به گزارش «خبرنامه دانشجویان ایران»؛ امروزه که سازمان ها با حجم عظیمی از مکاتبات و اسناد مواجه هستند، مدیریت کارآمد اطلاعات، به یکی از اولویت های اصلی آن ها تبدیل شده است. در یک سازمان بزرگ، هماهنگی میان بخش های مختلف و دسترسی سریع به مستندات، نقش مهمی در بهبود عملکرد کلی مجموعه دارد. در این شرایط، استفاده از یک نرم افزار دبیرخانه و بایگانی قدرتمند، نه تنها روند ثبت و پیگیری مکاتبات را تسهیل می کند، بلکه موجب افزایش دقت و کاهش خطاهای انسانی نیز خواهدشد. ما نیز در این مقاله، قصد داریم به معرفی نرم افزارهای دبیرخانه و بایگانی پرداخته و ویژگی ها، مزایا، قیمت و شرایط ایده آل برای خرید این نرم افزارها را بررسی کنیم.
مهم ترین قابلیت های یک نرم افزار دبیرخانه و بایگانی جامع
-
ثبت انواع نامه های وارده، صادره و داخلی
یکی از ابتدایی ترین و درعین حال مهم ترین قابلیت های هر نرم افزار دبیرخانه، امکان ثبت انواع نامه ها شامل:
-
نامه های وارده
مکاتباتی که از سوی مشتریان، شرکت های همکار، سازمان های دولتی یا سایر مجموعه ها، به سازمان ارسال می‌شوند.
-
نامه های صادره
نامه هایی که سازمان برای اشخاص حقیقی یا حقوقی دیگر ارسال می کند و در سیستم ثبت می شود.
-
نامه های داخلی
مکاتباتی که میان بخش های مختلف یک سازمان رد و بدل شده و برای تسریع امور داخلی مورد استفاده قرار می گیرند.
وجود یک سیستم ثبت و دسته بندی هوشمند برای این سه نوع نامه، باعث افزایش دقت، جلوگیری از گم شدن مکاتبات و تسریع روند پیگیری آن ها خواهد شد.
-
امکان ثبت و پیوست ضمائم به نامه ها
بسیاری از نامه های سازمانی، شامل پیوست هایی مانند تصاویر، اسناد اسکن شده، فایل های صوتی یا ویدیویی هستند. یک نرم افزار دبیرخانه حرفه ای و جامع، باید امکان ثبت و مدیریت ضمائم را بدون محدودیت در تعداد یا فرمت فایل، به راحتی فراهم نموده و ضمن دسترسی سریع به مدارک مرتبط، از پراکندگی اطلاعات جلوگیری نماید.
-
بایگانی الکترونیکی اسناد و نامه ها
بایگانی سنتی، علاوه بر نیاز به فضای فیزیکی زیاد، خطراتی مانند مفقود شدن اسناد، آسیب دیدگی بر اثر گذر زمان و دشواری در بازیابی اطلاعات را نیز به همراه دارد. یک نرم افزار دبیرخانه و بایگانی الکترونیکی، راه حلی هوشمند برای مدیریت تمامی این اسناد بوده و باید امکانات زیر را ارائه دهد:
-
طبقه بندی دقیق اسناد بر اساس نوع، تاریخ، موضوع و سایر فاکتورها
-
دسته بندی و گروه بندی اسناد مرتبط برای دسترسی سریع تر
-
امکان بازیابی و مشاهده اسناد در هر زمان و مکان بدون نیاز به جستجوی فیزیکی
-
جستجوی پیشرفته در اسناد و مکاتبات
در یک سازمان، ممکن است روزانه صدها نامه ثبت و بایگانی شود. اگر کاربری بخواهد یک سند خاص را پیدا کند، بدون قابلیت جستجوی پیشرفته، این کار بسیار زمان بر و دشوار خواهد بود؛ به همین دلیل، یک نرم افزار دبیرخانه حرفه ای، باید امکان جستجو براساس فاکتورهای متنوع را فراهم کند، از جمله:
-
شماره نامه یا سند
-
تاریخ ارسال یا دریافت
-
نام فرستنده و گیرنده
-
موضوع یا کلمات کلیدی
-
نام امضاکننده یا تاییدکننده
-
نوع ضمیمه های ثبت شده
این قابلیت، باعث افزایش سرعت دسترسی به اطلاعات و تسهیل در روند پیگیری نامه ها و اسناد خواهد شد.
