اپ برنامه ریزی روزانه چطور به مدیریت درس و کارهای دانشجویان کمک می کند؟

به گزارش «خبرنامه دانشجویان ایران»؛ زندگی دانشجویی فقط به حضور در کلاس و مطالعه برای امتحان محدود نمی‌شود. پروژه‌های درسی، تکالیف، ارائه‌ها، کلاس‌های مختلف، کارهای شخصی و گاهی شغل پاره‌وقت همه باید در یک هفته جا شوند. وقتی این فعالیت‌ها فقط در ذهن یا چند یادداشت پراکنده نگهداری شوند، فراموش کردن یک موعد یا عقب افتادن یک کار مهم چندان عجیب نیست.

برنامه ریزی روزانه می‌تواند این پراکندگی را کمتر کند؛ اما شرط آن این است که برنامه براساس زمان واقعی، اولویت‌ها و ظرفیت روز نوشته شود، نه اینکه فقط فهرست بلندی از کارها داشته باشیم.

در ادامه چند روش ساده برای مدیریت بهتر درس و کارهای روزانه دانشجویان را بررسی می‌کنیم.

چرا برنامه دانشجویان به سرعت پراکنده می شود؟

برنامه یک دانشجو معمولاً ترکیبی از فعالیت‌هایی با زمان‌های متفاوت است.

ممکن است دوشنبه کلاس داشته باشد، چهارشنبه موعد تحویل پروژه باشد و هفته بعد امتحان برگزار شود. در کنار این موارد، خرید، ورزش، کار شخصی، رفت‌وآمد و استراحت نیز وجود دارند.

مشکل زمانی ایجاد می‌شود که هرکدام از این موارد در جای متفاوتی ثبت شوند؛ بخشی در گروه دانشگاه، بخشی در تقویم، بخشی در دفتر و بعضی کارها فقط در ذهن باقی بمانند.

اولین قدم برای داشتن برنامه قابل اجرا این است که تمام فعالیت‌ها در یک محل مشخص جمع شوند.

کلاس، امتحان و پروژه را یکسان مدیریت نکنید

همه فعالیت‌های دانشگاهی ماهیت یکسانی ندارند.

کلاس معمولاً زمان ثابت دارد:

سه‌شنبه، ساعت ۱۰ تا ۱۲.

اما مطالعه برای امتحان یک فعالیت انعطاف‌پذیر است و باید خود دانشجو برای آن زمان تعیین کند.

پروژه نیز معمولاً یک موعد نهایی دارد، اما برای تکمیل آن باید چند مرحله مختلف انجام شود.

بنابراین بهتر است کارها را حداقل به سه گروه تقسیم کنیم:

• فعالیت‌های ثابت مانند کلاس و جلسه

• کارهای دارای موعد مانند پروژه و تکلیف

• فعالیت‌های قابل برنامه ریزی مانند مطالعه و مرور درس

این تفکیک کمک می‌کند برنامه روز براساس واقعیت نوشته شود.

چرا تودولیست های بلند همیشه جواب نمی دهند؟

نوشتن تمام کارها در یک فهرست مفید است، اما یک تودولیست بلند الزاماً برنامه روزانه نیست.

فرض کنید برای امروز این موارد را نوشته‌اید:

• مطالعه آمار

• تکمیل پروژه

• پاسخ به ایمیل استاد

• خرید کتاب

• مرور جزوه

• آماده کردن ارائه

• ورزش

• انجام تمرین

• مطالعه زبان

مشکل این فهرست این است که مشخص نمی‌کند کدام فعالیت مهم‌تر است یا هرکدام چه زمانی باید انجام شوند.

ممکن است کارهای سریع‌تر مثل پاسخ به ایمیل یا خرید کتاب انجام شوند، اما پروژه‌ای که موعد نزدیک‌تری دارد همچنان عقب بماند.

اینجاست که استفاده از یک اپ برنامه ریزی روزانه می‌تواند فهرست کارها را به برنامه‌ای تبدیل کند که علاوه بر عنوان فعالیت، روز، ساعت، مدت و اولویت هر کار را هم مشخص می‌کند.

سه کار مهم روز را مشخص کنید

دانشجوها معمولاً تعداد زیادی فعالیت نیمه‌تمام دارند. تلاش برای انجام همه آن‌ها در یک روز باعث می‌شود برنامه خیلی زود غیرواقعی شود.

یک روش ساده این است که قبل از شروع روز، حداکثر سه فعالیت اصلی را مشخص کنید.

