به گزارش «خبرنامه دانشجویان ایران»، اگر مدیریت پروژه‌های بزرگی همچون پروژه‌های عمرانی را برعهده دارید، حتماً از اهمیت برنامه‌ریزی و زمان‌بندی آگاهی داشته و می‌دانید که مدیریت زمان تا چه حد می‌تواند دارای اهمیت باشد.
به همین دلیل برای رفع نیازهای مدیران و افراد نرم‌افزارهایی طراحی و عرضه شده‌اند که کار شما را به عنوان مدیر پروژه بسیار ساده و راحت می‌کند. تعداد این نرم‌افزارها بسیار زیاد است و در این مقاله 4 مورد از برترین نرم افزار های مدیریت پروژه را مورد بررسی قرار می دهیم.
یکی از این نرم‌افزارهای پرکاربرد و مطرح در دنیا نرم‌افزار MSP است که نام دیگر آن را می‌توان ام اس پروجکت دانست.
این نرم‌افزار در زمینه برنامه‌ریزی و کنترل پروژه‌ها یکی از بهترین ابزار ها در دنیا می‌باشد و اگر نمی دانید نرم افزار MSP چیست یا قصد دارید با سایر نرم افزار های مدیریت پروژه آشنا شوید؛ با ما همراه باشید.
شما با استفاده از این نرم‌افزار می‌توانید به راحتی هر چه تمام‌تر وظایف خود را به عنوان مدیر پروژه به انجام برسانید.
در ادامه با ما همراه باشید تا نحوه کار نرم‌افزار مدیریت پروژه را با شما در میان گذاشته و نرم‌افزار مدیریت پروژه ام اس پروجکت را به طور کامل بررسی کنیم. در ادامه معایب و مزایای استفاده از این نرم‌افزار را بازگو کرده و معیارهای مهم در انتخاب بهترین نرم‌افزار مدیریت پروژه را به شما معرفی می‌کنیم.
مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه شامل ابزارها و تکنیک‌های مورد نیاز برای موفقیت پروژه‌های شما می‌باشد. پروژه‌ها شامل ذینفعان، چشم انداز و هدف آنها، منابع مورد نیاز برای دستیابی به این هدف، و فرایندها و ابزارهای مدیریتی برای اطمینان از رسیدن به آن است.
مدیریت درست و صحیح پروژه، کلید این موفقیت است. مدیریت پروژه شامل فناوری، روش و منابع است که امکان تکمیل پروژه را فراهم می‌کند. با گذشت زمان، تکنولوژی به کمک شما آمده و می‌تواند بخشی از بار و فشار مدیریت پروژه‌ها را کم کند.
کاربرد نرم‌افزار مدیریت پروژه چیست؟
نرم‌افزار مدیریت پروژه به مدیران کمک می‌کند تا هزینه‌های خود را کنترل کرده و به ضرب الاجل برسند. همچنین این نرم‌افزار به کاربران کمک می‌کند پروژه‌هایی را که به انجام آن متعهد هستند انجام دهند. حتی به آنها کمک می‌کند پیگیری کنند که آیا حقوق آنها به موقع و به میزان مناسب پرداخت شده است یا خیر. نرم‌افزار مدیریت پروژه دارای انعطاف بالایی بوده و در زمینه‌های بسیار متفاوتی قابل استفاده است.
لیست بهترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه
1 - نرم‌افزار MS Project
نرم‌افزار ام اس پروجکت نرم‌افزاری برای مدیریت پروژه‌ها است و با تعریف هدفی که برای پروژه خود در این نرم‌افزار انجام داده‌اید تمامی مراحل ضروری برای رسیدن به هدف پروژه را مشخص می‌کند و همچنین از شما درخواست می‌کند که جزئیات کوچک برای انجام پروژه را در اختیار نرم‌افزار قرار دهید.
پس از این که تمام اطلاعات کلیدی را در این نرم‌افزار وارد کردید و زمان‌بندی نیز انجام شد، نرم‌افزار ام اس پروجکت به شما کمک می‌کند به طور گام به گام مراحل را در زمان درست و تعیین شده به انجام برسانید.
این نرم‌افزار مدیریتی بر تمامی روند کار و مراحل پروژه نظارت داشته و یک بازرس تمام عیار برای تکمیل کارهای باقی مانده است. نرم‌افزار برنامه‌ریزی و کنترل پروژه MSP با وسواس زیاد و نظارت بر جزئیات می‌تواند تمامی جوانب پروژه را بسنجد، زمان‌بندی‌ها را تحت کنترل خود داشته باشد و هر یک از آنها را گوشزد کند.
