معرفی ۸ نرم‌افزار همکاری تیمی

به گزارش «خبرنامه دانشجویان ایران»؛ همکاری تیمی، دیگر به‌معنای جمع‌شدن همه اعضا در یک اتاق و یادداشت‌برداری با کاغذ و قلم نیست. امروزه، اعضای تیم در مکان‌های مختلف و حتی کشورهای متفاوت کار می‌کنند، بنابراین یافتن راهی برای هماهنگی بین آن‌ها اهمیت بسیار زیادی دارد. در سال‌های اخیر نرم‌افزارهای مختلفی برای همکاری تیمی ساخته شده‌اند که هریک بخشی از این همکاری مانند صحبت، اشتراک‌گذاری فایل‌ها، تقسیم کارها، جلسات روزانه و.... را پوشش می‌دهند. 

ما در این مقاله معرفی 8 نرم‌افزار همکاری تیمی را معرفی می‌کنیم که هرکدام از جنبه خاصی برای تیم‌ها مفید و موثر هستند. 

چگونه بهترین نرم‌افزار همکاری تیمی را انتخاب کنیم؟

هر تیم، مجموعه نرم‌افزار همکاری تیمی مخصوص به خود را دارد. دلیل آن هم این است که نیازها، خوسته‌ها و فرهنگ هر تیم با تیم دیگر متفاوت است. برای انتخاب ابزارهای مناسب، لازم است نکات زیر را در نظر بگیرید:

۱. آیا با بودجه شما سازگار است؟

بودجه تیم شما تعیین می‌کند چه ابزارهایی و چند ابزار می‌توانید استفاده کنید. هرچه بودجه کمتر باشد، ممکن است بهتر باشد به‌جای گزینه‌های تخصصی، سراغ اپلیکیشن‌های چندمنظوره بروید. برای مثال، یک نرم‌افزار مدیریت پروژه رایگان و فارسی می‌تواند بسیاری از مشکلات را حل کند. 

۲. آیا برای وظایف خاص تیم مناسب است؟

برخی وظایف بین همه تیم‌ها مشترک است، مثل ارسال پیام یا همکاری روی پروژه‌ها. اما وظایف ویژه هر دپارتمان ممکن است نیازمند ابزارهای تخصصی‌تر باشند.

۳. آیا می‌تواند حجم کار و اندازه تیم را مدیریت کند؟

اندازه تیم و حجم کار می‌تواند بر قیمت ابزارها و همچنین امکانات قابل دسترسی تأثیر بگذارد. ابزاری که انتخاب می‌کنید باید با حجم کار و تعداد اعضای تیم هماهنگی داشته باشد. 

۴. آیا با سایر ابزارهای شما یکپارچه می‌شود؟

در بسیاری از موارد، یکپارچه‌شدن حداقل چند نرم‌افزار همکاری تیمی ضروری است. برای مثال، ممکن است لازم باشد اطلاعات گفت‌وگو را با تنظیم جلسات یکپارچه کنید. لازم است نیازها را برآورد کرده و براساس نرم‌افزارهای همکاری تیمی با قابلیت یکپارچه‌سازی را انتخاب کنید. 

1.بهترین نرم‌افزار همکاری تیمی برای گفت‌وگو: Slack

ارتباط، قلب همکاری است؛ بدون آن، تیم معنایی ندارد. به همین دلیل، ابزارهای چت تیمی یک ضرورت برای تیم‌ها هستند. Slack یکی از محبوب‌ترین گزینه‌ها در این زمینه است. با این ابزار می‌توانید کانال‌های اختصاصی برای تیم یا پروژه بسازید، گفت‌وگوها را به‌صورت موضوعی (Thread) سازمان‌دهی کنید، پیام‌ها را نقل‌قول کنید و حتی ایموجی‌های شخصی طراحی کنید. همچنین امکان اشتراک‌گذاری فایل با کشیدن و رهاکردن، برقراری تماس صوتی و تصویری و جست‌وجوی پیشرفته وجود دارد.

در صورت تمایل می‌توانید با پرداخت هزینه اضافه، Slack AI را فعال کنید تا جست‌وجو، خلاصه‌سازی مکالمات طولانی و مدیریت اطلاعات، ساده‌تر شود.

• قیمت: Slack پلن رایگان دارد؛ پلن Pro از ۷.۲۵ دلار به‌ازای هر کاربر در ماه (سالانه) هزینه دارد.

• جایگزین‌های Slack: اگر از Microsoft 365 استفاده می‌کنید، Microsoft Teams انتخاب بهتری است؛ برای کاربران Google Workspace هم Google Chat مناسب‌تر خواهد بود.

