راهنمای خرید بایگانی ریلی

از این رو، استفاده از سیستم‌ های بایگانی مدرن و پیشرفته به یکی از ارکان اصلی مدیریت صحیح اسناد تبدیل شده است. یکی از کاربردی‌ ترین و محبوب‌ ترین تجهیزات در این زمینه، سیستم بایگانی ریلی است. شرکت بایگان گستر آسیا با سال‌ ها تجربه در زمینه تولید و عرضه انواع قفسه‌ های بایگانی ریلی، توانسته است با ارائه راهکارهای تخصصی، نقش مؤثری در بهینه‌ سازی فضای بایگانی سازمان‌ ها داشته باشد.

در این مطلب، قصد داریم به معرفی ویژگی‌ های مهم خرید بایگانی ریلی مناسب بپردازیم و دلایل اهمیت انتخاب هوشمندانه در خرید این نوع تجهیزات را بررسی کنیم.

تولیدکننده بایگانی ریلی

یکی از روش هایی که می‌تواند هزینه و قیمت بایگانی ریلی را تا حد قابل توجهی کم کند، خرید از معتبرترین مرکز تولید کننده بایگانی ریلی است. زمانی که شما از تولیدکننده مستقیما خرید کنید و نصب و اجرای آن ها هم در برنامه‌شان باید بسیاری از هزینه‌های اضافی شما کم خواهد شد.

بررسی انواع ویژگی های مناسب جهت خرید بایگانی ریلی

خرید بایگانی ریلی نه‌ تنها باید بر اساس فضای موجود و نوع اسناد انجام شود، بلکه لازم است به کیفیت ساخت، امنیت و سهولت استفاده نیز توجه شود. در ادامه به مهم‌ ترین ویژگی‌ هایی که هنگام خرید بایگانی ریلی باید مدنظر قرار گیرد اشاره خواهیم کرد:

سایز و اندازه بایگانی ریلی

ابعاد و اندازه انواع بایگانی های ریلی از جمله سیستم بایگانی ریلی متحرک تاثیر مستقیمی به استفاده بهینه فضا در محیط های اداری دارد. هنگام انتخاب این نوع سیستم ها، باید به حجم اسناد و تعداد پرونده هایی که قرار است نگهداری شوند توجه شود. ارتفاع قفسه ها باید طوری باشد که کاربر بدون نیاز به نردبان یا تجهیزات اضافه بتواند به اسناد دسترسی داشته باشد. همچنین عرض و عمق قفسه ها باید متناسب با نوع پوشه ها از جمله زونکن، پرونده های رسمی یا نقشه ها طراحی شوند تا از فضای موجود بیشترین استفاده صورت گیرد.

امنیت بایگانی ریلی

در بسیاری از ادارات، اسنادی که بایگانی می شوند دارای اطلاعات مهم، محرمانه یا شخصی هستند. بنابراین امنیت سیستم بایگانی اهمیت زیادی دارد. وجود قفل مرکزی یا قفل های مکانیکی قوی که دسترسی به قفسه ها را محدود می کند، یک مزیت بزرگ به شمار می رود.
برخی مدل ها دارای قفل های دیجیتال یا رمزدار هستند که امنیت بیشتری فراهم می کنند. همچنین جنس بدنه باید طوری انتخاب شود که در برابر ضربه، رطوبت و گرد و غبار مقاومت کافی داشته باشد.

جنس بدنه و کیفیت ساخت

جنس بدنه انواع کمدهای بایگانی زونکن یکی از شاخص های اصلی در تعیین کیفیت نهایی محصول است. استفاده از ورق های فولادی با ضخامت استاندارد، جوشکاری دقیق، رنگ آمیزی با پوشش ضد خوردگی و مونتاژ با دقت بالا باعث می شود این تجهیزات تا سال ها بدون افت کیفیت مورد استفاده قرار گیرند.

طراحی مناسب با نوع اسناد

نوع اسنادی که قرار است بایگانی شوند، در انتخاب ساختار بایگانی ریلی موثر است. اسناد جاری که به طور مداوم مورد استفاده قرار می گیرند باید در دسترس سریع و آسان باشند.
در مقابل، اسناد راکد که کمتر به آن ها مراجعه می شود، می توانند در بخش هایی با دسترسی محدودتر قرار گیرند.
طراحی هوشمندانه این سیستم ها می تواند با استفاده از طبقات باز یا بسته، کشوهای قفل دار و قفسه های متحرک، بهینه ترین شرایط نگهداری را فراهم کند.

