مشاوره بیمه برای کارفرمایان : چگونه از هزینه‌ های اضافی جلوگیری کنیم؟

به گزارش «خبرنامه دانشجویان ایران»؛ تمام کارفرماها موظف هستند که پرسنل تحت استخدام خود را بیمه کنند، اما آیا باید تمام هزینه‌های بیمه کارفرمایان را پرداخت نمایند؟ و یا راهکاری برای جلوگیری از هزینه‌های اضافی وجود دارد؟ این هزینه ‌های اضافی بیمه کارفرمایان دقیقاً چیست؟ و چگونه می‌توان از آنها جلوگیری کرد؟

هزینه‌های بیمه تامین اجتماعی و بیمه مسئولیت بخش قابل توجه از هزینه‌های سربار در هر کسب و کاری هستند. اما با درخواست مشاوره سازمانی می‌توانید بخش بزرگی از هزینه‌های اضافی این مسئولیت‌های بیمه‌ای را شناسایی کنید. شفافیت و دقت در محاسبات حقوق دستمزد مهمترین راهکار است. اما می‌توانید از بهینه کردن نیروی انسانی استفاده کنید و یا استراتژی کاهش هزینه های غیر مستقیم را در پیش بگیرید. مشاوره بیمه تامین اجتماعی دقیقاً برای همین نکته طلایی است. در یک مشاوره حرفه‌ای قرار نیست تا از زیر بار مسئولیت بیمه کارفرمایان شانه خالی کنید. اما می‌توانید هزینه‌های اضافی را شناسایی کرده و کاهش دهید.

هزینه ‌های اضافی بیمه کارفرمایان چیست؟

هر اندازه یک کسب و کار بزرگتر باشد و فرمت سازمانی پیدا کند، قاعدتاً با چالش‌های بزرگ‌تری برای پرداخت هزینه‌های بیمه‌ای مواجه است. با مشاوره بیمه تامین اجتماعی این فرصت را دارید که تمام زوایای پنهان جریان مالی در پرداخت بیمه را بررسی کنید. اما قبل از هر چیز بهتر است اندکی بیشتر با هزینه‌ های اضافی بیمه کارفرمایان در کسب و کارتان آشنا شوید. هزینه‌هایی که به راحتی می‌توانید آنها را شناسایی، مدیریت و حتی حذف کنید. مواردی مانند:

پرداخت حق بیمه بر اساس حقوق غیر واقعی

حقوق غیر واقعی رایج‌ترین چالش محاسبه حق بیمه کارفرمایان است. اگر تمام آیتم‌های هر فیش حقوقی به عنوان حقوق مبنا در نظر گرفته شود، یکی از بزرگترین اشتباه‌های حسابداری اتفاق افتاده و هزینه‌ های اضافی بیمه کارفرمایان را افزایش می‌دهد. به عنوان مثال:

• اگر هر ماه برای تمام کارکنان بدون توجه به عملکرد مبلغ ثابتی را به عنوان پاداش پرداخت کنید، سازمان تامین اجتماعی این مبلغ را جز حقوق مستمر و مشمول بیمه محاسبه می‌کند.
• پرداخت بن کالا و یا سبد کالا به کارمندان مشمول بیمه نیست. اما اگر معادل نقدی آن را به فیش حقوقی اضافه کنید، قاعدتاً باید حق بیمه این دستمزد غیر واقعی را پرداخت کنید.
• عیدی و پاداش پایان سال مشمول هزینه بیمه نیست. اما اگر آن را در طول ۱۲ ماه سال تقسیم کرده و به عنوان جزئیات حقوق پرداخت کنید، عملاً مشمول پرداخت بیمه است.

هزینه‌های ناشی از حوادث کاری

وقوع حادثه در محیط کار مستقیماً منجر به هزینه‌های قابل توجه بیمه‌ای برای کارفرما می‌شود. حالا اگر محیط کار کاملاً ناایمن را مدیریت می‌کنید و حوادث یکی پس از دیگری برای کارکنان اتفاق می‌افتد، باید منتظر افزایش حق بیمه باشید. سازمان تامین اجتماعی حق بیمه مسئولیت کارفرما را بر اساس سابقه حوادث محاسبه می‌کند و اگر وقوع حوادث متعدد گزارش شود، حق بیمه کارفرمایان سال‌های بعد به شدت افزایش پیدا می‌کند. از طرفی عدم رعایت مقررات ایمنی توسط کارفرما کافی است تا با جریمه‌های سازمانی از طرف تامین اجتماعی و وزارت کار روبرو شوید.