مثلاً:

1. مطالعه فصل چهارم برای امتحان

2. نوشتن بخش نتیجه‌گیری پروژه

3. آماده کردن اسلایدهای ارائه

فعالیت‌های دیگری هم می‌توانند در برنامه باشند، اما این سه مورد باید بیشترین توجه را دریافت کنند.

اگر تا پایان روز همین کارهای اصلی انجام شوند، روز مفیدتری داشته‌اید تا اینکه هفت کار کوچک انجام شوند و فعالیت اصلی همچنان عقب بماند.

برای مطالعه زمان مشخص در نظر بگیرید

یکی از رایج‌ترین برنامه‌ها این است:

«امروز باید سه ساعت درس بخوانم.»

اما مشخص نیست این سه ساعت چه زمانی قرار است اتفاق بیفتد.

روش بهتر این است که زمان مطالعه را در بخش مشخصی از روز قرار دهیم:

۱۰:۰۰ تا ۱۱:۳۰ — مطالعه فصل سوم
۱۴:۳۰ تا ۱۵:۳۰ — حل تمرین
۱۹:۰۰ تا ۱۹:۴۵ — مرور یادداشت‌ها

وقتی زمان مشخص باشد، احتمال اینکه فعالیت میان کارهای دیگر گم شود کمتر می‌شود.

یکی از روش‌های مناسب برای این کار، روش تایم بلاکینگ است. در این روش روز به بازه‌های مشخص تقسیم می‌شود و برای هر بازه از قبل یک فعالیت تعیین می‌کنید. این روش به‌خصوص برای دانشجوهایی کاربردی است که باید کلاس، مطالعه و کارهای شخصی را در یک روز کنار هم قرار دهند.

پروژه های بزرگ را به چند کار کوچک تبدیل کنید

نوشتن «انجام پروژه دانشگاه» در برنامه معمولاً کمک زیادی نمی‌کند.

پروژه ممکن است چندین ساعت یا حتی چند هفته زمان لازم داشته باشد. وقتی یک فعالیت بیش از حد بزرگ است، شروع کردن آن هم دشوارتر می‌شود.

بهتر است پروژه به مرحله‌های کوچک‌تر تقسیم شود:

• پیدا کردن منابع

• مطالعه منابع

• نوشتن مقدمه

• تکمیل بخش اصلی

• ساخت نمودارها

• نوشتن نتیجه‌گیری

• ویرایش نهایی

حالا می‌توان هر مرحله را در یک روز یا بازه زمانی مشخص قرار داد.

این روش علاوه بر اینکه شروع کار را ساده‌تر می‌کند، کمک می‌کند قبل از رسیدن به موعد تحویل متوجه شوید چه مقدار از پروژه باقی مانده است.

موعدهای تحویل را همان لحظه ثبت کنید

یکی از ساده‌ترین روش‌ها برای جلوگیری از فراموش شدن تکالیف این است که موعد هر کار را بلافاصله ثبت کنید.

اگر استاد اعلام می‌کند پروژه باید تا ۲۵ مهر تحویل داده شود، همان زمان آن را وارد برنامه کنید.

اما فقط ثبت روز تحویل کافی نیست.

بهتر است برای فعالیت‌های بزرگ چند موعد داخلی هم تعریف شود:

۲۰ مهر — تکمیل نسخه اولیه
۲۲ مهر — بازبینی
۲۴ مهر — آماده‌سازی نسخه نهایی
۲۵ مهر — تحویل

این کار باعث می‌شود تمام فشار پروژه به شب قبل از تحویل منتقل نشود.

کارهای تکراری را دوباره و دوباره ننویسید

بخشی از برنامه دانشجویی تکرارشونده است.

برای مثال:

• کلاس زبان هر شنبه

• ورزش سه روز در هفته

• مرور درس هر شب

• کلاس دانشگاه در روزهای مشخص

• برنامه مطالعه هفتگی

اگر هر هفته مجبور باشید این موارد را دوباره ثبت کنید، خود برنامه ریزی تبدیل به یک کار اضافی می‌شود.

برای فعالیت‌های ثابت بهتر است از قابلیت تکرار استفاده شود تا کارها به‌صورت خودکار در روزهای موردنظر ظاهر شوند.

ساعت های تمرکز خودتان را پیدا کنید

همه افراد در ساعت‌های یکسان عملکرد خوبی ندارند.

بعضی دانشجوها صبح تمرکز بیشتری دارند و برخی عصر یا شب بهتر مطالعه می‌کنند.

پس برنامه نباید فقط براساس زمان خالی نوشته شود؛ سطح انرژی و تمرکز هم مهم است.

اگر صبح‌ها تمرکز بیشتری دارید، بهتر است فعالیت‌هایی مثل مطالعه درس دشوار، نوشتن پروژه یا حل تمرین را در همان ساعات قرار دهید و کارهای سبک‌تر را برای زمان‌های کم‌انرژی نگه دارید.

