چک ‌لیست انتخاب نرم ‌افزار حسابداری شرکتی + نکات مهم

به گزارش «خبرنامه دانشجویان ایران»؛ مدیریت یک شرکت، شبیه به هدایت یک کشتی در اقیانوسی طوفانی است؛ یک اشتباه کوچک در محاسبات مالی، می‌تواند به غرق شدن کل کسب‌و‌کار منجر شود. در دنیای امروز که شفافیت مالی و سرعت پردازش داده‌ها حرف اول توسعه یک کسب‌و‌کار را می‌زند، دیگر نمی‌توان به ابزارهای قدیمی اعتماد کرد.

در این مقاله ضمن بررسی ویژگی‌ها و نکات انتخاب سیستم‌های تخصصی، به مزایای کوچ به نرم افزار حسابداری شرکتی ابری می‌پردازیم و به شما می‌گوییم که چگونه بهترین پلتفرم‌های حسابداری را شناسایی و تهیه کنید.

اهمیت انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری شرکتی

بسیاری از مدیران شرکتی بر این باورها هستند که نرم‌ افزار حسابداری تنها ابزاری برای ثبت فاکتور و صدور فیش حقوقی است؛ اما واقعیت چیز دیگری است. انتخاب یک سیستم مالی قدرتمند، مستقیماً با «امنیت مالی» و «اعتبار کسب‌وکار» برند گره خورده است.

یک نرم افزار حسابداری شرکتی استاندارد، شرایطی را فراهم می‌سازد که بتوانید جریان‌های نقدی را در لحظه رصد کنید، حساب‌ها را به دقت تفکیک کنید، گزارش‌های تخصصی و قابل اتکا بسازید و به بهترین شکل تصمیمات استراتژیک اتخاذ کنید.

البته برای دستیابی به این مزایا لازم است بهترین سیستم‌های حسابداری را شناسایی و انتخاب کنید. در این مقاله با مهم‌ترین و کلیدی‌ترین شاخصه‌های سیستم‌های شرکتی تخصصی آشنا خواهید شد.

مهم ترین نکته پیش از انتخاب نرم افزار شرکتی

پیش از انتخاب یک نرم افزار حسابداری شرکتی بسیار می‌بایست تشخیص دهید کسب‌و‌کارتان از نظر دانش مالی جزو کدام دسته از مشاغل قرار می‌گیرد؛ یعنی شغل تحت مدیریتتان در دسته خدماتی قرار می‌گیرد، یا بازرگانی، پیمانکاری یا تولیدی؟

این تشخیص کمک می‌کند تا مناسب‌ترین برنامه را شناسایی کنید و برای امکانات غیرضروری هزینه نکنید. جدول زیر ویژگی‌های کلی هریک از دسته‌های کسب‌و‌کارهای خدماتی، پیمانکاری، بازرگانی و تولیدی را بیان می‌کند:

در هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری شرکتی چه مواردی دقت کنیم؟

با دیدن تفاوت‌های عمیق در جدول بالا، شاید این سؤال پیش بیاید: “چطور یک نرم‌افزار می‌تواند پاسخگوی تمام این نیازهای متفاوت باشد؟” پاسخ ساده است، یک سیستم حسابداری قدرتمند، قبل از اینکه به نیازهای تخصصی یک کسب‌و‌کار بپردازد، باید یکسری پیش‌نیازهای مشترک برخوردار باشد. مثلاً:

الف) سرعت، دقت و شفافیت

سیستم باید بدون خطا و در لحظه کار کند و رابط کاربری آن آن‌قدر شفاف باشد که هر مدیر مالی و حسابدار بتواند با آن کار کند.

ب) دسترسی نامحدود و همیشگی

کسب‌وکار شما هیچ‌وقت متوقف نمی‌شود؛ پس نرم‌افزارتان هم نباید محدود به یک کامپیوتر یا یک مکان خاص باشد. دسترسی آنلاین و امن، یک اصل حیاتی برای ادامه بقای کسب‌و‌کارهای امروزی است.

ج) کدینگ چند سطحی و گزارشات متنوع

هدف از حسابداری، تولید گزارش‌های لحظه‌ای، کاربردی و متنوعی است که به کاربر قدرت تصمیم‌گیری سریع و مبتنی بر جزئیات را بدهد؛ از این رو یک سیستم حسابداری تخصصی باید هم در زمینه ارائه گزارشات و هم در زمینه سطوح حسابداری قدرتمند باشد. برنامه‌های 7 سطحی از این نظر گزینه‌های هوشمندانه‌ای هستند.

