به گزارش «خبرنامه دانشجویان ایران»؛ موسسات آموزشی، از جمله آموزشگاه های آزاد، مدارس غیرانتفاعی و دپارتمان های سازمانی، با چالش های متعددی در مدیریت فرآیندها روبرو هستند. از ثبت نام دانشجو گرفته تا برنامه ریزی کلاس، مدیریت مالی، ارتباط با والدین و ارائه آموزش آنلاین، حجم عملیات به حدی وسیع شده که تنها اتکا به ابزارهای سنتی مثل اکسل یا نرم افزارهای جزیره ای، دیگر پاسخگویی مناسبی ندارد. به همین دلیل هم این سوال پیش می آید که بهترین نرم افزار مدیریت آموزشگاه چیست؟
نرم افزارهای مدیریت آموزشی (LMS / ERP آموزشی) مانند شاهوار، دقیقا برای پر کردن این خلا طراحی شده اند. این گونه ابزارها، با ایجاد یک اکوسیستم یکپارچه مبتنی بر وب، فرآیندهای پیچیده را ساده سازی، مسئولیت ها را روشن و شفافیت را در همه سطوح بالا می برند؛ اما چطور بهترین نرم افزار جامع آموزشگاه را پیدا کنیم؟
برنامه مدیریت آموزشگاه
۳ چالش مهم در برگزاری کلاس ها که با نرم افزار قابل حل هستند
3 چالش اصلی برگزاری کلاس ها که با نرم افزار برگزاری کلاس آنلاین و مدیریت آموزشگاه قابل حل هستند، عبارتند از:
چالش اول: مدیریت کارآمد ثبت نام و حضور و غیاب
ثبت نام دانشجویان با پراکندگی زمانی، پرداخت های ناهماهنگ و ورود اطلاعات دستی، کاری زمان بر و پرخطا است. به علاوه، حضور و غیاب سنتی دانشجویان نیز اغلب مستعد اشتباهات انسانی بوده و رهگیری آنلاین آن، تقریبا غیرممکن است.
چالش دوم: برنامه ریزی و مدیریت کلاس ها
برنامه ریزی دستی با توجه به تداخل های زمان، محدودیت منابع (کلاس، استاد) و تغییرات در طول ترم موجب بروز مشکلات جدی می شود. با امکان تنظیم خودکار یا دستی برنامه ها و اطلاع رسانی به افراد مربوطه، بهترین نرم افزار مدیریت آموزشگاه فرآیند پلان ریزی را دقیق تر، سریع تر و انعطاف پذیرتر می کند.
چالش سوم: نظارت بر کیفیت آموزشی و نمره گذاری
تصحیح دستی آزمون ها، ورود اطلاعات پراکنده و گزارش دهی زمان بر، کارایی و شفافیت آموزشی را کاهش می دهد. ماژول مدیریت آموزش شامل سیستم نمره دهی، کارنامه و تحلیل نقاط قوت و ضعف است.
ویژگی های بهترین ERP
نرم افزار مدیریت آموزشگاه چه قابلیت هایی باید داشته باشد؟
بهترین نرم افزار مدیریت آموزشگاه باید ویژگی های زیر را داشته باشد:
- سامانه مدیریت اطلاعات دانش آموز (SIS)
این برنامه باید محل ثبت اطلاعات شخصی، تماس والدین، سوابق تحصیلی و سلامت، نمرات، گزارشات رفتاری و غیره باشد. بدین شکل همه اطلاعات دانش آموز در یک پایگاه امن و متمرکز موجود بوده و ارتباط بین ذی نفعان (اساتید، والدین، مدیر) آسان می شود.
- پرونده مالی و حسابداری
مدیریت شهریه، تمهید پرداخت قسطی، صدور فاکتور، نگهداری دفاتر مالی، خزانه داری و انبار فروشگاهی، بخش های کلیدی این نرم افزارها هستند.
- مدیریت دوره ها و محتوا (LMS)
بهترین نرم افزار مدیریت آموزشگاه باید قابلیت ساخت دوره، بارگذاری محتوا (متن، ویدیو، آزمون)، برگزاری آنلاین آزمون، کلاس مجازی و تکالیف را داشته باشد. ارتباط مستقیم بین LMS و SIS، هماهنگی میان نمرات و ثبت نام را تضمین می کند.
- مدیریت دفاتر حقوق و دستمزد
برای آموزشگاه هایی با تعداد زیادی مدرس و پرسنل، محاسبه خودکار حقوق به همراه کسر مالیات، بیمه، اضافه کاری و سایر هزینه ها ضروری است.
- اپلیکیشن موبایل و پورتال تحت وب
دسترسی آسان دانشجویان، اساتید و والدین به برنامه کلاسی، نمرات، اطلاعیه ها، حضور و غیاب، باید از طریق اپ موبایل و وب پرتال ارائه شود.
- ارتباطات و اطلاع رسانی یکپارچه
ارسال پیامک، ایمیل، اطلاعیه، با قابلیت ارسال براساس حضور و غیاب یا نمره پایین، ارتباط زنده و یکپارچه را فراهم می آورد.
