مهم‌ترین نکته این است که در ابتدا باید دانشجو با روند امور اداری دانشگاه آشنا شود. به این معنا که فردی که تازه وارد دانشگاه می‌شود از فضایی مانند دبیرستان به مرحله دانشگاه رسیده است و در دبیرستان تجربه انجام مسائل اداری خود را نداشته است؛ اما وقتی که به دانشگاه می‌آید حجم زیادی از امور اداری مرتبط با خود را باید بر عهده بگیرد. علاوه بر این، مسئله دوری از خانواده برای دانشجویانی که در شهر دیگری مشغول به تحصیل می‌شوند نیز عاملی برای سخت شدن پیگیری امور آن‌ها می‌شود. معمولا مسائل اداری دانشجو‌ها در بحث جدید الورودی‌ها از اهمیت بیشتری برخوردار است. جدید الورودی‌ها نسبت به مسائل انضباطی و تعاریف آموزشی نظیر انتخاب واحد و حذف و اضافه و... آشنایی ندارند و برای بار اول با آن‌ها مواجه می‌شوند. همین طور حضور در دانشگاه مستلزم رعایت ضوابط و روش‌های رفتاری مشخصی است که دانشجو با این‌ها آشنا نمی‌شود.
البته دانشگاه‌ها با جشن‌های مربوط به جدید الورودی‌ها و برگزاری کارگاه‌های اولیه، دانشجویان را با این امور به صورت سطحی آشنا می‌کنند؛ اما روشن نمودن تمام این مسائل در یک سخنرانی و همایش و جشن امکان پذیر نیست؛ بلکه دانشجو در جریان تحصیل به تدریج باید با این تعاریف آشنا شود.
بله؛ البته این آشنایی حتما باید برای نتیجه بخش بودن در جمع‌ها و گروه‌های کوچک برنامه ریزی شود. این قبیل جشن‌ها معمولا با حضور ۱۰۰۰ نفر یا ۲۰۰۰ نفر از ورودی‌های جدید صورت می‌گیرد و مسئولان هم می‌خواهند این مراسم یک مراسم مفرح باشد، هم حکم خوش آمدگویی داشته باشد و هم اینکه مسئولان دانشگاهی در آن به معرفی خود بپردازند و برنامه‌های مختلف دیگر. همه این مسائل در یک برنامه سه الی چهار ساعته محقق نمی‌شود. برای این کار باید برای هر کلاس که مثلا ۳۰ الی ۴۰ نفر باشد در یک بازه محدود دوره‌های آموزشی مسائل اداری و اصطلاحات برگزار شود. نکته مهم دیگر این است که مرجع آشنایی دانشجویان با مسائل اداری و آموزشی باید مسئولان دانشگاهی باشند و نه دانشجویان سال بالایی. اگر این برنامه‌های آموزشی توسط مسئولان به درستی ترتیب داده نشود، دانشجویان سال بالایی مرجع دانشجویان می‌شوند و طبعا در مراجعاتی که در آینده خواهند داشت به جای آنکه سراغ مسئولان بروند، به سراغ دانشجویان سال بالایی می‌روند که این وجهه مسئولان را تخریب می‌کند و آسیب‌هایی ایجاد می‌نماید.
یک بعد از مشکلات نکته‌ای بود که گفتم. بعد دیگر این است که با توجه به پراکندگی دانشکده‌های یک دانشگاه و میزان بزرگی و کوچکی آن حجم درگیری‌های اداری نیز تغییر می‌کند. از آنجا که محیط دانشگاه متشکل از تیپ‌ها و اخلاق‌های متفاوت است، کارمندان دانشگاهی نیز باید با روش و رفتار متفاوتی نسبت به سایر ادارات و سازمان‌ها با دانشجو برخورد کنند. به عنوان نمونه روشی که یک کارمند بانک در مواجهه با افرادی که به بانک می‌آیند استفاده می‌کند با روش کارمند دانشگاهی متفاوت است. نکته دیگری که وجود دارد این است که بسیاری از دانشگاه‌های ما کارهای خود را با استفاده از فرایندهای الکترونیکی و مجازی انجام نمی‌دهند که این مسئله خود مزید علت می‌شود. البته امروز خیلی کار‌ها انجام شده و بسیاری از دانشگاه‌ها برنامه‌های انتخاب واحد یا صدور گواهی‌ها و سایر نیازهای دانشجویان را از طریق سیستم‌های مجازی انجام می‌دهند اما هنوز خیلی از کارهای دانشجویان نیاز به حضور فیزیکی دارد و پراکندگی دانشکده‌ها وقت و انرژی زیادی از دانشجو می‌گیرد.