د) انعطاف ‌پذیری و مقیاس پذیری

نرم ‌افزار حسابداری تخصصی باید از رابط کاربری ماژولار، قابلیت سفارشی سازی و امکان افزودن یا کسر قابلیت‌های مختلف برخوردار باشد تا:

• نیازی به تهیه امکانات غیرضروری نباشد.
• هزینه‌های اولیه تهیه نرم افزار را به حداقل برساند.
• در زمان توسعه، امکانات موردنیاز شرکت را تأمین کند.

بنابراین، پیش از هر چیز، باید از وجود این زیرساخت مطمئن شوید. سیستمی که این ستون‌های اصلی را داشته باشد، همان سیستمی است که می‌تواند با افزودن ماژول‌های تخصصی، بهترین راهکار را برای هر کسب‌وکاری، از خدماتی تا تولیدی، فراهم کند.

ویژگی های تخصصی نرم افزار حسابداری شرکتی

اکنون می‌توانیم با توجه به توضیحات بالا، امکانات موردنیاز انواع شرکت‌ها را به تفکیک خدماتی، بازرگانی و تولیدی معرفی و بررسی کنیم. توجه داشته باشید که این امکانات به صورت پله‌ای و ماژولار تقسیم‌بندی و معرفی شده‌اند. به این معنا که یک شرکت بازرگانی، علاوه بر ماژول‌های اختصاصی خود، تمام امکانات نسخه خدماتی را نیز در اختیار دارد و به همین ترتیب، شرکت تولیدی وارث تمام قابلیت‌های نسخه‌های قبلی است.

بنابراین از تکرار امکانات پایه در هر بخش خودداری کرده‌ایم:

امکانات موردنیاز شرکت خدماتی

یک کسب‌وکار خدماتی کالا نمی‌فروشد؛ بلکه زمان، تخصص و سرویس ارائه می‌دهد. بنابراین تمرکز سیستم باید روی مدیریت جریان نقدینگی و صدور بی‌نقص صورت‌حساب‌ها باشد:

• ثبت و صدور سریع فاکتور
• مدیریت جامع خزانه‌ (صندوق، بانک، دریافت، پرداخت و مدیریت چک‌ها)
• اتصال مستقیم و بدون واسطه به سامانه مؤدیان
• محاسبه خودکار پورسانت پرسنل، بازاریابان و پیمانکاران
• گزارش‌گیری دقیق از سود و زیان به تفکیک هر پروژه یا خدمت
• ثبت اسناد حسابداری پایه و دفاتر قانونی با فرمت استاندارد دارایی

امکانات موردنیاز شرکت بازرگانی (افزون بر امکانات خدماتی)

وقتی پای خرید و فروش کالا به میان می‌آید، «انبار» و «موجودی» حیاتی‌ترین بخش داستان هستند. یک شرکت بازرگانی به ابزارهایی نیاز دارد که ورود و خروج کالا را با دقت میلی‌متری رصد کند:

• مدیریت یکپارچه انبار و کنترل موجودی کالا (مقداری و ریالی)
• قابلیت تعریف ویژگی‌های متغیر برای کالا (رنگ، سایز، بارکد و سریال)
• اعلام هشدار برای نقطه سفارش و جلوگیری از خواب سرمایه یا کمبود کالا
• مدیریت سیاست‌های قیمت‌گذاری، تخفیف‌های پلکانی و جشنواره‌های فروش
• محاسبه لحظه‌ای سود ناخالص به تفکیک هر کالا، فاکتور یا مشتری
• مغایرت گیری بانکی حرفه‌ای و قابلیت صدور فاکتور و پیش فاکتور آنلاین
• اتصال به فروشگاه‌های آنلاین: برای همگام‌سازی خودکار موجودی و فاکتورها بین سایت فروشگاهی و نرم‌افزار حسابداری
• اتصال به سایر زیرسیستم‌ها: برای مدیریت دقیق‌تر بخش‌های مختلف (از خرید تا دریافت سفارش، مدیریت بازاریابان، توزیع، فروش و ...)