2.بهترین نرم‌افزار همکاری تیمی برای ویدئوکنفرانس و اشتراک‌گذاری صفحه: Zoom

گاهی همکاری فقط با حضور چهره‌به‌چهره یا دست‌کم «صفحه‌به‌صفحه» معنا پیدا می‌کند؛ در این شرایط، Zoom یکی از محبوب‌ترین انتخاب‌هاست. امکان ضبط کامل جلسات، اشتراک‌گذاری صفحه و گفت‌وگوی متنی حین جلسه وجود دارد. همچنین، Zoom قابلیت زیرنویس زنده و رونوشت خودکار مکالمات را ارائه می‌دهد و حتی روی اینترنت ضعیف هم اتصال پایدار حفظ می‌شود، هرچند با کیفیت کمتر.

ویژگی‌های دیگر این نرم‌افزار همکاری تیمی مانند اشتراک و حاشیه‌نویسی روی فایل‌ها، وایت‌برد تعاملی (برای ترسیم نمودار، یادداشت و درج تصویر) و دستیار هوش مصنوعی Zoom AI Companion نیز در دسترس هستند. این دستیار می‌تواند پرسش‌ها را پاسخ دهد یا خلاصه‌ای دقیق از جلسه تولید کند

• قیمت Zoom: این نرم‌افزار برای حداکثر ۱۰۰ نفر و جلسات ۴۰ دقیقه‌ای رایگان است؛ پلن Pro از ۱۳.۳۲ دلار در ماه برای هر کاربر (سالانه) شروع می‌شود. 

• جایگزین Zoom: گوگل میت برای کاربران گوگل ورک اسپیس و مایکروسافت تیمز برای ترکیب چت تیمی و کنفرانس ویدیویی جایگزین‌های مناسبی برای Zoom هستند. 

3.بهترین نرم‌افزار همکاری تیمی برای مدیریت پروژه: Asana

 یک اپلیکیشن قدرتمند مدیریت پروژه یکی از ضرروی‌ترین نرم‌افزار همکاری تیمی است. همکاری تیمی به‌معنای دنبال‌کردن یک هدف مشترک و تقسیم وظایف در راستاری آن است، کاری که می‌توان آن را با کمک یک نرم‌افزار مدیریت کارها، ساده و لذت‌بخش کرد. 

Asana یکی از بهترین نرم‌افزارها در این حوزه است که می‌تواند فعالیت‌ها پروژه را بین افراد سازمان‌دهی کند. هنگام ایجاد پروژه جدید، می‌توانید آن را عمومی کنید تا همه اعضای تیم دسترسی داشته باشند، بدون اینکه مجبور باشید تک‌تک افراد را دعوت کنید. اضافه‌کردن، جابه‌جایی و تکمیل وظایف، درست مانند یک اپلیکیشن فهرست کارها انجام می‌شود و به همین دلیل بسیار ساده است.

قابلیت پیام‌رسانی داخلی امکان گفت‌وگو و همکاری بدون خروج از برنامه را فراهم می‌کند. همچنین ابزارهای گزارش‌دهی Asana نمایی کلی از وضعیت پروژه، وظایف عقب‌افتاده یا در معرض خطر ارائه می‌دهد. علاوه‌بر این، می‌توانید اهداف و زیر‌اهداف تعریف کنید تا مسیر پیشرفت تیم به‌طور خودکار براساس شاخص‌های تعیین‌شده پیگیری شود.

در پلن‌های پولی، به Asana AI هم دسترسی دارید؛ مجموعه‌ای از ابزارهای هوش مصنوعی که مدیریت پروژه را سریع‌تر و هوشمندتر می‌کنند. برای مثال، می‌توانید از AI بپرسید: «چند وظیفه در این پروژه در حال انجام است؟ »یا «تمام وظایف وابسته به این نقطه عطف را نشان بده.»

• قیمت Asana :Asana برای حداکثر ۱۰ کاربر با پروژه‌ها و وظایف نامحدود، سه نمای پروژه و امکانات پایه، رایگان است. پلن Starter از ۱۰.۹۹ دلار در ماه برای هر کاربر (سالانه) شروع می‌شود.

• جایگزین‌های Asana: یکی از بهترین جایگزین‌های Asana برای تیم‌هایی که مایل هستند از یک رابط کاربری فارسی استفاده کنند، نرم‌افزار تسکامون است. همچنین کلیک‌آپ و ماندی هم گزینه‌های مناسبی هستند، اما از زبان فارسی پشتیبانی نمی کنند. 