الان فرایند تصویب پایان نامه که البته در مورد کیفیت آن‌ها حرف‌های زیادی می‌شود زد، دچار موانع زیادی است. موانع اداری در بحث پایان نامه مربوط به اطلاع یافتن دانشگاه از عدم تکراری بودن موضوع آن است. از آنجا که الان در کشور یک سامانه جامع وجود ندارد تا در آن تمام پایان نامه‌های انجام شده همانند یک بانک وجود داشته باشد، مسئولان دانشگاه برای حصول اطمینان از اینکه موضوع پایان نامه تکراری نباشد و دانشجو به سراغ سرقت‌های علمی نرود دقت‌های زیاد و وقت گیری در روند تصویب پایان نامه صرف می‌کنند؛ اما در عمل می‌بینیم که این فرایندهای وقت گیر نتیجه‌ای نداشته است؛ زیرا دانشجویانی که واقعا به دنبال کار علمی باشند، پایان نامه خود را به صورت محققانه و پژوهش محور به انجام می‌رسانند و دانشجویانی که می‌خواهند از مسیرهای دیگر کار خود را انجام دهند راه و چاه مماشات با این قوانین دست و پا گیر را بلدند. بنابراین صرف زمان طولانی در دوره ارشد برای تصویب موضوع پایان نامه یک روند اداری بیهوده است و متاسفانه در برخی شوراهای دانشگاه در موضوع انتخاب پایان نامه نیز بحث علمی مطرح نیست و بده بستان‌هایی بین برخی اساتید برای تصویب موضوعات صورت می‌گیرد. در نهایت پس از این مرحله دانشجو با موضوع فارغ التحصیلی دست به گریبان می‌شود. برای دانشجو از طرف دانشگاه بانک اطلاعاتی تنظیم نمی‌شود تا از ابتدای تحصیل دانشجو اطلاعات کلی خود از قبیل مسائل خوابگاه و تسویه آن و یا بدهی‌هایی که به دانشگاه دارد را بداند. در برخی موارد دانشجو را در لحظه آخر از پاس نکردن برخی از واحد‌هایشان مطلع می‌سازند که شما ۴ واحد را پاس نکردی یا باید این ۲ واحد را در دانشکده دیگری پاس کنی. بنابراین دانشجو در دانشگاه باید یک پایگاه اطلاعات داشته باشد تا بتواند در حین تحصیل به طور مستمر از نواقص پرونده و اقداماتی که باید انجام دهد مطلع باشد.
بر اساس مطالعات و اطلاعاتی که به ما می‌رسد در دانشگاه‌های بر‌تر روی این امور دانشجویان دقت فراوانی صورت می‌گیرد. به عنوان مثال در جلسه‌ای که برای تعیین صحت موضوع یک پایان نامه یا مقاله ترتیب داده می‌شود، با یک جستجوی ساده در نرم افزارهای تخصصی به سرعت می‌توانند تکراری بودن یا نبودن آن را تشخیص دهند و در جلسات دفاع نیز با سرقت‌های علمی برخورد کنند. آن‌ها طوری هم با سرقت‌های علمی برخورد می‌کنند که دیگر، دانشجویان حتی ریسک انجام کارهای این چنینی را هم نمی‌کنند. اما در کشور ما موارد بسیار زیادی هست که خود من هم با برخی از آن‌ها برخورد کرده‌ام که پایان نامه‌ای در جلسه دفاع به حدی مشکل داشته است که از طرف اساتید داور رد شده است اما در ادامه به دلیل رعایت حال دانشجو که سنوات ندارد یا فرصت تحصیلش به اتمام رسیده، در نهایت پایان نامه‌اش به دلیل این قبیل بهانه‌ها پذیرفته می‌شود.