- گزارش گیری و هوش تجاری (BI)
بهترین نرم افزار مدیریت آموزشگاه باید گزارش های جامع مدیریتی زیر را ارائه دهد:
- جذب دانش آموز
- درآمد
- روند تحصیلی
- تحلیل هزینه ها
- شاخص های کلیدی عملکرد KPI
- سفارشی سازی و مدولار بودن
هر آموزشگاه نیازهای خاص خود را دارد. از این رو نرم افزار باید با قابلیت افزوده یا حذف ماژول ها مطابق سلیقه مشتری، قابل سفارشی سازی باشد.
- امنیت و مطابقت با قوانین
امنیت اطلاعات آموزشی و مالی از درجه اهمیت بالایی برخوردار است. پشتیبان گیری خودکار، رمزگذاری داده، کنترل دسترسی مبتنی بر نقش و انطباق با GDPR یا مقررات داخلی اهمیت دارد.
- پشتیبانی، مشاوره و آموزش
پیاده سازی موفق یک نرم افزار قوی، نیازمند همراهی تیم مجرب است. از این رو تیم سازنده باید مشاوره پیش از خرید، آموزش استفاده به کاربران و پشتیبانی ۲۴/۷ ارائه دهد.
انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت آموزشگاه
چطور بهترین نرم افزار مدیریت آموزشگاه را انتخاب کنیم؟
هنگام انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت دوره آموزشی باید به این شاخص ها توجه کنید:
- بهترین نرم افزار مدیریت آموزشگاه باید بتواند تمام نیازهای آموزشی، مالی، اداری و ارتباطی را بدون نیاز به ابزار جانبی پوشش دهد.
- رابط کاربری باید ساده، روان و سازگار با سطوح مختلف کاربری (مدیر، استاد، والد، دانش آموز) باشد.
- بدون آموزش و پشتیبانی فنی مداوم، حتی بهترین نرم افزار نیز ناکارآمد خواهد بود.
- اطلاعات دانش آموزان و سوابق مالی باید در بستری امن و با قابلیت پشتیبان گیری خودکار نگهداری شود.
- نرم افزار باید قابلیت رشد همراه با آموزشگاه را داشته باشد.
- تحلیل داده ها و تصمیم گیری هوشمند، تنها با گزارش های دقیق و شاخص محور امکان پذیر است.
با نرم افزار شاهوار، همه چیز را یک جا مدیریت کنید!
شاهوار به عنوان یک ERP آموزشی بومی و تخصصی، تمامی اجزای موردنیاز برای مدیریت یک آموزشگاه مدرن را در یک سیستم جامع گردآورده است:
- از ثبت نام تا کارنامه، مسیر آموزشی دانش آموز به صورت کامل ثبت، پیگیری و تحلیل می شود.
- از حسابداری تا خزانه داری و حقوق، تمامی فرآیندهای مالی با دقت بالا و مطابق با مقررات مالیاتی کشور پیاده سازی شده اند.
- از اطلاع رسانی تا آموزش آنلاین، ارتباط با دانش آموز، استاد و والدین از طریق پیامک، اعلان، آزمون و محتوای آنلاین، در بستری امن و قابل اعتماد انجام می شود.
- ساختار ماژولار و مقیاس پذیر شاهوار، امکان مدیریت چند مرکز، دپارتمان یا شعبه را فراهم کرده است.
- با داشبورد مدیریتی و گزارش های هوشمند، عملکرد آموزشگاه را در لحظه تحلیل کنید.
جمع بندی
مدیریت موثر آموزشگاه در عصر دیجیتال، بدون اتکا به ابزارهای هوشمند و یکپارچه، تقریبا غیرممکن است. نرم افزار شاهوار با تمرکز بر نیازهای آموزشی، مالی و ارتباطی موسسات، راهکاری جامع، منعطف و حرفه ای ارائه می دهد که می تواند فرآیندهای شما را ساده، دقیق و قابل تحلیل کند. برای اطلاعات بیشتر به وبسایت این مجموعه مراجعه کنید.
سوالات متداول
- آیا استفاده از نرم افزار مدیریت آموزشی برای موسسات کوچک هم ضروری است؟
بله، حتی آموزشگاه های کوچک برای حفظ نظم، افزایش بهره وری و جلوگیری از خطاهای انسانی به سیستم منسجم نیاز دارند.
- چه تفاوتی میان نرم افزار مدیریت آموزش و سیستم های حسابداری عمومی وجود دارد؟
نرم افزار آموزشی علاوه بر امور مالی، تمرکز ویژه ای بر فرآیندهای آموزشی مانند مدیریت کلاس، نمرات و محتوای درسی دارد.
- آیا راه اندازی نرم افزار مدیریت آموزشی نیاز به نیروی متخصص فناوری اطلاعات دارد؟
خیر، اغلب نرم افزارهای مدرن با رابط کاربری ساده طراحی شده اند و آموزش کوتاه مدت برای کار با آن ها کافی است.
- آیا با وجود کلاس های حضوری، باز هم نرم افزار مدیریت آموزشی ضرورت دارد؟
بله، چون نرم افزار ثبت نام، پیگیری عملکرد، مدیریت مالی و برنامه ریزی درسی را ساده می کند.
