به گزارش «خبرنامه دانشجویان ایران» به نقل از روابط عمومی دانشگاه آزاد اسلامی، محمدمهدی طهرانچی، رئیس دانشگاه آزاد اسلامی، بخشنامه الکترونیکی شدن فرایند تسویه حساب و انجام امور فارغ التحصیلی و صدور دانشنامه ها و گواهی های مرتبط با امور فارغ التحصیلی دانشجویان دانشگاه آزاد اسلامی را به رؤسای استان ها، واحدها، مراکز آموزشی و معاونت آموزش های عمومی و مهارتی دانشگاه آزاد اسلامی ابلاغ کرد.
در این بخشنامه آمده است: به منظور تسهیل فرایند فارغ التحصیلی دانشجویان دانشگاه آزاد اسلامی واحدهای دانشگاهی موظفند فرایندهای اجرایی لازم را مطابق قوانین و مقررات دانشگاه به گونه ای طراحی کنند که بدون حضور دانشجو، فرایند تسویه حساب در اسرع وقت صورت گرفته و پس از بسته شدن پرونده آموزشی، پژوهشی و دانشجویی، برای لغو معافیت تحصیلی مشمولین خدمت وظیفه عمومی و بررسی نهایی به امور فارغ التحصیلان تحویل شود.
براساس بندهایی از این بخشنامه هر واحد موظف است با توجه به سیاست ها و ابلاغیه های مرکز فناوری اطلاعات و شبکه علمی دانشگاه و سامانه های موجود در واحد، اقدام به ایجاد زیرساخت الکترونیکی تسویه حساب کرده و در یک فرایند تعاملی، شرایطی را فراهم کند که بدون حضور دانشجو و گردش هرگونه اطلاعات به صورت فیزیکی، تسویه حساب به دانشجو با بخشهای مختلف واحد اعم از مالی، خوابگاه ها، کمیته انضباطی، آزمایشگاه ها، کتابخانه ها، گروه آموزشی، دانشکده، امور مشمولین و ... حداکثر در یک هفته کاری صورت گیرد. کلیه فرایندهای مالی مربوط به این برنامه باید از طریق سامانه های پرداخت الکترونیکی تحت شبکه انجام شود.
دراین بخشنامه آمده است: سامانه تسویه الکترونیکی به کار گرفته شده، باید با مجوز و نظارت مرکز فناوری اطلاعات و شبکه علمی دانشگاه طراحی شود. همچنین واحدهای دانشگاهی موظفند، پیش از اتمام تحصیل دانشجویان، کلیه امکاناتی را که در اختیار دانشجو بوده (مانند تجهیزات آزمایشگاهی، اقلام کارگاهی، کتاب و ... که باید به دانشگاه عودت داده شود، از آنان مطالبه کند.
ویژگی های سامانه های آموزشی باید به نحوی اصلاح شود که به صورت خودکار و بلافاصله پس از درج آخرین نمره دانشجو، فرایند تسویه حساب و دانش آموختگی آغاز شود.
سامانه تسویه حساب فارغ التحصیلی دانشگاه باید امکان انجام هرگونه اقدام اعم از صدور مدرک و اخذ اسناد مورد نیاز و پرداخت های مالی مربوط را به صورت الکترونیکی فراهم کند.
فرایند تحویل دانشنامه و سایر مدارک مربوط به فارغ التحصیلی باید طوری طراحی شود که مدارک فارغ التحصیلی توسط واحد در هر مقصد مورد تقاضای دانش آموخته، به آنان تحویل شود. با توجه به اینکه ارائه سرویس های خاص در این زمینه بنا به شرایط مشخص می شود پس از تعیین هزینه های مربوطه، به صورت سالانه به همراه تعرفه صدور مدارک، ابلاغ خواهد شد.