اگر پایگاه داده جامعی در مورد مسائل اداری شکل بگیرد این مشکلات حل می‌شود. یک پایگاه داده هم باید برای مسائل علمی و آموزشی دانشجو ایجاد شود. به طوری که تمام فعالیت‌های دانشجو اینکه چه واحدهایی را گذرانده روی چه موضوعات علمی کار کرده و موضوعات مربوط به پایان نامه‌ها و سایر فعالیت‌های علمی او را پوشش دهد. اگر این طور باشد نحوه ارزیابی دانشجو و دوره تحصیل او نیز راحت‌تر خواهد شد و البته این اطلاعات حتما باید هم برای دانشجو قابل دسترسی باشد و هم برای مسئولانی که باید در جریان آن قرار بگیرند.
شاید بتوان گفت که جدی‌ترین محلی که افراد در جوانی آن را به عنوان خانه دوم خود محسوب می‌کنند دانشگاه باشد. افراد به هر حال در خانواده‌ای رشد می‌کنند زمان‌های محدود و مشخصی را در مدرسه سپری می‌کنند؛ اما عموما این طور هستند که هم از نظر عاطفی و هم به عنوان آغاز یک زندگی جدید، دانشگاه را محل دوم زندگی خود به حساب می‌آورند. این نکته را کارمندان دانشگاهی باید بدانند که در این محیط تصویر جدیدی از زندگی برای دانشجو شکل می‌گیرد؛ مخصوصا برای دانشجویانی که در شهر دیگری تحصیل می‌کنند. این دانشجویان ارزش گذاری کردن نسبت به رفتار و اخلاق را از نحوه برخوردهای مسئولان دانشگاه یاد می‌گیرند. بنابراین طبیعی است که مدل برخورد و تعامل با دانشجو نیز باید دارای ملزومات ویژه‌ای باشد. نکته دوم این است که کارمندان دانشگاهی نباید دانشجو را سربار خود بدانند. اغلب دیده می‌شود که کارمندان دانشجو را به دید یک مشکل و یک مسئله نگاه می‌کنند و علیه او موضع می‌گیرند. فرضا یک دانشجو نیاز به یک کار آموزشی یا یک گواهی دارد که در نگاه اول خلاف مقررات است و همین کافی است که کارمند مربوطه با دانشجو همکاری نکند و برخوردهای بدی با او کند به طوری که دانشجو را مجبور به اصرار کردن‌های مکرر نماید و بعد که پیگیری می‌کند معلوم می‌شود آیین نامه‌های جدید اجازه انجام خواسته این دانشجو را می‌دهد.
دانشجو را به کار بگیرند؟
برای کارمندان دانشگاهی معمولا دوره‌هایی می‌گذارند و تذکراتی نیز به آن‌ها در این حوزه‌ها داده می‌شود؛ اما به طور کلی هم و غم جدی برای این مسائل در دانشگاه‌ها وجود ندارد. الان اولویت دغدغه‌های مسئولان دانشگاهی این است که بودجه‌های آن‌ها برسد و بتوانند حداقل‌های دانشگاه را تامین کنند و به اصطلاح سرپناهی برای دانشجو داشته باشند. اینکه بیاییم برای کارمندان دوره‌های آموزشی برگزار کنیم که رفتار آن‌ها با دانشجو اصلاح شود از دید آن‌ها اولویتی ندارد. گاه می‌بینیم که در خوابگاه یا دانشگاه مسئولانی هستند که برخوردهای خوبی با دانشجویان دارند و چقدر هم مورد استقبال دانشجویان قرار می‌گیرند تا جایی که حتی دانشجویان مسائل خصوصی خودشان را هم با آن‌ها در میان می‌گذارند. این دغدغه به جا و درستی است که برای کارمندان دانشگاهی دوره‌های لازم را بگذارند و مسلما در کاهش مشکلات اخلاقی دانشگاه‌ها تاثیر دارد زیرا در این صورت مسئولان تبدیل به بزرگترهای دلسوزی برای دانشجویان می‌شوند و می‌توانند مشکلات فراوانی از دانشجویان را حل کنند. اما در حال حاضر متاسفانه اغلب کارمندان دانشگاهی تنها به وظیه کارمندی خود عمل می‌کنند تازه اگر از آن کمتر نباشد.
* گفتگو از مرتضی جمشیدی
