مدیریت اسناد مهندسی در سامانه‌های مدیریت پروژه سازمانی

خبرنامه دانشجویان ایران: یکی از معضلات اجرای موفق پروژه هایی که شامل فاز مهندسی هستند، اجرای بهینه و موثر فرآیند ایجاد اسناد (Document Generation)، بررسی و تایید مدارک (Document Review and Approval) چه در حوزه مدارک مفهومی (Conceptual Design)، مدارک پایه (Basic) و تفصیلی (Detail) است. این فرآیندها مخصوصا وقتی در کنار حوزه هایی مثل خرید و ساخت (در پروژه های خانواده EPC) به علت القای نیازمندیهای متنوع از سوی این دو فاز پیچیده تر نیز میشوند. مدیریت اسناد مهندسی و نسخ مختلف نقشه ها، رویه ها و دیگر اقلام ایجاد شده در کنار مرسولاتی (Transmittal) که بین کارفرما، مشاور و پیمانکار جابجا میشوند، نظراتی که روی این اقلام گذاشته میشوند و پاسخهایی که دریافت میکنند (Comment Sheet/Reply Sheet) و گردشهای داخلی این اقلام بین دیسیپلینهای مختلف (Inter Discipline Check) همگی شامل حجم زیادی از اطلاعات هستند که در صورت عدم بکارگیری یک سامانه اطلاعاتی مناسب به همراه یک داشبورد مدیریت پروژه برای ارائه گزارشات، کار مسئولین مهندسی به شدت سخت میشود.

نه تنها در ایران، بلکه در بسیاری از شرکتها، فاز مهندسی با کمک یک نرم افزار کنترل پروژه در کنار چندین فایل اکسل و فولدرهایی شامل آخرین نسخ و یا نسخه های قبلی وجدید اقلام تحویلی این فاز ، مدیریت میشود. روش کار به این صورت است که در سطح بالا کنترل زمان کلی فاز مهندسی با بکارگیری یک فایل در یک نرم افزار کنترل پروژه مثل MSP یا Primavera شروع میشود. پس از تهیه برنامه زمانی در نرم افزار کنترل پروژه، لیستی از مدارک مهندسی که میبایست ایجاد شود تهیه شده (MDR) و ارتباط آن با فعالیتهای برنامه زمانبندی تهیه شده و سپس فرآیند تولید یا بررسی مدرک با بکارگیری شیتهای دیگر و یا فایلهای دیگر اکسل مدیریت میشود.

این کار مستلزم این است که فرد یا افرادی در قالب دفتر مدیریت اسناد (Document Control Center) یا DCC مرحله به مرحله حرکت هر مدرک را بین کارفرما، مشاور، ناظر و پیمانکار و همچنین در داخل سازمان پیمانکار و در بین دیسیپلینهای مختلف رصد کرده و ثبت نمایند. این حرکت بر اساس اسناد اولیه زمان قرارداد موجب ایجاد پیشرفت بر اساس شرایط هر مدرک و وزن آن از کل فاز مهندسی و به نسبت به کل پروژه خواهد شد و پیمانکار مهندسی بر همین اساس اقدام به صدور صورت وضعیت میکند.

برای مثال در یک پروژه ممکن است اسناد به سه دسته A ،B و C تقسیم شده و مشخص شود به محض شروع کار روی یک نقشه از نوع A میزان پیشرفت آن نقشه 10 درصد خواهد بود. سپس بلافاصله بعد از ایجاد نسخه اولیه همان سند میزان پیشرفتش 30 در نظر گرفته شده و پس از تایید نسخه اول پیشرفت 70 و پس از تایید نهایی 100 خواهد شد. این توافق معمولا به نام Project Measurement System یا (PMS) شناخته میشود. بدون بکارگیری یک سیستم اطلاعاتی و داشبورد مدیریت پروژه مرتبط با آن این فرآیند و گردش فایل بین ذینفعان مختلف پروژه میبایست به صورت دستی انجام شود و پر واضح است که این فرآیند دستی به چه میزان مستعد بروز خطاست.

راه حل مرسوم بکارگیری سامانه هایی با عنوان کلی EDMS یا سامانه های مدیریت اسناد مهندسی (Electronic Document Management System) است. این سامانه ها با دریافت برنامه زمانی پروژه از نرم افزار کنترل پروژه و یا ایجاد داخلی آن در کنار مدیریت لیست مدارک مهندسی (MDR) میتوانند داشبوردهای گزارش دهی لازم را در اختیار سازمان قراردهند. برخی از این سامانه ها تنها جایگزینی کم خطا تر برای اکسل هستند و نیاز به دستگردانی دستی مدارک را مرتفع نمیسازند. اما برخی دیگر به صورت تحت وب پیاده شده و امکان تراکنش دیسیپلینهای مختلف پروژه را بر اساس PMS بخش مهندسی فرآهم می آورد.

ماژول مهندسی نرم افزار مدیریت پروژه IPMP امکان طراحی چرخه کاری دستگردانی مدارک به همراه ماتریس ارجاع، روش محاسبه پیشرفت بر اساس وضعیت چرخه تولید و بررسی (PMS)، نگهداری نسخ مختلف اقلام، مدیریت ترنسمیتالها، کامنت شیتها و ریپلای شیتها، امکان ارجاع داخلی به PSL و دیگر اعضای دیسیپلینهای مختلف پروژه و بسیاری امکانات دیگر را در اختیار سازمانها قرار میدهد. در نهایت کاربران سطوح مختلف سازمان میتوانند از کلیت وضعیت فاز مهندسی در داشبورد مدیریت پروژه این نرم افزار مطلع شده و با دریل داون به جزئیات وضعیت مدارک بر اساس نوع مدرک، دیسیپلین، اهمیت و وزن مدرک و ... دسترسی پیدا کنند.