هماهنگی با فضای داخلی

هر محیطی شرایط خاص خود را دارد. بایگانی ریلی باید بر اساس نقشه داخلی محل نصب طراحی و تولید شود. عواملی مانند مساحت سالن، محل پنجره ها و درب ها، ارتفاع سقف و مسیر رفت و آمد در طراحی تاثیرگذار هستند.

در فضاهای کوچک می توان از بایگانی های چند طبقه یا دوبل استفاده کرد و در سالن های بزرگ، طراحی تفکیک شده می تواند مناسب تر باشد.

مقاومت در برابر رطوبت و شرایط محیطی

یکی از عوامل مهم در انتخاب بایگانی ریلی، مقاومت آن در برابر رطوبت، گرد و غبار و شرایط نامساعد محیطی است. در شهرهایی با رطوبت بالا یا محل هایی مانند زیر زمین ها، این ویژگی اهمیت بیشتری پیدا می کند. استفاده از رنگ های مقاوم به خوردگی، ورق گالوانیزه و پوشش های ضد زنگ باعث افزایش دوام محصول می شود. همچنین درزگیری مناسب بین قطعات، مانع نفوذ بخار و رطوبت به داخل قفسه ها می شود.

وزن بایگانی ریلی

وزن بایگانی ریلی باید به گونه ای باشد که هم استحکام لازم را فراهم کند و هم فشاری بیش از حد به کف سازه وارد نکند. در ساختمان هایی که محدودیت بارگذاری دارند، باید از مدل هایی با ورق فولادی سبک تر اما مقاوم استفاده شود.

همچنین وزن مناسب باعث می شود جابه جایی و نصب راحت تر انجام شود، بدون اینکه در کیفیت و پایداری سیستم اختلالی ایجاد شود.

کیفیت چرخ ها و ریل ها

یکی از مهم ترین بخش های بایگانی ریلی، ریل ها و چرخ هایی هستند که حرکت قفسه ها را ممکن می سازند. این اجزا باید از موادی مقاوم ساخته شوند و دارای یاتاقان های روان و بی صدا باشند. نصب دقیق ریل ها و تراز بودن کف محل نصب، نقش زیادی در عملکرد صحیح این سیستم ها دارد. هر گونه اشکال در حرکت روان قفسه ها می تواند کارایی کل سیستم را کاهش دهد.

زیبایی ظاهری و هماهنگی با دکوراسیون

در محیط های اداری، زیبایی و نظم تاثیر مهمی بر روحیه کارکنان و مراجعه کنندگان دارد. بایگانی ریلی باید دارای طراحی ظاهری جذاب، رنگ بندی مناسب و هماهنگ با دکور محیط باشد. استفاده از یراق آلات با طراحی زیبا، پوشش های ضد خش و انتخاب رنگ دلخواه برای مشتریان، از جمله امکاناتی است که برندهای معتبر ارائه می دهند.

قیمت بایگانی ریلی

اگر قصد استفاده از انواع کمدهای بایگانی یا قفسه بندی ها را دارید، حتما هزینه و قیمت آن هم برایتان مهم است. قیمت بایگانی های ریلی به عوامل مختلفی مانند تعداد، متراژ، جنس و ... بستگی دارد. برای اطلاع از این موارد باید با افراد متخصص در این زمینه مشورت کنید. قطعا خرید و راه اندازی یک سیستم بایگانی و صرف هزینه درست و بجا تا چندین سال برای‌تان مطمئن خواهد بود و امنیت خاطر را برای شما و کارکنان‌تان به همراه دارد.

خرید اینترنتی بایگانی ریلی

با توجه به اینکه در حال حاضر زمان یکی از گران‌ترین دارایی های بشر هست، خرید اینترنتی بایگانی ریلی می‌تواند یک انتخاب هوشمندانه برای صرف درست زمان باشد. با خرید اینترنتی نه تنها در وقت و هزینه‌تان صرفه‌جویی می‌شود بلکه به سیستم های جدید بایگانی اسناد هم دسترسی دارد و تنوع محصولات را در فضای ایترنت میبینید.

نکته جالب دیگر در خصوص سفارش و خرید اینترنتی بایگانی ریلی این است که به راحتی می‌توانید محصولاتی متناسب با فضا و کاربردی انتخاب کنید. این محصول یکی از پرطرفدارترین موارد در سیستم های اداری است زیر فضای محیط را تا 40 درصد آزاد می کند.

سخن پایانی

انتخاب و خرید یک سیستم بایگانی ریلی مناسب، نیازمند بررسی دقیق نیازها و در نظر گرفتن ویژگی‌ های مختلف محصولات موجود در بازار است. با توجه به نکاتی که در این مطلب به آن‌ ها اشاره شد، امیدواریم بتوانید با دیدی باز و آگاهانه، بهترین گزینه را برای سازمان خود انتخاب کنید.