-
تهیه گزارش های جامع و دقیق
مدیران و کارشناسان دبیرخانه، نیاز دارند که در بازه های زمانی مختلف، گزارش هایی از مکاتبات و فعالیت های انجام شده دریافت کنند. یک نرم افزار دبیرخانه و بایگانی کارآمد نیز، باید امکان گزارش گیری جامع و کاملی را برای تحلیل اطلاعات و آرشیو مستندات، به سرعت برای کاربران خود فراهم کند.
این گزارش ها می توانند شامل:
-
تعداد و نوع نامه های ثبت شده در یک بازه زمانی
-
اسناد مرتبط با یک بخش یا دپارتمان خاص
-
نامه های مرتبط با یک موضوع مشخص
-
تعریف کاربران نامحدود و تعیین سطح دسترسی
در سازمان های بزرگ، معمولاً چندین نفر از یک نرم افزار دبیرخانه استفاده می کنند. با این حال، به دلیل وجود اسناد محرمانه و اطلاعات حساس، نباید همه کاربران به تمامی بخش های نرم افزار دسترسی داشته باشند. در عین تعریف نامحدود کاربران، مدیر سیستم باید بتواند برای هر کاربر، سطح دسترسی مشخصی تعیین کند. به عنوان مثال، برخی کاربران فقط امکان مشاهده اسناد را داشته باشند، برخی دیگر بتوانند نامه های جدید ثبت کنند و مدیران ارشد، به تمام اطلاعات و مکاتبات دسترسی داشته باشند؛ که این ویژگی، علاوه بر افزایش امنیت اطلاعات، باعث بهبود مدیریت کارکنان و جلوگیری از بروز خطاهای انسانی خواهد شد.
-
محیط کاربری ساده و قابل فهم
یک نرم افزار دبیرخانه ممکن است دارای امکانات بسیار پیشرفته و کارآمدی باشد؛ اما اگر محیط کاربری آن پیچیده و گیج کننده باشد، استفاده از آن برای کارکنان سخت شده و طبیعتاً دیگر تمایلی به کار با نرم افزار نخواهندداشت. اما از طرف دیگر، سادگی در طراحی نرم افزار، بهره وری کارکنان را افزایش و زمان آموزش کاربران جدید را کاهش می دهد.
ویژگی های یک رابط کاربری استاندارد شامل:
-
طراحی مینیمال و بدون شلوغی های اضافی
-
امکان دسترسی سریع به بخش های اصلی
-
استفاده از فونت خوانا و رنگ های مناسب
-
راهنمای داخلی ساده برای کاربران جدید
-
امنیت بالا و قابلیت پشتیبان گیری از اطلاعات
از آن جایی که بسیاری از اسناد و مکاتبات سازمانی دارای اطلاعات حساس هستند، امنیت، یک اولویت اساسی در نرم افزارهای دبیرخانه و بایگانی محسوب می شود.
قابلیت های یک سیستم ایمن عبارتنداز:
-
رمزنگاری اطلاعات برای جلوگیری از دسترسی غیرمجاز
-
مدیریت سطوح دسترسی کاربران برای حفظ حریم خصوصی
-
پشتیبان گیری خودکار و منظم برای جلوگیری از مفقودی اطلاعات
نکات کلیدی در خرید نرم افزار دبیرخانه و بایگانی
همانطور که گفتیم، امروزه بسیاری از سازمان ها، شرکت ها و نهادهای دولتی و خصوصی، برای مدیریت بهتر اسناد و مکاتبات خود، به خرید نرم افزار دبیرخانه و بایگانی نیاز دارند؛ اما سوال اصلی اینجاست که چگونه می توان بهترین گزینه را انتخاب کرد؟ در این بخش، به بررسی معیارهای مهم در خرید و عوامل مؤثر بر قیمت نرم افزار دبیرخانه و بایگانی می پردازیم.