امکانات موردنیاز شرکت بازرگانی-ارزی

اگر با واردات، صادرات یا نوسانات ارز سروکار داشته باشید، نیازمند ابزار تخصصی‌تری هستید:

• تعریف نامحدود انواع ارز و ثبت نرخ برابری روزانه
• صدور فاکتورهای خرید و فروش ارزی و معادل‌ سازی آنی ریالی
• محاسبه کاملاً خودکار سود و زیان ناشی از تسعیر ارز در پایان دوره‌ها
• مدیریت تفکیک‌شده حساب‌های بانکی و صندوق‌های ارزی
• ثبت و تسهیم هزینه‌های گمرکی، ترخیص، بیمه و حمل‌ونقل روی قیمت تمام‌شده کالای وارداتی

امکانات موردنیاز شرکت تولیدی (افزون بر امکانات بازرگانی)

تولید، پیچیده‌ترین چرخه مالی را دارد. تبدیل مواد اولیه به محصول نهایی نیازمند سیستمی است که بتواند ریزترین هزینه‌های این فرایند را ثبت، محاسبه و مدیریت کند:

1. تعریف انواع فرمول ساخت (BOM، ثابت، متغیر و ...)
2. ثبت سفارش تولید، حواله مصرف مواد و رسید محصول ساخته‌شده در انبار
3. مدیریت و محاسبه ضایعات تولید و کالاهای درجه دو
4. تفکیک هوشمند انبارهای سه‌گانه (مواد اولیه، در جریان ساخت و محصول نهایی)
5. محاسبه دقیق «بهای تمام‌شده کالای ساخته‌شده» با در نظر گرفتن مواد، دستمزد مستقیم و سربار تولید

چرا باید نرم افزار حسابداری شرکتی ابری تهیه کنیم؟

پاسخ این سؤال واضح است. نرم افزارهای ابری بر اساس تازه‌ترین تکنولوژی‌ها طراحی شده و دقیقاً بر اساس نیازهای کسب‌و‌کارهای امروزی توسعه یافته‌اند. این سیستم‌ها هیچ نیازی به نصب نداشته و به کاربر آزادی عمل فوق‌العاده‌ای می‌دهند. درواقع این سیستم‌ها محدودیت مکانی و زمانی را از بین می‌برند و حتی امکان استخدام حسابدار دورکار را فراهم می‌کنند.

همچنین این سیستم‌ها کاملاً مقیاس پذیر هستند و به سرعت به‌روزرسانی می‌شوند. بدین ترتیب برای دریافت پشتیبانی و دریافت آپدیت‌ها برای مدت طولانی منتظر نخواهید ماند. مزیت سوم نرم افزارهای ابری، امنیت بسیار بالای آن‌ها است. درواقع با تهیه یک نسخه ابری دیگر هیچ نیازی به بکاپ گیری دستی نخواهید داشت و در معرض مشکلاتی مثل حذف اطلاعات مالی، حملات سایبری، مشکلات نرم افزاری و سخت افزاری و ... قرار نمی‌گیرید.

جدول مقایسه نرم افزار شرکتی ابری و ویندوزی

اگر بخواهیم این سیستم‌ها را با نسخه‌های آفلاین و ویندوزی مقایسه کنیم، شاهد چند برتری کلیدی خواهیم بود که مهم‌ترین آن‌ها به شرح زیر هستند:

سخن نهایی

در یک مقایسه بی‌طرفانه به این نتیجه می‌رسیم که پلتفرم‌های حسابداری ابری گزینه‌های هوشمندانه‌تری برای حسابداری و مدیریت مالی شرکت‌ها هستند. سرمایه‌گذاری بر روی این سیستم‌ها از هر نظر توجیه‌پذیر بوده و حتی به بازگشت سرمایه و افزایش سود می‌انجامد. پیشنهاد می‌کنیم پیش از هر تصمیمی، خودتان وارد عمل شوید و از نزدیک، قابلیت‌های نوین و رابط کاربری متفاوت این نرم‌افزار را تجربه و بررسی کنید.

وقت آن رسیده است که با محدودیت‌های سیستم‌های منسوخ خداحافظی کنید و به دنیای چابک حسابداری ابری قدم بگذارید. همین حالا برای تجربه مستقیم این محیط کاربری، به دموی رایگان آن‌ها وارد شوید.

نویسنده : نیما مهاجر - کارشناس تولید محتوا حسابداری