4.بهترین نرم‌افزار همکاری تیمی برای ذخیره سازی فایل‌ها: Google Drive

اگر به‌دنبال رویکردی مبتنی بر فایل برای همکاری تیمی باشید، غول ذخیره‌سازی ابری یعنی Google Drive یکی از مطمئن‌ترین انتخاب‌هاست. این ابزار به شما امکان می‌دهد فایل‌های مهم پروژه را به‌سادگی مدیریت و به اشتراک بگذارید. حتی در زمان قطع اینترنت نیز می‌توانید به‌صورت آفلاین روی فایل‌ها کار کنید؛ تغییرات شما ذخیره شده و به‌محض اتصال دوباره همگام‌سازی می‌شوند.

از سوی دیگر، Google Drive با صدها اپلیکیشن جانبی سازگار است و امکان ایجاد گردش‌کارهای متنوع و شخصی‌سازی‌شده را فراهم می‌کند. 

• قیمت Google Drive: این نرم‌افزار تا سقف ۱۵ گیگابایت رایگان است؛ طرح پولی از ۲.۹۹ دلار در ماه برای طرح Google One با ۲۰۰ گیگابایت فضای ذخیره‌سازی مشترک در Photos ،Drive و Gmail؛ و از ۶ دلار به‌ازای هر کاربر در ماه (سالانه) برای طرح Google Workspace Business Starter با ۳۰ گیگابایت فضا برای هر کاربر هزینه دارد. 

• جایگزین‌های Google Drive: اگر در اکوسیستم مایکروسافت فعال هستید، OneDrive گزینه‌ای عالی است. همچنین اگر فقط به ذخیره اسناد (و نه عکس و ویدئو) نیاز دارید، نرم‌افزارهای مدیریت اسناد گزینه‌های مناسب‌تری به‌عنوان نرم‌افزار همکاری تیمی هستند.

5. بهترین نرم‌افزار همکاری تیمی برای ضبط صفحه نمایش: Loom

اگر ترجیح می‌دهید همکاری تیمی به‌صورت غیرهم‌زمان باشد، یک ابزار ضبط صفحه بهترین گزینه است. این ابزارها امکان توضیح موضوعات پیچیده را همراه با روایت صوتی فراهم می‌کنند و جذابیت بیشتری به محتوای شما می‌بخشند.

 Loom برای بیشتر کاربران بهترین انتخاب است. این پلتفرم قدرتمند به شما اجازه می‌دهد صفحه نمایش، صفحه نمایش همراه با ویدئو وب‌کم، یا فقط ویدیو وب‌کم را ضبط کنید. قابلیت ویرایش‌های پایه‌ای در مرورگر وجود دارد و سپس می‌توانید لینک ویدئو را به‌سادگی با دیگران به اشتراک بگذارید. نسخه رایگان Loom امکان ذخیره و اشتراک‌گذاری ۲۵ ویدئو با حداکثر ۵ دقیقه زمان را فراهم می‌کند.

در پلن‌های Business + AI و Enterprise ،Loom قابلیت‌های هوش مصنوعی را نیز ارائه می‌دهد؛ این قابلیت‌ها عبارت‌اند از رونویسی خودکار، تولید عنوان، خلاصه و فهرست بخش‌ها. حتی گزینه‌ای برای حذف کلمات پرکننده و سکوت‌های اضافی هم وجود دارد.

اگر به‌ندرت نیاز به ضبط صفحه دارید و مشکلی با مدیریت فایل به‌صورت دستی ندارید، حتی می‌توانید بدون نصب نرم‌افزار اضافی، مستقیماً صفحه نمایش خود را ضبط کنید.

• قیمت :Loom برای ۲۵ ویدئو ۵ دقیقه‌ای رایگان؛ از ۱۵ دلار در ماه (سالانه) برای پلن Business شامل ویدئوهای نامحدود، امکانات هوش مصنوعی و امکان واردکردن ویدئو.

• جایگزین‌ها : ScreenPal برای ضبط سریع با ابزارهای حاشیه‌نویسی و Camtasia برای ضبط و تدوین حرفه‌ای.

6.بهترین نرم‌افزار همکاری تیمی برای ساخت پرزنتیشن: Pitch

اگر تمرکز تیم شما بر ساخت یا ارائه پرزنتیشن‌های تیمی است، ابزارهای جدید پرزنتیشن این کار را ساده کرده‌اند؛ آن‌ها قالب‌بندی سریع اسلایدها و ایجاد اسلایدشوهای حرفه‌ای را برعهده می‌گیرند؛ آن هم در یک محیط آنلاین تیمی.

Pitch یکی از کاربرپسندترین و تیم‌محورترین گزینه‌هاست. این اپلیکیشن همه چیزهایی را که از یک ابزار برتر انتظار دارید در اختیار شما قرار می‌دهد: قالب‌های زیبا، امکان شخصی‌سازی و سهولت استفاده. اما نقطه قوت واقعی Pitch زمانی آشکار می‌شود که اعضای تیم به آن اضافه شوند.