بعد از چند هفته برنامه ریزی می‌توانید الگوی شخصی خودتان را بهتر بشناسید.

ابزار کاغذی بهتر است یا دیجیتال؟

برای برنامه ریزی دانشجویی هر دو روش قابل استفاده‌اند.

دفتر و کاغذ ساده هستند و برای کسی که از نوشتن دستی لذت می‌برد انتخاب خوبی محسوب می‌شوند. می‌توانید برنامه هفتگی را روی یک صفحه ببینید و کارها را بعد از انجام خط بزنید.

ابزارهای دیجیتال در مقابل چند مزیت دیگر دارند:

• تغییر زمان کارها آسان‌تر است

• فعالیت‌های تکراری را می‌توان خودکار کرد

• تاریخ و ساعت قابل تنظیم است

• برنامه همیشه روی موبایل در دسترس است

• دسته بندی و پیدا کردن کارها ساده‌تر می‌شود

انتخاب بین این دو بیشتر به سبک استفاده شخصی بستگی دارد. حتی می‌توان برنامه کلی هفته را روی کاغذ نوشت و کارهای روزانه را به شکل دیجیتال مدیریت کرد.

یک نمونه برنامه روزانه برای دانشجو

یک برنامه ساده می‌تواند چیزی شبیه این باشد:

08:00 تا 09:00 — صبحانه و آماده شدن
09:00 تا 11:00 — کلاس دانشگاه
11:30 تا 12:30 — مطالعه درس همان روز
12:30 تا 14:00 — ناهار و استراحت
14:00 تا 15:30 — کار روی پروژه
16:00 تا 17:00 — کارهای شخصی
17:30 تا 18:30 — ورزش
20:00 تا 20:45 — مرور جزوه
21:00 — بررسی برنامه فردا

این فقط یک نمونه است. برنامه مناسب باید براساس ساعت کلاس‌ها، مسیر رفت‌وآمد، شغل، سطح انرژی و عادت‌های هر فرد تغییر کند.

مهم این است که تمام ساعات روز پر نشوند. وجود زمان خالی باعث می‌شود یک تأخیر یا اتفاق غیرمنتظره کل برنامه را به هم نریزد.

راهمون برای برنامه ریزی شخصی دانشجویان

راهمون یک ابزار فارسی با تمرکز بر برنامه ریزی شخصی و مدیریت کارهای روزانه است.

در بخش برنامه ریزی می‌توان برای هر فعالیت روز، ساعت، مدت انجام، اولویت، دسته بندی و تگ مشخص کرد. فعالیت‌هایی که در روزهای خاص تکرار می‌شوند نیز می‌توانند به شکل تکرارشونده ثبت شوند.

این ساختار برای دانشجویی که می‌خواهد کلاس‌ها، مطالعه، پروژه‌ها و کارهای شخصی خودش را مدیریت کند کاربردی است، بدون اینکه وارد ساختارهای مدیریت تیم یا پروژه‌های سازمانی شود.

برنامه فردا را شب قبل مرور کنید

لازم نیست برای برنامه ریزی روز بعد زمان زیادی صرف شود.

در پایان روز چند دقیقه کافی است تا بررسی کنید:

• چه کارهایی انجام شدند؟

• کدام فعالیت عقب افتاد؟

• آیا باید کاری به فردا منتقل شود؟

• مهم‌ترین کار فردا چیست؟

• چه کلاس یا موعد ثابتی وجود دارد؟

این مرور کوتاه باعث می‌شود صبح روز بعد بدون تصمیم‌گیری زیاد بدانید از کجا باید شروع کنید.

جمع بندی

چالش اصلی برنامه ریزی دانشجویی معمولاً کمبود ابزار نیست؛ پراکندگی کارها و غیرواقعی بودن برنامه است.

جمع کردن فعالیت‌ها در یک محل، مشخص کردن سه اولویت روز، تعیین زمان مطالعه، تقسیم پروژه‌های بزرگ، ثبت موعدهای تحویل و استفاده از برنامه‌های تکرارشونده می‌تواند بخش زیادی از این آشفتگی را کاهش دهد.

قرار نیست تمام ساعت‌های روز از قبل پر شوند. یک برنامه خوب باید هم مسیر روز را مشخص کند و هم برای تغییرات غیرمنتظره انعطاف داشته باشد.

در نهایت، بهترین روش برنامه ریزی برای دانشجو روشی است که بتواند آن را در طول ترم ادامه دهد؛ نه برنامه‌ای پیچیده که فقط چند روز اول اجرا شود.