هزینه‌های ناشی از خطاهای اداری و محاسباتی

بخش بزرگی از هزینه‌ های اضافی بیمه کارفرمایان ناشی از بی‌دقتی در امور اداری و مالی است. به عنوان مثال دیرکرد پرداخت حق بیمه شامل جریمه است. این جریمه 2 درصد به ازای هر ماه تاخیر محاسبه می‌شود که در سطح کلان یک سازمان رقم قابل توجهی است. حتی اگر لیست حقوق و دستمزد پرسنل را به سازمان تامین اجتماعی ارسال نکنید و یا با تاخیر ارسال کنید، باز هم مشمول جریمه هستید.

راهکارهای موثر برای کاهش هزینه‌ های اضافی بیمه

هزینه‌های بیمه‌ای از جمله بیمه تامین اجتماعی و بیمه مسئولیت چالش بزرگی برای کارفرمایان نیست. در واقع هر کارفرما تا قبل از راه‌اندازی و مدیریت کسب و کار از تمام این هزینه‌های بیمه‌ای مطلع است. اما چالش زمانی است که هزینه‌های اضافی و سربار در بیمه کارفرمایان وجود دارد. درخواست مشاوره کارفرمایان برای کاهش هزینه ‌های اضافی بیمه برای همین موضوع است. تمام صاحبان کسب و کار می‌خواهند تا از هر نوع هزینه‌ های اضافی بیمه کارفرمایان جلوگیری کنند. با درخواست مشاوره سازمانی آرکا تکس می‌توانید هر گره ناپیدای هزینه‌های اضافی بیمه را شناسایی کرده و راهکار داشته باشید. راهکارهایی مانند:

استراتژی کاهش هزینه‌های مستقیم

این استراتژی برای پرداخت حق بیمه براساس حقوق واقعی و جلوگیری از هرگونه پرداخت اضافی است. البته منظور ما این نیست که پاداش، عیدی و یا بن کارگری پرداخت نکنید. بلکه هدف این است که چنین پرداخت‌هایی را خارج از چهارچوب فیش حقوقی واریز کنید تا به عنوان بخشی از حقوق ثابت کارکنان سازمان تلقی نشود. با چند راهکار ساده می‌توان از چنین هزینه ‌های اضافی بیمه کارفرمایان عبور کرد. مانند:

راهکار اول: شفافیت و دقت در محاسبات حقوق و دستمزد

اولین راهکار در واقع همان انجام وظایف شما در قبال سازمان تامین اجتماعی است. باید کاملاً شفاف و دقیق حقوق مبنا و دستمزد کارکنان سازمان را محاسبه کنید. نکته کلیدی پرداخت بر اساس حقوق مبنا است. بهترین راهکار عدم در نظر گرفتن اضافه کاری، پاداش، عیدی و سایر مزایا به عنوان حقوق مبنا است. در نظر داشته باشید که اگر هر کدام از این موارد مستمر و دائمی در فیش حقوقی کارکنان ثبت شود، بخشی از حقوق محسوب شده و شامل بیمه است.

نکته بعدی تفکیک درست اجزای حقوق کارکنان است. در هر سازمانی برای کارکنان علاوه بر حقوق چندین نوع مزایا، بن و یا پاداش و فوق العاده وجود دارد که باید همگی آنها را به درستی تفکیک کنید. کافی است برای درخواست مشاوره سازمانی اقدام کنید تا با یک حسابدار مسلط به تفکیک درست اجزای فیش حقوقی مشاوره شوید.

راهکار دوم: مدیریت پاداش و مزایا

هرگز نمی‌گوییم که برای کاهش هزینه‌ های اضافی بیمه کارفرمایان از پاداش پرسنل صرف نظر کنید! اما قطعاً این را می‌دانید که پاداش را در قبال انجام کاری فوق العاده و یا مسئولیتی فراتر از وظایف سازمان پرداخت می‌کنند. واقعا چه نیازی است که پاداش مستمر هر ماه برای تمام کارکنان بدون در نظر گرفتن عملکردی خاص تعلق بگیرد! نکته کلیدی پرداخت پاداش غیر مستمر است. یعنی به کارکنان پاداشی مبتنی بر عملکرد بدهید. از طرفی می‌توانید همین پاداش را به شکل مزایای غیر نقدی مانند بن کالا، بسته‌های فرهنگی، دوره‌های آموزشی و... پرداخت کنید. هر اندازه پاداش‌ها غیرمستمر و غیرنقدی باشند، از هزینه‌ های اضافی بیمه کارفرمایان کم کرده‌اید.