شما می‌توانید کل پرزنتیشن یا اسلایدهای مشخص را به افراد اختصاص دهید، وضعیت پروژه را به‌روزرسانی کنید و در طول کار، یادداشت و نظر بگذارید. حتی می‌توانید قالب‌های اختصاصی را ذخیره کنید تا ساخت پرزنتیشن‌های بعدی سریع‌تر پیش برود. امکان دعوت از همکاران بیرونی برای مشارکت در ساخت یک پرزنتیشن نیز وجود دارد.

Pitch همچنین یکی از قوی‌ترین امکانات هوش مصنوعی مولد را در بین ابزارهای مشابه ارائه می‌دهد که تولید محتوای متنی و طراحی کلی اسلایدها در سطحی بسیار حرفه‌ای را امکان‌پذیر می‌کند. فقط فعلاً برای انتخاب تصاویر مرتبط نمی‌توان کاملاً به آن تکیه کرد.

• قیمت Pitch: پلن رایگان شامل پرزنتیشن‌های نامحدود، قالب‌های سفارشی و امکانات هوش مصنوعی است. پلن Pro از ۲۰ دلار در ماه (ماهانه) شامل دو ویرایشگر، تاریخچه نسخه‌ها تا ۳۰ روز و خروجی بدون واترمارک است.

• جایگزین‌های Pitch :Canva با قالب‌های متنوع و ساده‌سازی فرایند طراحی و Google Slides با قابلیت همکاری هم‌زمان و دسترسی آسان آنلاین جایگزین‌های این نرم‌افزار همکاری تیمی هستند. 

7.بهترین نرم‌افزار همکاری تیمی برای وایت‌بورد آنلاین: Miro

 Miro یک وایت‌بورد قدرتمند است که امکان جلسات خلاقانه و آزاد را فراهم می‌کند. می‌توانید از قالب‌های متنوع برای شروع استفاده کنید یا از صفر، صفحه‌ای سفید بسازید. اضافه‌کردن شکل‌ها، متن و استیک‌نوت‌ها به‌کمک رابط کاربری کشیدن و رهاکردن به‌سادگی انجام می‌شود.

علاوه‌بر این، قابلیت ارائه زنده و اشتراک‌گذاری صفحه دارد و با Talktracks می‌توانید توضیحات ضبط‌شده در اختیار تیم بگذارید. امکانات مدیریت پروژه شامل پیگیری تغییرات، تعیین وظایف و گفت‌وگو با اعضا هم فراهم است. همچنین Miro ابزارهای هوش مصنوعی ارائه می‌دهد که ساخت دیاگرام و تصویر و تولید خودکار استیک‌نوت‌ها و ایده‌پردازی با چت‌بات را انجام می‌دهند.

• قیمت: Miro نسخه رایگان شامل ۳ تخته قابل‌ویرایش، ۵ Talktrack و ۱۰ اعتبار هوش مصنوعی در ماه برای هر تیم؛ نسخه استارتر از ماهیانه ۱۰ دلار به‌ازای هر کاربر (سالانه) با تخته‌ها و امکانات نامحدود.

• جایگزین‌های: Miro Lucidspark برای جلسات تیمی خلاقانه و طراحی وایت‌بورد آنلاین و Conceptboard برای همکاری بصری و سازمان‌دهی ایده‌ها در یک محیط تعاملی و قابل اشتراک.

8. بهترین نرم‌افزار همکاری تیمی برای نقشه ذهنی (مایندمپ): MindMeister 

نقشه ذهنی راهی عالی برای سازمان‌دهی ایده‌هاست. MindMeister با امکان ایجاد و اتصال مفاهیم، گذاشتن نظر و کار گروهی، محیطی تعاملی‌تر از پاورپوینت و کاربردی‌تر از دفترچه طراحی فراهم می‌کند. اتصال مستقیم این نرم‌افزار همکاری تیمی با MeisterTask این امکان را می‌دهد که ایده‌ها را به وظایف عملیاتی تبدیل کنید و آن‌ها را به اعضای تیم بسپارید. علاوه‌بر این، با اتصال به ابزارهایی مثل Notion یا Slack می‌توانید فرایندها را خودکار کرده و جریان کار را یکپارچه مدیریت کنید.

• قیمت: MindMeister نسخه رایگان شامل ۳ مایندمپ و همکاری نامحدود؛ نسخه پرو از ماهیانه 10.5 دلار (سالانه) با امکاناتی مثل نقشه‌های نامحدود، تاریخچه نسخه‌ها و خروجی PDF.

• جایگزین‌های XMind :MindMeister برای طراحی نقشه‌های ذهنی حرفه‌ای با ظاهری جذاب و Coggle برای ترسیم سریع و ساده‌ی ایده‌ها در محیطی کاملاً آنلاین و تیمی