کردن و انتقال لیست کارها و تسک‌ها نیز وجود دارد. در هر تسک، امکان چت موجود بوده و اعضا میتوانند در آن قسمت، سؤالات خود را بپرسند و یا به گفت و گو و مشورت بپردازند. از ویژگی‌های قابل توجه در همتیک، امکان شکست نامحدود کارها (WBS) است. با کمک این ویژگی مدیران پروژه میتوانند طبق ساختار شکست پروژه فعالیت‌های مختلف را تعریف کرده و هر کدام از فعالیت‌ها را تا چند لایه خرد کنند. شاید بپرسید چرا این ویژگی حائز اهمیت است! در پاسخ میتوان گفت که هیچ کار پیچیده و بزرگی را نمیتوان بدون دسته‌بندی کردن و نظم بخشیدن، انجام داد. در پروژه‌های بزرگ با لیست کارهای متعدد میتوان با تقسیم‌بندی کارها به فعالیت‌های کوچک‌تر و تخصیص به افراد، روند انجام کارها را به خوبی پیش برد. این کار مزایای متعددی دارد که از آن جمله میتوان به برنامه ریزی بهتر کارها، تخصیص مناسب‌تر کارها به افراد مرتبط، مدیریت بهتر زمان و هزینه‌ها و بهبود روند انجام کار تیمی اشاره نمود.
در بخش گفتمان، اعضای پروژه میتوانند با تعریف موضوعات مختلف، تالارهای گفت‌وگوی متعددی در رابطه با پروژه ایجاد کرده و در آن به مشورت با یکدیگر، اشتراک دانش و نظرات خود بپردازند. همچنین در این بخش، امکان قرار دادن نظرسنجی نیز موجود است.
در بخش فایل‌ها میتوان تمام مستندات و فایل‌های پیوست‌شده به تسک‌های پروژه را مدیریت کرد. در این بخش امکان فیلتر فایل‌ها بر اساس موارد مختلفی همچون عنوان تسک، فرمت فایل و تاریخ ایجاد فایل وجود دارد. نکته قابل توجه این است که امکان گروه‌بندی تمامی فایل‌ها و مستندات نیز بر اساس این موارد موجود است: تاریخ، عنوان تسک، نام کاربر و فرمت فایل.
در بخش کاربرگ زمان یا تایم شیت، میتوان تمامی تایم‌شیت‌های ثبت‌شده توسط اعضای پروژه را مشاهده کرده و بر اساس موارد مختلفی آنها را فیلتر نمود. همچنین امکان گزارش‌گیری و به طور مثال مشاهده جمع تایم شیت ثبت‌شده توسط فرد در ماه وجود دارد. یکی از مزایای این قابلیت، ارزیابی عملکرد کارکنان است چرا که با مقایسه میزان زمان صرف شده توسط یک کاربر روی یک تسک به خصوص، به میزان پیشرفت آن فرد پی برد.
در بخش تاریخچه، تمامی لاگ‌های سیستم و در واقع تمامی فعالیت‌های صورت گرفته توسط اعضای پروژه و رویدادهای پروژه، قابل مشاهده است. لازم به ذکر است که به صورت پیش فرض، این بخش برای مدیر پروژه قابل دسترسی است.
در بخش گردش مالی میتوان تمامی جزئیات مربوط به هزینه‌های صورت گرفته و میزان بودجه مصرف‌شده را مشاهده کرد. لازم به ذکر است که امکان دانلود گزارش مالی نیز فعال است. دسترسی به این بخش تنها برای مدیر پروژه فراهم است.
در بخش زیر پروژه که مدیر پروژه به آن دسترسی دارد، امکان مشاهده لیست تمامی زیرپروژه‌ها و جزئیاتشان همانند وضعیت و اولویت و دسته بندی و غیره موجود است.
سربرگ‌ها و سایر ویژگی‌های همتیک:
در منوی نرم افزار مدیریت پروژه همتیک برای سهولت دسترسی، بخش‌های مختلفی وجود دارد؛ به طور مثال ناظر کارها میتواند در سربرگ مربوطه، یکی از موارد کارهای منتظر تأیید، تأیید شده، انجام نشده و یا کارهای دارای تأخیر را انتخاب کرده و کارهای مربوطه را به تفکیک مشاهده کند.
در سیستم مدیریت پروژه همتیک، همان طور که پیش از این نیز اشاره شد، امکان تعریف میزان دسترسی هر یک از اعضای پروژه به هر بخش از برنامه و ایجاد تغییرات، بر اساس چارت سازمانی و یا سایر گروه‌بندی‌های مدنظر شرکت یا سازمان شما موجود است؛ به طور مثال به صورت پیش فرض تنها مدیر پروژه قادر به دیدن داشبورد مدیریتی و دسترسی به انواع گزارشات تفصیلی و نموداری در رابطه با روند پیشرفت پروژه‌ها و کارها است.
در همتیک، نه تنها امکان کپی گرفتن از یک پروژه و تمام اطلاعاتش موجود است بلکه امکان تعریف تسک‌های تکرارشونده نیز وجود دارد تا کاربران در حداقل زمان ممکن بتوانند اطلاعات مورد نیاز را در سیستم ثبت کنند و سپس روی انجام کارها تمرکز کنند. اجازه دهید ویژگی اضافه کردن تسک‌های تکرارشونده را با مثال، شفاف‌تر معرفی کنیم. فرض کنید در طول سال برخی کارها به صورت روتین و دوره‌ای با بازه زمانی‌های مختلف انجام میشوند، حال هر بار تکرار ثبت این تسک‌ها میتواند امری زمان‌بر و حوصله سر بر باشد. با استفاده از قابلیت جدید همتیک میتوان یک بار تسک را تعریف کرده و دوره‌های زمانی تکرار تسک را تعریف نمود تا سیستم به صورت خودکار تسک را به تعداد مورد نیاز شما ایجاد کند. به طور مثال تسک‌های مرتبط با محاسبه و پرداخت حقوق یا ارسال بیمه را در نظر بگیرید. این تسک‌ها هر ماه باید در زمان مشخصی تکرار شوند. با کمک همتیک میتوان با تعریف یکباره‌ی تمام این تسک‌ها در زمان صرفه‌جویی نمود و کمک کرد تا هیچ کاری از قلم نیفتد.
استفاده از همتیک:
همتیک هم دارای نسخه ابری و هم نصبی (Self-Hosted/On-Premises) است. کاربران سیستم مدیریت پروژه همتیک میتوانند هم روی دسکتاپ هم روی تلفن همراه خود به سیستم دسترسی داشته باشند. از ویژگی‌های جالب توجه همتیک میتوان به امکان توسعه محصول بنا به نیاز شما اشاره کرد، قابلیتی که کمتر شرکتی حاضر به تقبل آن میباشد. همتیک کاملاً کاربرپسند طراحی شده و کاربران با صرف مدت کوتاهی میتوانند کار کردن با این سیستم را فرا بگیرند.
نرم افزار مدیریت پروژه همتیک دارای 14 روز نسخه آزمایشی رایگان با فعال بودن تمام امکانات و پشتیبانی است. همچنین برای آموزش کار با سیستم، فایل‌های آموزشی جامع و کاملی نیز در اختیارتان قرار خواهد گرفت. علاوه بر آن امکان آموزش حضوری نیز فراهم است. شما میتوانید در سایت hamtick.com برای استفاده از نسخه رایگان ثبت نام کنید.