راهکار سوم: بهینه‌سازی ساختار نیروی انسانی

واقعا نیازی نیستا برای هر کاری در سازمان نیرویی را تحت استخدام داشته باشید. بسیاری از کارها پروژه‌ای، کوتاه مدت و حتی فصلی هستند. مانند نظافت و یا خدمات که می‌توانید از شرکت‌های پیمانکاری معتبر برای انجام این کارها استفاده کنید. در این صورت پرداخت حق بیمه بر عهده پیمانکار است.

نکته بعدی بررسی پتانسیل برون سپاری وظایف و یا انجام کار پاره وقت و دورکاری است. اگر بتوانید برای بخشی از وظایف شرکت نیروی پاره وقت جذب کنید که شرایط کار دورکار داشته باشد، قاعدتاً در هزینه‌ های اضافی بیمه کارفرمایان صرفه‌جویی کرده‌اید. برون سپاری وظایف نیز یک راهکار کاملاً هوشمندانه برای استفاده بهینه از خدمات فرایلنسری و کاهش هزینه‌های بیمه‌ای است.

جدول خدمات مشاوره بیمه تامین اجتماعی

استراتژی کاهش هزینه‌های غیر مستقیم

بخش بزرگی از هزینه‌ های اضافی بیمه کارفرمایان به شکل غیر مستقیم هستند. مثلاً زمانیکه حادثه‌ای در محل کار برای یکی از کارگران اتفاق می‌افتد و تبعات هزینه بیمه‌ای آن قابل توجه است. البته می‌توانید با درخواست مشاوره سازمانی تا حدود قابل توجه این نوع هزینه‌های غیرمستقیم را مدیریت کنید. به عنوان مثال:

راهکار اول: ایجاد فرهنگ ایمنی در محیط کار

آموزش مستمر و بازرسی و نگهداری پیشگیرانه و حتی تشویق پرسنل به گزارش دهی از زمینه‌های ایجاد حادثه در محیط کار جلوگیری میکند. کافی است یک ساز و کار درون سازمانی و یا بیرون سپاری شده برای بازرسی و نگهداری پیشگیرانه از تجهیزات و ماشین آلات داشته باشید تا از بروز بسیاری از حوادث جلوگیری کنید.

راهکار دوم: مدیریت اثربخش خسارات بیمه‌ای

اگر در محل کار شما حادثه‌ای رخ داده، لازم است تا در اولین فرصت علت ریشه‌ای آن را بررسی کنید و برای رفع اصولی آن چاره‌اندیشی کرده باشید. از طرفی بهتر است مدیریتی برای بازگشت به کار داشته باشید. هزینه‌های غرامت در دوره درمان کارگران مصدوم شده قابل توجه است. اما با بازگشت به کار و سپردن وظایف سبک‌تر در واقع قرار است تا از هزینه ‌های اضافی بیمه کارفرمایان جلوگیری کنید.

راهکار سوم: بازنگری و مذاکره در قراردادهای بیمه‌ای

قرار نیست تا یک عمر همیشه با یک شرکت بیمه‌ای طرف باشید. بهتر است از طریق مشاوره بیمه کارفرمایان برای بررسی پیشنهادات شرکت‌های مختلف اقدام کنید. گاهی پوشش‌های بیمه‌ای شرکت‌های متنوع آنقدر جذاب است که از مقدار قابل توجه هزینه ‌های اضافی بیمه کارفرمایان جلوگیری می‌کند. البته بهتر است با درخواست مشاوره سازمانی کاملا هدفمند و آگاهانه شرایط و پیشنهاد شرکت‌های مختلف بیمه گذار را بررسی کنید.

جمع بندی: آیا مشاوره تخصصی برای مدیریت هزینه‌های اضافی نیاز دارید؟

قطعاً همه می‌دانیم که حذف هزینه‌ های اضافی بیمه کارفرمایان ضروری است، اما به سادگی انجام نمی‌شود. بلکه باید آگاهانه تمامی این هزینه‌های اضافی را شناسایی کرده و دنبال راهکار باشید. در بهترین حالت قطعاً مشاور تخصصی با یک کارشناس خبره بیمه و یا یک حسابدار مسلط به امور بیمه‌ای مفید است. با درخواست مشاوره سازمانی آرکاتکس می‌توانید از همفکری افراد آگاه در شناسایی گره‌های کسب و کار استفاده کنید. اما مهم‌ترین مرحله عبور از تمام این هزینه‌ها و یا گره‌های بیمه‌ای است. می‌توانید با استراتژی درست از چنین چالش‌هایی نیز عبور کنید.