بنابراین همان طور که می‌بینید این نرم‌افزار به عنوان یک دستیار کاملاً قابل اعتماد بوده و کارها را با سرعت و دقت بیشتری پیش می برد. البته این ضمانت تا زمانی وجود دارد که افراد اطلاعات درستی را وارد این نرم‌افزار مدیریت پروژه کنند و اطلاعات از صحت برخودار باشد.
ام اس پروجکت برای آن کسانی است که مسئول و مدیر پروژه‌های بسیار پیچیده و بزرگ هستند و تخصص، زمان و بودجه کافی را برای استفاده بیشتر از این ابزار جامع دارند.
قسمت گزارش دهی این نرم افزار بسیار قدرتمند است، در این نرم‌افزار هم گزارش‌های از پیش ساخته شده و هم قابل تنظیم وجود دارد که می‌تواند فایل گزارش را به سرعت برای مایکروسافت پاورپوینت ارسال نموده در جلسات و ارائه بسیار کمک کننده باشد.
نرم افزار ام اس پروجکت شبیه سایر برنامه‌های Microsoft Office است، و همین امر باعث سهولت در آموزش MSP شده است.
پس از یادگیری این نرم افزار قادر خواهید بود به راحتی از تمام امکانات MSP استفاده کنید و پروژه های خود را به صورت بهینه انجام دهید، پس در یادگیری این نرم افزار محبوب تردید نکنید؛ در این راه ساختمون 24 نیز همراه شماست.
2 - نرم‌افزار مدیریت پروژه Trello
رابط کاربری ساده Trello و گزینه‌های رایگانی که در این نرم‌افزار وجود دارد آن را به ابزاری ایده آل برای شروع کار افراد و تیم‌های کوچک با مدیریت اولیه پروژه تبدیل می‌کند. Trello نرم‌افزاری مناسب برای شروع کار مدیریت پروژه‌های کوچک است و نسخه‌های آن در وب، تلفن همراه و دسکتاپ موجود است.
3 - نرم‌افزار مدیریت پروژه Wrike
اگر رویکرد Trello کمی محدود به نظر می‌رسد و شما ساعاتی را برای اختصاص دادن به یادگیری و راه اندازی یک ابزار پیچیده مدیریت پروژه ندارید، وقت آن است که Wrike را بررسی کنید.
ویژگی‌های استاندارد مدیریت پروژه مانند نمودارها، داشبوردهای مفید و مجموعه گزارش هایی در آن تعبیه شده است و راه اندازی و اجرای پروژه‌های کوچک و متوسط را می‌توان به سرعت و بدون یادگیری تمام نکات و جزئیات جدید و پیچیده انجام داد.
در این نرم‌افزار یک ابزار رهگیری زمان نیز ساخته شده است که هم برای افرادی که روی یک پروژه خاص کار می‌کنند و هم برای کسانی که به طور کلی پروژه را مدیریت می‌کنند در دسترس است. مانند سایر ابزارهای مدیریت پروژه، این سیستم، جایگزینی برای سیستم ردیابی زمان اختصاصی نیست، اما به راحتی اکثر نیازهای اساسی را برآورده می‌کند.
4 - نرم‌افزار مدیریت پروژه Basecamp
در این نرم‌افزار بسیاری از ویژگی‌ها و ابزار مختلف در اختیار مدیر قرار گرفته و همه آنها را در یک سیستم قرار می‌دهد. برنامه ریزی و تقویم، قابلیت چت کارکنان و ارسال پیام خصوصی، ذخیره فایل‌ها و موارد دیگر گنجانده شده است. رابط کاربری بدون پیچیدگی و ابزارهای جستجوی قدرتمند سبب می‌شود یافتن فایل موردنظر، تصویر یا پیامی را که به دنبال آن هستید را ساده کند و مجموعه گزارش دهی قوی به شما این امکان را می‌دهد تا به اندازه نیاز خود در برنامه‌ریزی و مدیریت امور عمیق بروید.
همچنین کار با مشتریان به سهولت انجام می‌شود، با ادغام ایمیل و توانایی به اشتراک گذاشتن وظایف و پیام‌های فردی با افراد خارج از سازمان می‌توان در ارتباط بود. اعلان‌ها را می‌توان با توجه به نیازهای شما سفارشی کرد، از جمله خاموش کردن آنها در خارج از ساعت اداری. هیچ برنامه رایگان وجود ندارد، اما طول دوره آزمایشی 30 روزه از بسیاری از نرم‌افزارهای دیگر سخاوتمندانه‌تر است. نسخه‌های وب، دسکتاپ و تلفن همراه این نرم‌افزار در دسترس هستند.