-
بررسی نیازهای سازمان پیش از خرید نرم افزار دبیرخانه و بایگانی
پیش از انتخاب یک نرم افزار مناسب، لازم است نیازهای سازمان خود را مشخص کنید. برخی از سؤالاتی که باید در این مرحله به آن ها پاسخ دهید، عبارتنداز:
-
حجم اسناد و مکاتبات سازمان شما چقدر است؟
-
آیا نیاز به ثبت و بایگانی خودکار اسناد دارید؟
-
چند کاربر به صورت هم زمان از نرم افزار استفاده خواهند کرد؟
-
سطح امنیت و دسترسی کاربران چگونه باید مدیریت شود؟
شناخت دقیق این نیازها، باعث می شود که هنگام خرید، نرم افزاری را انتخاب کنید که به خوبی با فعالیت های سازمان شما هماهنگ باشد.
-
پشتیبانی و خدمات پس از فروش
پشتیبانی قوی، یکی از مهم ترین نکاتی است که باید در خرید نرم افزار دبیرخانه و بایگانی، مدنظر قرار دهید. خدمات ارائه شده توسط یک شرکت معتمد و معتبر عبارتنداز:
-
ارائه آموزش های اولیه
-
رفع مشکلات فنی در کوتاه ترین زمان
-
ارائه به روزرسانی های منظم
عوامل مؤثر بر قیمت نرم افزار دبیرخانه و بایگانی
-
امکانات و ویژگی های نرم افزار
هرچه نرم‌افزار امکانات بیشتری مانند اتوماسیون نامه نگاری، مدیریت بایگانی پیشرفته، قابلیت های سفارشی سازی و ... داشته باشد، قیمت آن نیز بالاتر خواهد بود.
-
تعداد کاربران مجاز
تمامی نرم افزارها جدا از امکانات و نسخ مختلف خود، بر اساس تعداد کاربران قیمت گذاری می شوند. اگر سازمانی بزرگ دارید، طبیعتاً نیاز به خرید نسخه ای با پشتیبانی از کاربران بیشتر خواهید داشت.
-
روش نصب و استفاده (ابری یا محلی)
نرم افزارهای ابری، معمولاً هزینه اشتراک ماهانه دارند؛ در حالی که نرم افزارهای قابل نصب، هزینه اولیه بالاتری داشته و نیاز به پرداخت دوره ای نخواهندداشت.
-
سطح پشتیبانی و خدمات پس از فروش
نرم افزارهایی که پشتیبانی 24 ساعته و به روزرسانی های مداوم دارند، به دلیل کیفیت بالای شرکت ارائه دهنده و نرم افزارهای مطمئن و کاربردی تر، معمولاً قیمت بیشتری نیز خواهندداشت.
-
قابلیت سفارشی سازی
اگر باتوجه به نیازهای خاص سازمان خود، نیاز به تغییرات اختصاصی در نرم افزار دارید، هزینه سفارشی سازی نیز، به قیمت نهایی افزوده خواهدشد.
چگونه بهترین نرم افزار دبیرخانه و بایگانی را انتخاب کنیم؟
برای انتخاب بهترین نرم افزار دبیرخانه و بایگانی، پیشنهاد می شود مراحل زیر را طی کنید:
-
بررسی و مقایسه نرم افزارهای مختلف
-
درخواست نسخه دمو برای بررسی عملکرد نرم افزار متناسب با نیازهای سازمان خود
-
بررسی نظرات کاربران و مشتریان قبلی
-
توجه به خدمات پشتیبانی و به روزرسانی ها
-
مقایسه قیمت ها بر اساس امکانات ارائه شده
با رعایت این نکات، می توانید خرید خود را با اطمینان بیشتری انجام داده و اطمینان حاصل نمایید که قیمت نرم افزار، متناسب با بودجه و نیازهای سازمان شما خواهدبود.