نرم‌افزار مدیریت پروژه برای چه کسانی کاربرد دارد؟
بسیاری از مدیران، از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه استفاده می‌کنند، از جمله از سازندگان هواپیما گرفته تا کارمندانی که کارهای غیرقابل پرداخت انجام می‌دهند. برخی از صنایع بیشتر از بقیه به نرم‌افزارهای مدیریت پروژه متکی هستند. مشاوران، ارائه دهندگان خدمات و آژانس‌های بازاریابی معمولاً از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه استفاده می‌کنند. تقریباً هرکسی که به مشتری خدمات ارائه می‌دهد، نیازمند راهی برای برآورد، پیگیری، تحویل و دریافت هزینه خدمات خود است. آنها به ابزارهایی نیاز دارند که به آنها اجازه می‌دهد کار با کیفیت بالا را حفظ کنند، خلاقیت را تقویت کنند و مشتریان را درگیر و راضی نگه دارند.
نرم‌افزار مدیریت پروژه‌ای که جزئیات ریز را پیگیری می‌کند می‌تواند برای مدیریت یک شرکت کمک کننده باشد. اما شما قبل خرید یکی از آنها باید مزایا و معایب انتخاب نرم‌افزار مدیریت پروژه خود را در نظر بگیرید.
چگونه بهترین نرم‌افزار مدیریت پروژه را انتخاب کنیم؟
قبل از این که کاری انجام بدهید، ابتدا انتظارات خود را از نرم‌افزار مدیریت پروژه مشخص کنید. البته استفاده از این نرم‌افزار ها می‌تواند برای رفع مجموعه ای از نیازها باشد.
- سعی کنید از نرم افزار های دارای تجربه کافی استفاده کنید تا در گذر زمان نگرانی تعطیلی شرکت تولید کننده را نداشته باشید.
- اگر در کشور های تحریم شده زندگی می کنید، شاید بهتر است از نرم افزار های آنلاین دوری کنید و از حفظ اطلاعاتتان مطمئن باشید.
- نرم افزاری را انتخاب نمایید که منابع آموزشی زیادی برای یادگیری آن وجود داشته باشد.
- تحقیقات خود را انجام دهید. از ابزارهای فوق و تحقیقات مشابه در موتورهای جستجو برای یافتن بهترین نرم‌افزار مدیریت پروژه خود استفاده کنید.
- هزینه کامل سیستم‌های نرم‌افزاری را که می‌خواهید را ارزیابی کنید. فراموش نکنید که هزینه‌های ادغام با سایر نرم‌افزارها، دعوت از مشتریان برای استفاده از سیستم شما و زمان آموزش را نیز در نظر بگیرید.
- از اعضای تیم خود بخواهید که درباره نرم‌افزارهای موجود نظر بدهند. این‌ها افرادی هستند که باید از نرم‌افزار استفاده کنند، بنابراین اجازه دهید محصول مورد نظر خود را ارزیابی کنند تا بتوانند شما را از مزایا و معایبی که در رابطه با استفاده از نرم‌افزار بیشتر می‌دانند، مطلع کنند.
- با کارکنان ارائه دهنده نرم‌افزار ارتباط برقرار کنید، بنابراین می‌توانید از راهنمایی‌های آنها استفاده کرده و نظرات و تجربه مشتریانی که از این نرم‌افزار مدیریت پروژه استفاده کرده است را در وب سایت مشاهده کنید.
کلام آخر...
اگر قصد دارید کسب و کار یا استارتاپ خود را توسعه دهید و یا با بازدهی بیشتری کارهای شرکت خود را انجام دهید، به ابزارهای مدیریت پروژه نیاز خواهید داشت. این ابزارها به شکل نرم‌افزار مدیریت پروژه در توسعه و بهبود کسب و کار شما کمک می‌کنند. به طور کلی نرم‌افزارهای زیادی طراحی و عرضه شده‌اند که می‌توان به نرم افزار ام اس پروجکت اشاره کرد.
ما در این مقاله سعی کرده‌ایم که نرم‌افزار مدیریت پروژه و نحوه عملکرد آن را به شما معرفی کرده و چند نمونه از بهترین نرم‌افزارهای این حوزه را بررسی کنیم.
همچنین در این مطلب مزایا و معایب استفاده از نرم‌افزار های مدیریت پروژه‌ای را که معرفی کرده‌ایم را نام برده‌ایم و شما را برای انتخاب هر چه بهتر یک نرم‌افزار مناسب جهت بهبود و رشد هر چه بیشتر کسب و کارتان راهنمایی کردیم.
اگر می خواهید اطلاعات بیشتری از نرم افزار های مدیریت پروژه، به ویژه نرم افزار MSP کسب نمایید، به وب سایت ساختمون 24 مراجعه فرمایید.
